Лекция 11 КОЛЛЕКТИВНОЕ
ОБСУЖДЕНИЕ ДЕЛОВЫХ ПРОБЛЕМ
Собрание как форма принятия
коллективного решения
Достаточно распространенной формой коллективного
обсуждение деловых проблем являются собрания, проводимые с целью совместного
осмысление определенного вопроса, который волнует общественность. На обсуждение собираются
люди, которых объединяет какой-то интерес (собрание акционеров, партийные сборы, сборы
граждан для выдвижения кандидата в депутаты и др.).
Сборы готовятся заранее, и чем
тщательнее, тем большим будет эффект от их проведения. Как и другие формы
общения, сборы состоят из нескольких этапов, из которых ни один нельзя
игнорировать: подготовка собрания; освещение проблемы и ее обоснование;
обсуждение проблемы; принятие решения. Конечно подготовкой к сборам
занимается рабочая группа, члены которой больше всего заинтересованы в результате.
На первом этапе нужно четко
определить проблему для рассмотрения и круг участников обсуждения. Проблему необходимо
глубоко проанализировать и на этой основе подготовить соответствующий материал для
изложение на собрании. Как правило, в подготовке собрания участвуют
специалисты, а докладчиком назначается самая квалифицированная и самая авторитетная
человек.
Чтобы найти соответствующий подход к
слушателей, оратор, то есть лицо, которое выступает на собрании с какой-то информацией
или основным докладом, должно учитывать обстоятельства и среда, в которой
будет выступать. Прежде всего надо четко определить для себя основную идею выступления,
подкрепить ее четкими и проверенными аргументами. Никогда не будет хорошим
оратором тот, кто выходит на трибуну, не подготовив основы своего выступления.
Конечно, в мелочах можно положиться на опыт, ситуационные влияния и стимулы
стороны слушателей, но основная часть выступления должна быть заранее продуманной.
Нужно определить, что следует сказать во вступлении, в основной части, а что -
в конце выступления.
Помня о регламенте, целесообразно распределить время для выступления с докладом. Ученые
рекомендуют примерно 10-12% общего времени посвящать вступления, 4-5% -
выводам, а остальное - основной части [10].
Собранием, как правило,
руководит президиум, который избирают их участники.
После основного выступления с докладом
с темы, вынесенной на рассмотрение, начинается ее
обсуждение. Эффективнее будут подготовлены выступления. При этом может
выступить и кто-то из участников собрания, кого-то взволновало в докладе.
Вопрос о количестве лиц, которые принимают участие в обсуждении, и регламент
решают участники собрания.
В выступлении лучше освещать одну
тему. Можно разделить выступление на несколько подпунктов. Каждую мысль, информацию, которую
взято для выступления, надо оценивать в нескольких направлениях: соответствует ли она
поставленной цели? логичная и убедительная? или интересная? соответствует ли материал
форме речи и обстоятельствам, в которых она должна провозглашаться? будет понятной
присутствующим? будет ли соответствовать общепринятым этическим нормам? Именно в таких
выступлениях ярко проявляются этика и культура общения.
Самовлюбленный оратор выступает перед
аудиторией, чтобы похвастаться, послушать себя самого, убедиться в значимости
своей персоне. Его не интересуют интересы слушателей, их желания и проблемы. И,
наоборот, оратор, который старается быть полезным людям, не жалеет времени и сил,
готовясь к выступлению, подбирая материал для убеждения. Его выступление непременно
будет иметь успех.
Способность постоянно заботиться о
слушателей и умение поставить себя на их место - одна из важнейших предпосылок
успеха. С этим тесно связано умение следить за реакцией в зале, всегда
помня об слушателей с низким уровнем знаний. Этому совету стоит
соблюдать осторожно, ибо можно недооценить слушателей, излагая материал
слишком упрощенно, что так же не желательно.
Как подготовить выступление, чтобы его
хорошо восприняли слушатели? Вот некоторые советы:
• не употребляйте слишком
длинные предложения, потому что их трудно понять;
• персонифицируйте
предложения, но не злоупотребляйте третьим лицом единственного и множественного числа. Это нарушение
этикета. Не бойтесь употреблять в случае необходимости форму первого лица;
• не перегружайте свою
язык словами иноязычного происхождения, профессиональными терминами, абстрактными
понятиями, потому что их не все могут понять;
• старайтесь включать
до выступления примеры, сравнения и выводы, а порой и остроумное высказывание, но
относитесь к их подбору серьезно;
• не злоупотребляйте лишними
подробностями, в которых теряется главная мысль;
• чрезмерная лаконичность
также может повредить слушателям понять информацию и основную идею;
• всегда следует помнить
об этике своего выступления. Неуважение к слушателям обернется в конце концов против того,
кто выступает.
Чтобы достичь успеха, выступающему
важно знать, как относятся слушатели к нему лично и к выбранной им темы.
Отношение может быть дружелюбным, нейтральным, недоброжелательным и очень недоброжелательным.
Если оратор знает, что большинство слушателей относятся к нему неприязненно, он
должен прежде всего позаботиться об изменении их установки. Если отношение
нейтральное, то в течение первых минут надо сделать слушателей более
доброжелательными. В литературе описано много подобных советов относительно выступлений
и не стоит ими пренебрегать. Надо использовать чужой опыт и приобретать
собственного. Это поможет достичь успеха в профессиональном деле.
Как правило, обсуждение прекращается
тогда, когда на вопрос “есть Ли еще предложения по обсуждаемой проблеме?”
ответа нет. Тогда внесенные предложения систематизируются. Обычно это делает
президиум или специальная группа. Важно, как и на совещании, подобрать рациональные
идеи, не обсуждая неудачные идеи и не проявляя неуважения к их авторов.
Если не придерживаться этого правила этического, сборы перерастут в ссору.
Президиум или рабочая группа выносит
на обсуждение проект решения, который принимается участниками собрания, а затем
дополняется другими предложениями. Если к предложенному и вынесенного на
рассмотрение документа участники собрания относятся положительно, он выносится на
голосование и принимается, если за него голосует большинство присутствующих на собрании
участников. Этот этап сборов очень важен, потому что от качества принятого решения
зависит не только результативность этой акции, но и изменения в ситуации, которая
обсуждалась. Решение должно быть конкретным, с указанием исполнителей и
сроков выполнения. Чрезвычайно важной является стадия контроля за исполнением
принятого решения. Целесообразно через некоторое время сообщить участникам собрания о
результаты выполнения принятого решения и внесенных критических замечаний и предложений.
Это сейчас делается в обязательном порядке на собрании акционеров, где
рассматривается информация ответственных лиц об исполнении решения, принятого
прошлыми сборами, и внесенных в них предложений.