ЧАСТЬ 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА
Раздел 6.
Документация и инвентаризация
6.6. Инвентаризация, ее значение и
виды
Изменения, которые происходят в результате
хозяйственных процессов, иногда приводят к расхождений между учетными данными,
которые отражают движение и наличие хозяйственных средств и источников, а также их
фактическим наличием. Наличие такого рода отклонений можно выяснить только
путем проведения инвентаризации.
Инвентаризация представляет собой способ
выявления и учета тех хозяйственных средств и источников их образования, которые не
нашли документального отражения в бухгалтерском учете. Инвентаризация с
одной стороны выступает как элемент метода бухгалтерского учета, а с другой как
техника (технический прием) ее проведения.
Нормативно-правовым актом, который
регулирует вопросы проведения, а также документального оформления результатов
проведение инвентаризации на предприятии есть “Инструкция по инвентаризации
основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей,
денежных средств и документов, расчетов и других статей баланса”, которая
утверждена приказом Министерства финансов Украины №90 от 30.10.1998 года.
Данная Инструкция устанавливает единые
требования к порядку инвентаризации основных средств, нематериальных активов,
материальных ценностей, денежных средств и документов, расчетов и других
статей баланса министерствами, другими центральными органами исполнительной власти,
учреждениями и организациями, которые содержатся за счет средств бюджетов всех
уровней (далее - учреждения).
Инвентаризация проводится с целью
обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета путем их сопоставления с
фактическим наличием имущества.
Инвентаризации подлежит все имущество
учреждения, независимо от его местонахождения и все виды финансовых
обязательств.
Инвентаризация имущества проводится по
его местонахождению и по материально ответственными лицами. Во время
инвентаризации в обязательном порядке проводится констатация наличия
объектов.
Основными задачами инвентаризации
есть:
- выявление фактического наличия
основных средств, материальных ценностей, бланков строгой отчетности, денежных
средств в кассах, на регистрационных, бюджетных, валютных и текущих счетах;
- выявление неиспользуемых
материальных ценностей; соблюдение условий хранения материальных ценностей и
денежных средств, а также правил содержания и эксплуатации материальных
ценностей;
- проверка реальной стоимости
учитываемых на балансе материальных ценностей, сумм дебиторской и
кредиторской задолженности, в том числе - по которой срок исковой давности
истек, и других статей баланса.
Учреждения обязаны проводить
инвентаризацию:
1) зданий, сооружений и других
неподвижных объектов - не менее одного раза в три года;
2) музейных ценностей - в
соответствии со сроками, установленными Министерством культуры Украины;
3) библиотечных фондов - один раз в
пять лет;
4) других основных средств,
малоценных и быстроизнашивающихся предметов:
- в министерствах, других
центральных органах исполнительной власти, местных государственных администрациях, их
управлениях (отделах), исполнительных органах местных советов - не менее одного раза
в два года;
- в других учреждениях -
не менее одного раза в год. Инвентаризация основных средств проводится не
раньше первого октября;
5) инвентаризация драгоценных
металлов, драгоценных камней и изделий из них, а также драгоценных металлов и
драгоценных камней, содержащихся в отходах и ломе, осуществляется два раза
на год: по состоянию на первое января и на первое июля по местам их хранения и
непосредственно на производстве;
6) капитальных работ инвентарного характера и капитальных
ремонтов - не менее одного раза в год, но не ранее первого декабря;
7) молодняка животных, животных на
откорме, птицы, кролей, пушных зверей и семей пчел - не менее одного раза
на квартал;
8) готовых изделий, сырья и
материалов, горючего, кормов, фуража и других материалов - не менее одного раза
на год, но не ранее первого октября;
9) продуктов питания и спирта -
не менее одного раза в квартал;
10) незавершенного производства и
полуфабрикатов собственного производства в производственных (учебных) мастерских и
подсобных сельских и учебно-опытных хозяйствах, незавершенных
научно-исследовательских работ, выполняемых по договорам с предприятиями и
организациями - не ранее первого октября отчетного года и, кроме того, периодически
- в сроки, которые устанавливают соответственно министерства, другие центральные органы
исполнительной власти, местные государственные администрации, исполнительные органы местных
советов;
11) денежных средств, денежных
документов, ценностей и бланков строгой отчетности - не менее одного раза в
квартал;
12) регистрационных, бюджетных,
валютных и текущих счетов - по мере получения выписок банков;
13) расчетов платежей в бюджет
- не менее одного раза в квартал;
14) расчетов учреждения с
вышестоящей организацией - не менее одного раза в квартал;
15) расчетов с дебиторами и
кредиторами - не менее двух раз в год, расчетов в порядке плановых
платежей и с депонентами - не менее одного раза в месяц.
