ЧАСТЬ 2. БУХГАЛТЕРСКИЙ ФИНАНСОВЫЙ
УЧЕТ
Раздел 3.
Учет денежных средств
3.5.
Оформление расчетных документов и прием их учреждениями банков
Нормативным документом, который
регулирует вопросы оформления расчетных документов и их прием
учреждениями банков является Инструкция “О безналичных расчетах в хозяйственном
обороте Украины”, утвержденная Постановлением Национального банка Украины от
02.08.1996 г. № 204 с последующими изменениями и дополнением.
Указанным нормативным документом
определено, что расчетные документы, которые подаются клиентами в банк в
бумажной форме, должны отвечать требованиям установленных стандартов и содержать
(в зависимости от их формы) следующие реквизиты:
а) название документа;
Образец 3.10
б) номер документа, число, месяц, год его выписки. Число и
год указываются цифрами, месяц - буквами. На расчетных документах,
заполняются при помощи технических средств, допускается указание месяца
цифрами (01-12);
в) названия и коды (номера) налогоплательщика и
получателя средств: полное название или ее официальное сокращение, которые соответствуют
зарегистрированным в учредительных документах, идентификационные коды по Единому
государственным реестром предприятий и организаций Украины (далее - код);
г) названия банков плательщика и
получателя, их местонахождения и условные номера по МФО (код банка).
д) сумму платежа цифрами и буквами.
При указании суммы цифрами разделительным знаком является запятая, а цифрами проставляется
как сумма в целых гривнях, так и сумма копеек. Например: 123,45. При определении
суммы буквами первое слово начинается с большой буквы, название денежной единицы
указывается в сокращенной форме, а сумма копеек - цифрами. Например: Двадцать
одна грн. 78 коп. Если сумма состоит только из копеек, то обязательным является
написание слов “Ноль
грн.”, а в случае
отсутствия в сумме копеек обязательным является написание слов “00 коп.”;
е) назначение платежа: название товара
(выполненных работ, предоставленных услуг), ссылка на документ, на основании которого
осуществляется операция (договор, счет, товарно-транспортный документ и
иное), с указанием его номера и даты, названия и соответствующей статьи закона,
которой предусмотрено бесспорное списание (взыскание) средств, и т.д.
Вместо названия товара может
указываться его кодовое (условное) значение.
Если плательщик или получатель платежа
(или они вместе) являются лицами, которые согласно действующему законодательству Украины
признаются нерезидентами, то реквизит “Назначение платежа” обязательно должно
дополнительно содержать данные о содержании операции, по которой осуществляется движение денежных средств, а
также код страны, в которой получатель платежа зарегистрирован как юридическое лицо
(для физических лиц - страна постоянного проживания). Эти данные должны быть
отражены в виде семизначного
кода, что образуется
таким образом: первые четыре знака - код операции по стандартной классификации
платежного баланса, последние три знака - код страны получателя платежа по
Классификатору стран мира (ДК007-96);
есть) на первом экземпляре (независимо
от способа изготовления расчетного документа) - оттиск
печати и подписи ответственных лиц плательщика
или (и) получателя средств.
ж) коды бюджетной классификации и
срок наступления платежа (в случае перечисления средств в бюджет);
с) сумму налога на добавленную стоимость
(цифрами) или надпись “без налога на добавленную стоимость”.
Если хотя бы один из указанных
реквизитов (если они предусмотрены формой документа) не заполнен или
заполненный с нарушением требований, установленных настоящей Инструкцией, то банк такой
документ к выполнению не принимает.
Использование факсимиле при совершении
подписи, исправления и подчистки в расчетных документах не допускаются.
Банк не имеет права делать исправления
в расчетных документах в бумажном или в электронном виде, полученных
от своих клиентов и клиентов других банков, за исключением случаев, оговоренных
нормативно-правовыми актами Национального банка Украины.
В случае отказа принять от клиента
расчетный документ банк в день получения документа должен сделать на его
обратной стороне надпись о причине возврата документа без исполнения (с
ссылкой на раздел (пункт) нормативно-правового акта Национального банка
Украины, который нарушен), указать дату его возврата (за подписями исполнителя и
главного бухгалтера, заверенными штампом банка) и вернуть документ клиенту.
