Лекция 11 КОЛЛЕКТИВНОЕ
ОБСУЖДЕНИЕ ДЕЛОВЫХ ПРОБЛЕМ
Совещание
Проведенные опросы свидетельствуют, что
менеджеры в зависимости от уровня управления 50-70% своего рабочего времени проводят на
совещаниях [4].
Совещания - один из эффективных
способов обсуждения важных вопросов и принятия решений во всех сферах
производственного, общественного и политического жизни. Они дают возможность совместно анализировать
важные вопросы и высказывать свои мнения и предложения, принимать
самые оптимальные решения. Кроме того,
на совещании руководство
может проинформировать работников о своих планах. Проблема, которая выносится для
обсуждение на совещание, может иметь любой характер: производственный,
дисциплинарный, организационный и т.д. На совещании оказываются взгляды заинтересованных
сторон на проблему.
Если участники обмениваются мнениями,
обсуждают проблемы и совместными усилиями приходят к определенным выводам, эффект от
такого совещания будет большим. Зато если совещание не дает ожидаемых последствий,
она превращается в коллективное убивание времени, что нередко и случается.
Оптимальное количество участников
совещания как одной из коллективных форм обсуждения - 10-12 человек. Если людей меньше,
а следовательно, меньше разных взглядов на проблему, то и пользы от такого совещания будет
мало. Если количество участников превышает 16-18, то, как правило, не все смогут
принять участие в обсуждении. Если участников более 20, то целесообразнее разделить их
на две группы, выслушать мнения всех, а потом сравнить выводы обеих групп [10].
Совещание вряд ли пройдет успешно, если ее не будет
заранее подготовлено. Причем, чем лучше это будет сделано, тем меньше
заметной для участников совещания будет предварительная работа.
Совещание в любой организации, как
правило, проводит ее руководитель. Поэтому ее результаты зависят прежде всего от
него, от того, как он умеет работать с людьми. Большое значение для
присутствующих на совещании людей и их участия в обсуждении имеют психологические
качества руководителя, соблюдение им этических норм. За неумелого их использования
совещание, даже если в ней принимают участие опытные специалисты, может зайти в
тупик. И, наоборот, если руководитель придерживается этических норм, на совещании можно
достичь весомых результатов даже тогда, когда уровень знаний ее участников
посредственный.
Положительный эффект от совещания будет
достигнут лишь тогда, когда ее участники по уровню профессиональных знаний и
практического опыта будут соответствовать уровню вынесенной на обсуждение проблемы.
Кроме того, сама проблема должна быть важной для всех присутствующих.
Чтобы быть умелым председательствующим на
совещании, руководителю нужно иметь не только организаторский талант, но и уметь
концентрировать внимание и усилия на том, чтобы постоянно следить за ходом дискуссии,
обдумывать и подбирать дельные вопросы, систематизировать различные взгляды, вовремя делать выводы, внимательно
прислушиваться к высказываниям каждого. Эффективность совещаний заключается именно в том,
чтобы выработать общее мнение, которое нередко весит намного больше, чем сумма отдельных
мнений членов данной группы.
Вряд ли сможет успешно провести
совещание человек, который нарушает этические нормы, пренебрежительно относится к ее участникам,
недооценивает их. Важным также является одинаковое отношение ко всем участникам совещания. Только
присутствуют по едва уловимым признакам почувствуют, что председательствующий кому отдает
преимущество, вряд ли им захочется рассказывать о том, что они думают.
Задача председательствующего заключается не в
вынесении на совещании речи или доклада. Он должен открыть собрание и в
коротком вступительном слове охарактеризовать проблему, которую надо обсудить. Под
время совещания руководитель с помощью определенных вопросов должно поощрять людей к
высказывания мыслей, постоянно систематизировать их и периодически суммировать
высказанные мнения, ставить на обсуждение новые вопросы. В конце совещания
председательствующий должен подвести итоги, акцентировав внимание на рациональных
предложениях, прозвучавших во время обсуждения проблемы. Однако с уважением надо
отнестись и к иным взглядам, которые были высказаны. Если их просто раскритиковать,
то в следующий раз подчиненные будут скрывать свои настоящие мысли.
Стоит отметить, что совещания, на которых
не подводятся итоги, - это бесполезно потраченное время. Ничего не дают также
совещания, на которых задача хоть и ставятся, но не определяются условия их
выполнение (кто, что, когда), а последствия не проверяются.
На практике сложились определенные этические
подходы к обеспечению эффективности совещания как формы коллективного обсуждения
проблем:
• результат обсуждения на совещании
зависит от моральной и психологической атмосферы, которую на ней создано;
• моральные и психологические качества
руководителя как председательствующего на совещании непосредственно влияют на поведение
присутствующих и их участие в обсуждении;
• участники совещания по профессиональным
качествами и опытом работы должны быть способны решить проблему, а поставленная проблема должна соответствовать
интеллектуальному и профессиональному уровню ее участников;
• все высказанные на совещании мнения
должны быть учтены и тщательно проанализированы;
• задания для коллективного
решения надо формулировать так, чтобы его выполнение могло изменить ситуацию.
Унижение достоинства людей вызывает негативную реакцию, а это не принесет пользы
для положительного изменения ситуации;
• обсуждение должно быть свободным, чтобы
мысли произносились непринужденно, без давления со стороны руководителя;
• решение, принятое коллегиально, но, как выяснилось
затем, является ошибочным, корректируется путем нового коллективного рассмотрения без поиска
виновного за неудачно внесенное предложение.
Итак, совещание является важной формой
делового общения. Она будет эффективной, если ее участники будут придерживаться
определенных этических норм,
принципов и правил
общение.