ЧАСТЬ 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

Раздел 6.

Документация и инвентаризация

6.5. Организация документооборота и хранения документов

Организация документооборота

Все документы с момента их создания до передачи в архив проходят определенный путь.

Процесс от составления бухгалтерского документа или получения документа от другого предприятия, до его сдачи в архив называется документооборотом или документооборотом.

Документооборот можно разделить на четыре этапа:

1) составление документов в первичных подразделениях;

2) передача оформленных документов для проверки и обработки в бухгалтерию предприятия;

3) движение документов при обработке и осуществлении на их основании учетных записей;

4) движение документов от места обработки до места хранения архива.

Надо заметить, что эффективность принятых управленческих решений на предприятии напрямую зависит от оперативности (скорости) организованного документооборота. Для получения своевременной и качественной информации необходимо организовать такую систему сбора и обработки документов, которая бы обеспечивала ускорение документооборота.

С целью упорядоченности движения и своевременного получения первичных документов для записей в бухгалтерском учете приказом руководителя предприятия, учреждения устанавливается график документооборота, в котором указываются дата создания или получения от других предприятий и учреждений документов, принятия их к учета, передача в обработку и в архив.

График документооборота на предприятии, в учреждении должен обеспечить оптимальное количество подразделений и исполнителей, через которые проходит каждый первичный документ, определять минимальный срок его нахождения в подразделении, а также способствовать улучшению учетной работы, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня его механизации и автоматизации.

График документооборота оформляется в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Работники предприятия, учреждения создают и представляют первичные документы, которые относятся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю выдается выписка из графика. В выписке приводится перечень документов, оформления которых относится к функциональным обязанностям исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которых передаются эти документы.

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота на предприятии, в учреждении осуществляется главным бухгалтером. Требования главного бухгалтера по порядка представления в бухгалтерию или на вычислительную установку необходимых документов и сведений являются обязательными для всех подразделений и служб предприятия.

Исходя из указанного, отметим, что отсутствие надлежащего порядка при составлении и обработке документов является главной причиной несвоевременного представления финансовой отчетности, а как следствие, и в отставании при принятии необходимых управленческих решений, осуществлении полноценного контроля и аудита.

Хранение документов

Требования относительно хранения на предприятиях бухгалтерских документов изложены в Положении о документальном обеспечении записей бухгалтерского учета (приказ Министерства финансов Украины №88 от 24.05.1995 г.).

Первичные документы и учетные регистры, которые прошли обработку, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив.

Первичные документы и учетные регистры, которые прошли обработку, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрытых шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, обеспечивают их сохранность.

Порядок хранения документов на машиносчитываемых носителях определяется указаниями по организации бухгалтерского учета с использованием вычислительной техники.

Первичные документы текущего месяца, прошедшие обработку ручным способом и относятся к соответствующей учетной регистру, комплектуются в хронологическом порядке, нумеруются, переплетаются и сопровождаются справкой для архива.

Срок хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов в архиве предприятия, учреждения определяется согласно Перечню типовых документов, образуются в деятельности органов государственной представительной и исполнительной власти и местного самоуправления, других учреждений, организаций и предприятий”, утвержденным Главным архивным управлением при Кабинете Министров Украины №41 от 20.07.1998 г.

Предельные сроки хранения конкретных бухгалтерских документов в архиве предприятия показаны в таблице 6.2.

Таблица 6.2.

Сроки хранения бухгалтерских документов в архиве предприятия

Хранение первичных документов и учетных регистров, которые прошли обработку и были основанием для составления отчетности, а также бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия, учреждения.

Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива предприятия, учреждения работникам других структурных подразделений может производиться только по решению главного бухгалтера.

Изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов у предприятий, учреждений может быть осуществлено только по постановлению органов дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судов, государственной контрольно-ревизионной и налоговой служб в соответствии с действующим законодательством Украины. Изъятие оформляется протоколом (актом), копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу предприятия, учреждения.

С разрешения и в присутствии представителей органов, осуществляющих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут снять копии и составить реестр документов, изымаются, с указанием оснований и даты их изъятия.

Если изымаются тома документов, которые недооформленные (не переплетены, не пронумерованы и т.д), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью и печатью).

Органы, изъявшие документы, обеспечивают предприятиям, учреждениям по их письменным обращением возможность сделать выписку, выписку, копию документов для выдачи справок по обстоятельствам в соответствии до законодательства.

В случае возврата указанными органами документов, которые были ранее изъяты, такие документы принимаются под расписку соответствующим должностным лицом предприятия, учреждения и вместе с решением о возвращение подшиваются в тех же томов, из которых документы были изъяты и в которых находятся постановления об изъятии, реестр и копии таких документов.

В случае пропажи или уничтожения первичных документов, учетных регистров и отчетов руководитель предприятия, учреждения письменно уведомляет об этом правоохранительные органы и приказом назначает комиссию для установления перечня отсутствующих документов и расследования причин их пропажи или уничтожения.

Для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется органу, в сфере управления которого находится предприятие, учреждение, а также государственной налоговой инспекции - предприятиями и местному финансовому органу - учреждениями в 10-дневный срок.