ЧАСТЬ 2. БУХГАЛТЕРСКИЙ ФИНАНСОВЫЙ
УЧЕТ
Раздел 5.
Учет труда и его оплаты
5.2. Учет личного состава
работников
Приказом Министерства статистики
Украины № 253 от
09.10.1995 г.
утверждены следующие типовые формы по учету личного состава работников
предприятия:
П-1 “Приказ (распоряжение) о
прием на работу”;
П-2 “Личная карточка”;
П-3 “Алфавитная карточка”;
П-4 “Личная карточка
специалиста с высшим образованием, который выполняет научно-исследовательские,
проектно-конструкторские и технологические работы”;
П-5 “Приказ (распоряжение) о
перевод на другую работу”;
П-6 “Приказ (распоряжение) о
предоставление отпуска”;
П-7 “Список № ________ о предоставлении
отпуска”;
П-8 “Приказ
(распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта)”.
Для учета принятых на работу
работников применяется “Приказ (распоряжение) о приеме на работу” (форма
№ П-1), который заполняется в отделе кадров.
Завизированный начальником отдела
кадров или лицом, ответственным за принятие на работу, проект приказа
(распоряжение) в необходимых случаях направлением на переговоры и пропуском
в цех (отдел) для ознакомления с условиями работы.
Руководитель структурного подразделения -
начальник (мастер) цеха (отдела) делает вывод о возможности зачисления:
на оборотной стороне проекта приказа (распоряжения) указывается, кем может быть
принят на работу тот, кто нанимается, по какому разряду или с каким окладом и
продолжительность срока испытания.
Согласие работника с условиями труда,
результаты переговоров, в случае необходимости медицинского осмотра, отметки о
прохождение инструктажа по технике безопасности, противопожарной минимума и другие
отметки проставляются на оборотной стороне формы.
Проект приказа (распоряжения) о
прием на работу работника, которому устанавливают оклад, визируется в соответствующей
службе предприятия (организации) для подтверждения вакантной должности и оклада,
устанавливаемые по штатному расписанию.
Подписанный руководителем предприятия
(организации) приказ (распоряжение) объявляется работнику под расписку.
На основании подписанного приказа
(распоряжение) о приеме на работу отдел кадров заполняет документ первичного
учета форма № П-2 “Личная карточка”, делает соответствующие записи в трудовой
книжке; бухгалтерия открывает лицевой счет или аналогичный ему документ.
Трудовая книжка является основным документом
о трудовой деятельности работника.
Трудовые книжки ведутся на всех
работников, работающих на предприятии, в учреждении, организации или у
физического лица свыше пяти дней.
Работникам, поступающим на работу
впервые, трудовая книжка оформляется не позже пяти дней после принятия на
работу.
На крупных предприятиях с целью
облегчения работы с картотекой, где это целесообразно, на каждого работника
открывается дополнительно “Алфавитная карточка” (форма № П-3). Картотека алфавитных
карточек ведется по предприятию в целом и карточки в ней раскладываются в
алфавитном порядке.
При оформлении перевода
работника из одного цеха (отдела, участка) в другой применяется “Приказ
(распоряжение) о переводе на другую работу” (форма № П-5), который
заполняется работником отдела кадров в двух экземплярах. Один экземпляр
хранится в отделе кадров, второй передается в бухгалтерию.
Приказ (распоряжение) визирует
начальник цеха (отдела, участка) предыдущего и нового места работы и
подписывает руководитель предприятия (организации).
На основании приказа (распоряжения)
о переводе на другую работу отдел кадров делает отметки в личной карточке
ф. № П-2, трудовой книжке и других документах.
На оборотной стороне формы делаются
отметки о несданные имущественно-материальные и другие ценности, числящиеся за
работником на предыдущем месте работы.
Для оформления ежегодного и других
видов отпуска, предоставляемого работникам в соответствии с действующими
законодательными актами и положениями, коллективными договорами, контрактами и
графиками отпусков применяется “Приказ (распоряжение) о предоставлении
отпуска” (форма № П-6), который заполняется в двух экземплярах. Один
остается в отделе кадров, второй передается в бухгалтерию. Приказ
подписывается начальником (мастером) цеха (отдела, участка) и руководителем предприятия
(организации).
На основании приказа (распоряжения)
о предоставлении отпуска отдел кадров делает отметки в личной карточке ф. № П-2
работника, а бухгалтерия производит расчет заработной платы, причитающейся за
отпуск. При предоставлении отпуска без оплаты рядом с указанием количества дней
отпуска указывается “без оплаты”.
Отпуска для группы работников
целесообразно оформлять с помощью формы “Список № о предоставлении отпуска” (форма
№ П-7).
Отметки о сдаче инструмента,
спецодежды и другого хозяйственного инвентаря на период отпуска работника в
список о предоставлении отпуска не делаются.
Отдел кадров на основе списка о
предоставление отпуска отмечает в личной карточке работника данные о отпуск, а
расчетный отдел бухгалтерии делает расчет заработной платы,
предстоит за отпуск.
При увольнении работников, за
исключением тех, которые освобождаются вышестоящим органом, оформляется работником
отдела кадров в двух экземплярах на всех работников “Приказ (распоряжение)
о прекращении трудового договора (контракта)” (форма № П-8). Один экземпляр
остается в отделе кадров, а второй передается в бухгалтерию. Приказ
подписывается начальником (мастером) цеха (отдела, участка) и руководителем
предприятия (организации).
В разделе “Справка о несданные
имущественно-материальных и других ценностях” делаются отметки о несданные ценности,
числящиеся за работником.
На основании приказа (распоряжения)
о прекращении трудового договора бухгалтерия производит расчет с работником.