В сроки, указанные выше,
подлежат инвентаризации материальные ценности, не принадлежащие учреждению - как
такие, состоящих на учете (в арендном пользовании, на ответственном
хранении и т.д.), так и не учтенные по каким-либо причинам.
Инвентаризация всех ценностей
проводится в установленные сроки, включая ценности, на предмет наличия
которых проведены внеплановые проверки в течение года.
Количество инвентаризаций в отчетном
году, даты их проведения и перечень имущества и обязательств, подлежащих
инвентаризации во время каждой из них, определяются руководителем учреждения - кроме
случаев, когда проведение инвентаризации является обязательным.
Проведение инвентаризации
обязательным:
- перед составлением годовой
бухгалтерской отчетности;
- при смене материально
ответственных лиц (на день приемки - передачи дел);
- при установлении фактов краж
или злоупотреблений, порчи ценностей (на день установления таких фактов);
- после пожара или стихийного бедствия
(наводнения, землетрясений и др.) - срочно после ликвидации пожара или стихийного
бедствия; в случае ликвидации учреждения;
- согласно распоряжению судебных и
следственных органов;
- при передаче имущества учреждения в
аренду;
- при передаче предприятий, учреждений,
организаций или их структурных подразделений из одного подчинения в другое (на
установленную дату передачи).
Инвентаризация может не проводиться в
случаях передачи учреждений или их структурных подразделений, а также зданий и
сооружений внутри одного министерства, другого центрального органа исполнительной
власти (если инвентаризация была ранее проведена в сроки в соответствии с требованиями
настоящей Инструкции).
В зависимости от полноты охвата
проверкой хозяйственных средств и источников их образования, проводить инвентаризацию
разделяют на полную и частичную. Полная инвентаризация предусматривает проверку всех
средств и источников их образования на предприятии. При частичной инвентаризации
проверке подлежит определенная группа средств и источников.
В зависимости от характера
инвентаризацию разделяют на плановую и внеплановую. Плановая инвентаризация
проводится по плану и в сроки, которые утверждены заранее. В свою очередь
внеплановая инвентаризация проводится внезапно по распоряжению
руководства, по требованию следственных или контролирующих органов, при изменении
материально-ответственных лиц и т.д.
Ответственность за организацию
инвентаризации, правильное и своевременное ее проведение несет руководитель учреждения.
Главный бухгалтер, вместе с
руководителями соответствующих подразделений и служб обязан контролировать
соблюдение установленных правил проведения инвентаризации.
Для проведения инвентаризации
приказом руководителя учреждения создается комиссия из числа работников учреждения по
обязательном участии главного (старшего) бухгалтера. Инвентаризационную комиссию
возглавляет руководитель учреждения или его заместитель.
Приказом устанавливаются также сроки
начала и окончания работ по проведению инвентаризации и порядок отражения
ее результатов в учете.
В учреждениях, в которых вследствие
большого объема работ проведение инвентаризации не может быть обеспечено
одной комиссией, образуются также местные комиссии, возглавляемые руководителями
соответствующих структурных подразделений, на которые возлагается проведение
инвентаризации в структурных подразделениях этих учреждений.
Запрещается назначать председателем
местной инвентаризационной комиссии в одном и том же учреждении одного и того
же работника два года подряд. В состав местной комиссии включается
работник бухгалтерии. Работа местных комиссий организуется и контролируется
центральной комиссией.
Проведение инвентаризации в
учреждениях, обслуживаемых централизованной бухгалтерией, оформляется (в
части утверждения центральной инвентаризационной комиссии и календарного
плана проведения инвентаризации) приказом руководителя учреждения, при котором создана
централизованная бухгалтерия, а также утверждается распределение работников
централизованной бухгалтерии в учреждениях для участия их в местных
инвентаризационных комиссиях. На основании этого приказа руководители учреждений, которые
обслуживаются централизованной бухгалтерией, назначают местные
инвентаризационные комиссии, в состав которых обязательно входят работники
бухгалтерии и другие специалисты (инженеры, технологи, экономисты и др.), хорошо
знают объект инвентаризации и первичный учет. Местные инвентаризационные
комиссии возглавляются представителем руководителя учреждения, который назначил
инвентаризацию.
Центральная инвентаризационная комиссия
проводит инвентаризацию материальных ценностей и денежных средств, принадлежащих
централизованной бухгалтерии и учреждению, при котором она создана, а также средств
в расчетах и бланков строгой отчетности, а также руководит работой местных
инвентаризационных комиссий; в случае необходимости (при установлении серьезных нарушений
правил проведения инвентаризации и прочее) проводит, по решению руководителя
учреждения повторные сплошные инвентаризации, рассматривает объяснения, полученные от
лиц, допустивших недостачу или порчу ценностей, а также других нарушений,
и дает предложения о порядке урегулирования выявленных недостач и потерь от
порчи ценностей.
