Сэм Блэк

Пресс-конференции и приемы

(с книги: Black S. Introduction to Public Relations. - London, 1989)

Проведение пресс-конференций является общепринятым и эффективным средством предоставления информации прессе, когда оно используется разумно. Некоторые организации, однако, никогда не упускают случая для созыва пресс-конференции или проведения приема для прессы. Это может быть связано с исполнительным директором, которому нравится выступать, или с рекомендациями консультантов с ПP, которые хотят продемонстрировать активность от имени своих клиентов.

Пресс-конференцию никогда не следует собирать только для того, чтобы обнародовать документ или информацию, которую с таким же успехом можно передать с помощью пресс-релиза. Основным оправданием пресс-конференции может быть показ моделей или иных реальных объектов или ситуация, когда проблема настолько серьезная, что ожидаются вопрос от журналистов. Пресс-конференции также является прекрасным средством предоставления информации "не для протокола", когда ее не стоит распространять в прессе. Не забывайте, что иногда бывает ситуация, когда информация дается "вне протокола".

Пресса приветствует приглашение на приемы с коктейлями, если там можно будет получить новости или выпадет возможность неформально поговорить с высшими управленцами организации. Сегодня уже не является правдой то, что пресса пойдет куда угодно ради выпивки (если вообще такое было когда-нибудь возможно). Щедрое гостеприимство никогда не заменит новостей.

Если необходимо собрать пресс-конференцию в очень сжатые сроки, следует позвонить индивидуально каждому редактору, а агентства новостей можно попросить отметить время и место в документах, пересланных по факсу в газеты.

Приглашение на пресс-конференцию должна быть, как правило, направлено за неделю. В нем должно быть четко указана причина ее проведения и, по возможности, имена основных выступающих. Желательно предоставить достаточно деталей, чтобы редактор понял, что это событие заслуживает освещения, однако и не выдать так много, чтобы не возникло желание не посещать конференцию вообще. Конечно, должно быть предоставлено четкую информацию о место, дату и время. Странно, однако довольно часто тот или другой из этих аспектов выпускается. Месту пресс-конференции конечно должен быть Лондон, даже если руководство организации находится где-нибудь в другом месте. Если она будет проводиться за пределами Лондона - например, на новой фабрике - ситуация несколько меняется, и провинциальная пресса становится более значимой. Однако следует помнить, что большинство из этих газет напрямую связаны с национальными.

Если конференция представляет общий интерес, очень сложно найти время, которое подойдет сразу для всех. Утренние газеты не интересуются событиями, которые успели появиться в предыдущих вечерних газетах или в сообщениях по радио и телевидению. Обычным временем для конференции является время с 11.00 до 11.30 или с 14.30 до 15.00. Если перед нами техническая проблема, то лучше провести пресс-конференцию в утренние часа, это даст возможность ежедневным газетам подготовить полное сообщение краткое упоминание в вечерних газетах им не помешает. Утренние газеты отправляются к печати так рано, что нет смысла созывать пресс-конференцию позже 15.00, если она не направлена преимущественно на еженедельники и специальную прессу.

Важным также является правильный выбор дня. В некоторых случаях такой возможности нет, поскольку сообщение должно прозвучать в определенный день. Следует учесть, что конференция может совпасть с другими событиями, которые привлекут прессу. Это создаст невыгодное освещение вашего мероприятия на ее страницах. Например, не следует ли фирме, что торгует запчастями, проводить пресс-конференцию в день, выделенный для прессы на автомобильной выставке. Это вымышленный пример, однако подобные случаи показывают, что полностью нет предусмотрительности. Пятницы есть также неудачными днями для национальных газет.

Особые договоренности должно быть сделано с ежемесячными журналами, которые часто отправляются к печати за несколько месяцев до выхода в свет. Это особенно касается популярных ежемесячников и женских журналов.

Некоторые редакторы дают ответ на приглашение на конференцию, некоторые - нет, поэтому практически невозможно знать заранее, сколько людей придет к вам. Следовательно, лучше иметь больше кресел, а не меньше. Если конференция назначена на 11.00, то необходимо учесть, что кто-то может прийти на двенадцать минут раньше, потому сложится плохое впечатление, если в помещении будут наводить порядок. Обычно принято иметь несколько столов на входе, где пресса расписывается и получает тексты и фотографии. Если ожидается прибытие большого количества людей, следует подключить несколько работников, чтобы избежать очередей. Личные поздравления от пресс-секретаря или его заместителя создадут журналистам хорошее настроение с самого начала.

Нет необходимости в особых ухищрениях, однако неплохо иметь небольшое повышение для выступлений. В выступающих должны быть имена на карточках перед ними, шрифт на которых должен быть достаточно большим, чтобы его можно было прочитать с конца зала. Всем членам ПР-команды должны иметь значки со своими именами, этот важный пункт часто игнорируется.

Если конференция назначена на 11.00, ее следует начать в течение пяти или десяти минут в рамках этого времени. Выступления должны быть сравнительно короткими, чтобы дать возможность обратиться с вопросами. Иногда в конце конференции предлагаются напитки, в некоторых случаях - еда. Приглашение должно четко указывать, что именно будет предложено, если подобное предвидится.

Если предоставляются фотографии, их следует давать в закрытых конвертах или специальных папках. Часто для этого используется пластиковая папка, и хорошо, если название фирмы-спонсора не там выведено большими буквами.

Копии всех выступлений на конференции должны быть доступны любому. А затем следует разослать их в газеты и журналы, которые не были представлены.

Большая часть приведенных замечаний касается также приемов прессы, за исключением того, что правила здесь более неформальные и прием проводится в вечернее время.

Распространяется тенденция приглашения на пресс-конференции и приемы чужих, в том смысле, что они не являются прессой. Не следует это приветствовать, поскольку происходит вмешательство в основную цель конференции и это часто возмущает прессу.