Раздел 7. Письменная деловая речь
Текст как основа служебного документа
Основной элемент документа - это
текст, который имеет следующие признаки:
|
объективность и достоверность
содержания
|
изложенные
факты должны отражать истинное положение вещей
|
|
точность
|
в
документе не допускается двойное толкование слов и выражений
|
|
убедительность
|
текст
документа должно способствовать принятию адресатом предложения или выполнению просьб,
изложенных в документе
|
|
нейтральность тона
|
стилистически
нейтральная расцветка фразы (в устной речи) - предложения (в писемному
речи)
|
|
полнота информации
|
содержание
документа должно отражать все обстоятельства дела
|
|
максимальная краткость
|
в
документе не допускаются лишние слова и смысловые повторы, чрезмерно длинные
рассуждения не по существу дела
|
Текст документа состоит из логических элементов:
вступления, доказательства, заключение.
|
Вступление
|
подготовка
к восприятию документа (указывается, по какому поводу укладывается документ)
|
|
Доказательство
|
суть
вопрос: доказательства, объяснения, рассуждения и т.п.
|
|
Окончания
|
формулировка
цели, ради которой готовится документ
|
Составной частью управления является
делопроизводство (справочинство).
Делопроизводство
- система документации, документирование и организация работы с документами.
Делопроизводство охватывает совокупность
документов, приемов, способов и форм работы с ними. Работники сферы
управление почти 75 % своего рабочего времени тратят на работу с документами.
Чтобы избегать проблем, связанных с оформлением документов в управленческой сфере,
необходим единый порядок подготовки документов и работы с ними. Целесообразно
проводить специальные инструктажи, лекционные, практические или семинарские занятия.
Не помешало бы иметь инструкции по делопроизводству, образцы документов, которые чаще всего
используются в практической деятельности.