Оформление страницы

Организационно-распорядительные документы оформляют на бумаге форматом А4 (297 х 210 мм) и А5 (148 х 210 мм). Для удобства с обеих сторон страницы остаются свободные поля: левое - 35 мм; правое - не менее 8 мм; верхнее - 20 мм; нижнее - 19 мм (для формата А4) и 16 мм (для формата А5).

Только первая страница документа печатается на бланке, вторая и последующие - на чистых листах бумаги.

Если текст документа занимает не одну страницу, то на вторую страницу нельзя переносить только подпись. На второй странице должно быть не менее двух строк текста.

Нумерация страниц. В документах, оформленных на двух и более листах бумаги, нумерация страниц начинается со второй.

Если текст документа печатается с одной стороны листа, то номера проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами на расстоянии не менее 10 мм от края. Слово «страница» не пишется, а также возле цифр не ставятся никакие отметки.

Если текст печатается с обеих сторон листа, то номера страниц обозначаются в правом верхнем углу, а четные - в левом верхнем углу листа.

Рубрикация. Это членение текста на составные части, графическое отделение одной части от другой, а также использование заголовков, нумерации и др. Рубрикация является внешним выражением композиционной строения делового бумаги. Степень сложности рубрикации зависит от объема, тематики, назначения документа. Простейшая рубрикация - деление на абзацы.

Абзац - это отступ в начале первой строки каждой части документа, а также фрагмент текста между двумя такими отступами. Он указывает на переход от одной мысли к другой.

Типичный абзац должен три части:

1) зачин (формулируется тема абзаца, т.е. сообщается, о чем пойдет речь);

2) фраза (содержится основная информация абзаца);

3) комментарии (подводится итог того, о чем говорилось в абзаце).

Считается, что средняя длина абзаца должно быть 4-6 предложений. Однако в текстах документов бывают абзацы, состоящие из одного предложения. Однако какой бы ни была его длина, следует помнить, что это внутренне замкнутый смысловое целое.

Чтобы не затруднился процесс чтения и обработки документа, в деловых бумагах рубрики нумеруются. Существует две системы нумерации - традиционная и новая.

Традиционная - базируется на использовании знаков разных типов - римских и арабских цифр, больших и малых букв. Она дополняет абзацне членения текста (нумерация тезисов, пунктов, правил), которое зависит от содержания, объема, состава документа. Система использования различных обозначений должна иметь логическую строение:

А. Б. В. Г. Д...

И. II. III. IV. V...

1.2.3.4.5...

1)2)3)4)5)...

а)б)в)г)д)...

Рубрики больше абзац, могут называться: параграф (§), глава, раздел, часть. Они тоже нумеруются.

При рубрикации текста следует придерживаться следующих правил:

1) нумеровать рубрики, если есть хотя бы два однородных элементы перечисления;

2) применять однородные средства нумерации в однотипных частей;

3) соблюдать правила пунктуации при комбинированных способах нумерации;

4) использовать лаконичные, однозначные заголовки.

Новая система нумерации базируется на использовании только арабских цифр, расположенных в пе

в ней последовательности. Применяя ее, следует учитывать:

1) после номера части, раздела, пункта, подпункта ставится точка;

2) номер каждой составной части включает номера высших ступеней деления:

- разделы - 1.; 2.; 3.;

- номера подразделений включают в себя также номера разделов - 1.1.; 1.2.; 1.З.;

- номера пунктов содержат номер раздела, подраздела, пункта 1.1.1.; 1.1.2.; 1.1.3.

Использование этой системы нумерации позволяет не употреблять словесных наименований и заголовков частей документа.