Классификация деловых бумаг

Официально-деловая сфера деятельности общества находит наиболее полное отражение в документах. Документ (от лат. documentum - поучительный пример, образец, доказательство) - это деловая бумага, закрепляющая информацию о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности людей.

Документы разделяют на виды по разным признакам.

По стадиям изготовления различают:

- оригиналы;

- копии.

Оригинал официального документа - первый или единственный его экземпляр. Копия точно воспроизводит текст оригинала, а также все реквизиты. Изготавливается она рукописным, машинописным или другим способом. Копия обязательно имеет в верхнем правом углу отметку «Копия», заверяется подписью должностного лица. С юридической точки зрения оригиналы и копии равнозначными.

По степени гласности документы бывают:

- обычные;

- для служебного пользования (ДСП);

- тайные и др.

По месту составления документы разделяют на:

- внутренние, которые фиксируют внутренние вопросы предприятия и не выходят за его пределы;

- внешние, т.е. входное и выходное документация.

По происхождению разделяют такие документы:

- служебные (официальные);

- личные.

Служебные документы создаются в организациях, учреждениях, на предприятиях служебными лицами. Личные документы пишутся гражданами вне сферы их служебной деятельности.

По технике воспроизведения различаются документы:

- рукописные;

- воспроизведены механическим способом.

По содержанию документы делятся на:

- организационные (положения, инструкции, правила, уставы и т.п.);

- распорядительные (постановления, определения, решения, распоряжения, приказы, указания и т.п.);

- справочно-информационные (объяснительные, докладные записки, служебные письма, телеграммы, телефонограммы, объявления, приглашение, справки, акты, планы работы, отчеты, доклады и т.д.);

- документы коллегиальных органов (протоколы);

- документы личного состава (автобиографии, резюме, характеристики, личные листки, трудовые книжки, личные карточки, трудовые соглашения, контракты);

- личные официальные документы (доверенности, расписки, заявления, объяснительные записки, предложения, жалобы, завещания).

По форме документы делятся на:

- трафаретные (стандартные, регламентированные);

- индивидуальные (нестандартные, нерегламентированные).

Трафаретные документы отражают регулярную производственно-управленческую ситуацию и состоят по одинаковым образцам. Как правило, в них используются типовые слова и выражения. При составлении таких документов могут использоваться бланки - печатные стандартные формы, которые заполняются конкретными данными. Трафаретные документы имеют самый высокий уровень стандартизации.

Индивидуальные документы создаются для решения конкретной, часто нестандартной ситуации, они предусматривают более широкий выбор слов и конструкций, способа изложения, то есть характеризуются низким уровнем стандартизации.