Ответственность за правильность
внесенных в расчетный документ данных, в том числе номеров счетов (в том
числе регистрационных), кодов банков, суммы налога на добавленную стоимость и кодов
бюджетной классификации несет предприятие или физическое лицо, оформившее
документ.
Клиент, исходя из своих технических
возможностей и технических возможностей банка, в котором он открыл счет, может
подавать в банк расчетные документы как в бумажной форме, так и в виде
электронных расчетных документов (электронных сообщений) каналами
связи. Способ представления им документов до банка предусматривается в договоре на
расчетно-кассовое обслуживание.
Бумажные расчетные документы, как
правило, выписываются с использованием технических средств за один раз под копирку
в двух экземплярах, платежные требования и документы предприятий,
обслуживаются в одном учреждении банка, - в трех экземплярах (если применение
копирки невозможно, то на всех тождественных экземплярах в правом верхнем углу
должны быть помещены последовательные порядковые номера).
Средства списываются со счета плательщика
только на основании первого экземпляра расчетного документа.
Расчетные документы принимаются
банками к исполнению без ограничения их максимального или минимального размера
суммы. Платежи со счетов клиентов выполняются банками в пределах остатков средств
на начало операционного дня.
Банк плательщика принимает документы от
клиентов в течение операционного времени.
Операционное время - регламентированный
внутренним режимом работы банковского учреждения время работы с клиентами (в пределах
операционного дня), особенность которого заключается в том, что все расчетные документы,
принятые банковским учреждением в течение этого времени, должны быть выполнены
(проверены, переданы в банк получателя (плательщика), оформлены необходимыми
бухгалтерскими проводками по соответствующим счетам и т.п.) в тот же день.
Операционный день - часть рабочего
день банковского учреждения, регламентированная внутренним режимом ее работы (все
операции, осуществленные в течение этой части дня, отражаются в балансе за этот
день).
Расчетные документы, поступившие
в банк в течение операционного времени, исполняются в день их поступления.
Расчетные документы, которые поступили
после операционного времени, банк исполняет на следующий день или в тот же день, если это
предусмотрено соглашением о расчетно-кассовое обслуживание.
На всех экземплярах бумажных
расчетных документов банк в обязательном порядке в правом верхнем углу
проставляет дату поступления этих документов. Если документы поступили после
окончания регламентированного банком времени работы с клиентами, на них, кроме того,
проставляется штамп “Вечерняя”. Дата исполнения расчетного документа
проставляется в правом нижнем углу.
В случае, если дата расчетного
документа совпадает с датой проводки его банком, дата получения банком
документа в правом верхнем углу проставляется.
Если расчеты осуществляются без
применение системы электронных межбанковских расчетов, расчетные
документы предприятий между учреждениями банков доставляются курьерской почтой
согласно “Правилам приема, обработки и доставки корреспонденции
банковских учреждений спецсвязи Министерства связи Украины”.
Возврат плательщику его платежных
поручений на уплату налогов, сборов, других обязательных платежей и взносов в
государственные целевые фонды осуществляется на основании его письма об отзыве. При
этом на письме плательщика должна быть отметка органа, которому такое право предоставлено
действующим законодательством, о согласии на отзыв из картотеки платежного
доверенность, которая подписывается уполномоченным лицом этого органа и заверяется
оттиском его печати.
Возвращение взыскателю расчетных
документов осуществляется банком плательщика спецсвязью в день поступления от
взыскателя письма об отзыве или следующего дня, если это письмо пришло
после окончания операционного времени.
В случае поступления от взыскателя к
учреждения банка письма об отзыве из картотеки части суммы от той суммы, что
указанная в расчетном документе, ответственный работник банка имеет
исправить сумму в этом документе, указать дату исправления, заверить
исправление своей подписью и штампом банка, продолжая учитывать этот документ
в картотеке. Если в письме об отзыве указаны конкретные исполнительные
документы, которые отзываются, то банк возвращает их взыскателю без исполнения. Письмо
об отзыве частичной суммы расчетного документа хранится банком
вместе с первым экземпляром расчетного документа.
