Требования к тексту документов

Текст - главный элемент документа. При составлении текста документа должны выполняться требования, главные из которых - достоверность и объективность содержания, нейтральность тона, полнота информации и максимальная краткость.

Достоверным текст документа является тогда, когда изложенные в нем факты отражают истинное состояние вещей.

Точным текст документа является тогда, когда в нем не допускается двойного толкования слов и высказываний.

Полным называется такой текст документа, содержание которого исчерпывает все обстоятельства дела.

Сжатым есть текст, в котором отсутствуют лишние слова и смысловые повторы, чрезмерно длинные рассуждения не по сути дела.

Убедительным является такой текст, который ведет к принятию адресатом предложения или выполнения просьб, изложенных в документе.

Текст состоит из таких логических элементов:

1) поступления (указывается повод, приведший в заключение документа, излагается история вопроса и пр.);

2) доказательства (излагается суть вопроса: доказательства, объяснения, рассуждения, которые сопровождаются цифровыми расчетами, ссылками на законодательные акты и другие материалы);

3) окончание (формулируется цель, ради которой составлен документ).

Текст документа, состоит из самого окончания, называется простым, а тот, что содержит также другие логические элементы, - сложным.

В зависимости от содержания документов применяется прямой (после вступления идет доказательство и окончания) или обратный (сначала излагается окончания, потом доказательство, вступление отсутствует) порядок расположения логических элементов.