Предприятия (независимо от формы
собственности) согласно статье 6 Указа Президента Украины от 16.03.95 № 227
“О мерах по нормализации платежной дисциплины в народном хозяйстве
Украины” должны в пятидневный срок возвращать плательщикам ошибочно зачисленные
на их счета средства. Если владелец счета, на который ошибочно зачисленные средства,
не вернул их в указанный срок, то возврат этих денежных средств должен осуществляться в
претензионно-исковом порядке.
Если ошибочное зачисление (списание)
средств произошло по вине банка, то он немедленно после выявления ошибки имеет
сообщить фактического получателя средств (в зависимости от конкретных обстоятельств -
непосредственно или через банк, где он обслуживается) о необходимости
возврат ошибочно зачисленных средств. В уведомлении о необходимости
возврат средств банк указывает счета, на которые должны быть перечислены средства,
возвращаются. Банк, который обслуживает клиента, на счет которого ошибочно
зачислены средства, после получения уведомления передает его под расписку этом
клиенту или направляет заказным письмом не позднее следующего рабочего дня.
Если ошибочное зачисление средств
возникло по вине банка получателя, то этот банк за счет своих средств имеет
перечислить их получателю, указанному в документах.
Если ошибочное списание средств
возникло по вине банка плательщика, то этот банк за счет своих средств имеет
вернуть ошибочно списанные средства на счет плательщика.
Если получатель, на счет которого
ошибочно зачисленные средства, добровольно не вернул их банку, что прислал
уведомление о необходимости возврата, то эти средства должны взиматься банком
в претензионно-исковом порядке.
Расчеты в системе электронных
платежей “клиент-банк”
При осуществлении расчетов клиенты
могут применять систему “клиент-банк”, которая обеспечивает:
- передачу сообщений между клиентом
и банком в зашифрованном виде с помощью сертифицированных средств защиты;
- автоматическое ведение протокола (и
защита этого протокола от модификации) передачи расчетных документов между
банком и клиентом как в банк, так и в автоматизированное рабочее место (далее - АРМ)
клиента;
- автоматическое архивирование протоколов
в конце дня.
Юридическим основанием для вхождения
клиента в систему электронных платежей “клиент-банк” и обработки его электронных
документов банком является отдельный договор между ним и банком.
В договоре обязательно должны быть
оговорены права, обязанности и ответственность сторон в случае возникновения
спорных вопросов и порядок их решения.
Программное обеспечение системы
“клиент-банк” должно соответствовать требованиям, которые предъявляются к технологии
банковских расчетов, и иметь сертификат (разрешение) Национального банка
Украины.
АРМ клиента обеспечивает автоматическое
ведение текущего состояния собственного счета в банке, учитывая проведенные
начальные и обратные платежи. Электронные документы, направляемые клиентом в
банк, должны соответствовать формату платежных документов системы электронных
платежей Национального банка Украины, с указанием электронных цифровых
подписей ответственных лиц плательщика, которым в соответствии с учредительными документами
предоставлено право подписи. Банковская часть системы “клиент-банк” обеспечивает
проверку приведенных электронных подписей на каждом электронном расчетном
документе клиента и за платежным файлом в целом.
При использовании системы
“клиент-банк” осуществляется сверка (квитовка) файлов начальных и обратных
платежей между банком и АРМ
клиента, подготовка
выписки по платежным операциям клиента в банке в течение операционного дня и
сверка этой информации с информацией с АРМ
клиента в конце дня.
После получения от банка выписки с
счета клиент составляет “Реестр расчетных документов, которые отправлены в банк
каналами связи и принятые банком к оплате”.
Такой же реестр за каждым клиентом
состоит в банке после печатания баланса операционного дня. Реестр
электронных платежей с полным перечнем реквизитов расчетных документов
подшивается банком в документы дня как первичные документы, поступившие от
клиента в банк для оплаты. Реестр должен обязательно содержать сведения о дате
и время представления расчетных документов владельцем счета.