Местные инвентаризационные комиссии
проводят снятие фактических остатков материальных ценностей, сверяют наличие
указанных ценностей с данными бухгалтерского учета и составляют свои заключения
обнаруженные недостачи и излишки, вносят предложения по вопросам упорядочения
приемки, хранения и отпуска материальных ценностей, улучшения учета и
контроля за их сохранностью.
Данные бухгалтерского учета, которые
проставляются в описаниях, скрепляются подписью работника бухгалтерии.
Материалы инвентаризации рассматриваются и утверждаются лицами, которые были
предназначены комиссией для проведения инвентаризации.
Инвентаризационные комиссии несут
ответственность за:
- своевременность и
соблюдение порядка проведения инвентаризации в соответствии с приказом руководителя
учреждения;
- полноту и
достоверность внесения в инвентаризационные описи данных о фактических остатках
имущества, основных средств, материальных ценностей, денежных средств и документов,
нематериальных активов, ценных бумаг и задолженности в расчетах;
- правильность и
своевременность оформления материалов инвентаризации в соответствии с установленным
порядке.
Члены инвентаризационных комиссий за
внесение в описи неправильных данных о фактических остатках материальных ценностей
с целью сокрытия недостач или излишков материальных ценностей несут
ответственность в установленном законом порядке.
Запрещается проводить
инвентаризацию ценностей при неполном составе членов инвентаризационной комиссии.
Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации является
основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.
Проверка остатков материальных
ценностей в натуре членами комиссии проводится при обязательном участии
материально ответственных лиц.
До начала инвентаризации в бухгалтериях
необходимо закончить обработку всех документов о поступлении и выдаче
материальных ценностей, провести соответствующие записи в регистрах аналитического
учета и определить остатки на день инвентаризации.
На складах и в других местах
хранения материальные ценности должны быть разложены по наименованиям,
сортам, размерам и т.д. На материальных ценностях следует вывесить ярлыки с
подробными сведениями, характеризующими эти ценности, с указанием их качества,
количества, веса и меры.
Лица, ответственные за сохранность
материальных ценностей, до начала инвентаризации дают расписку о том, что все
приходные и расходные документы на товарно-материальные ценности сданы в
бухгалтерию, все товарно-материальные ценности, поступившие на хранение,
оприходованы, а выбывшие - списаны.
Инвентаризация, кроме инвентаризации
продуктов питания и денежных средств, как правило, должна проводиться на
первое число месяца. Если инвентаризация ценностей в каком-то месте их хранения
не может быть закончена в один день, она может быть начата раньше и закончена
после первого числа. В этом случае данные инвентаризации должны быть
скорректированы по состоянию на первое число месяца.
Если инвентаризация на складах или в
других закрытых помещениях не закончена в тот же день, то помещение следует
опечатать в конце рабочего дня инвентаризационной комиссией. Печать на время
инвентаризации хранится у председателя инвентаризационной комиссии. Во время перерывов
в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, из других
причинам) описи должны храниться в ящиках, шкафах, сейфах, в закрытом
помещении, где проводится инвентаризация.
Наличие ценностей при
инвентаризации выявляется путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера
и прочее, исходя из установленных единиц измерения. Определение веса (или
объема) материалов, хранящихся насыпью, можно проводить на основании
технических расчетов, о чем в описаниях делается соответствующая отметка.
Наименование инвентаризованных
ценностей и объектов (предметов) и их количество отражаются в описях по
субсчетам, номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.
На ценности, не принадлежащие
учреждению, но находящиеся в ее распоряжении, составляются отдельные описи с
распределением: на арендованные, принятые на ответственное хранение и прочее.
Данные инвентаризации по каждому виду
ценностей записываются в инвентаризационные описи отдельно, по местонахождению
ценностей и лицами, ответственными за их хранение.
Типовая форма «Инвентаризационная опись
товарно-материальных ценностей» и пример его оформления приведены в образце
2.19.
Эти описи составляются в двух
экземплярах.
При смене материально ответственных
лиц составляется три экземпляра описи.
Описи могут быть заполнены как
ручным способом, так и средствами вычислительной и другой оргтехники. Описания,
составляемые вручную, заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно.
Никакие исправления и подчистки являются недопустимыми. На каждой странице описи
прописью указывается число порядковых номеров материальных ценностей и общий
итог количества всех ценностей в натуральных показателях, записанных на данной
странице, независимо от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах,
метрах и т.д.) эти ценности показаны. В тех случаях, когда материально
ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они
должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и прочее) заявить о
этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия выполняет проверку
указанных фактов и, в случае их подтверждения проводит исправление выявленных
ошибок в установленном порядке. Исправления должны быть указаны и подписаны
всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственным лицом. В
описаниях нельзя оставлять незаполненные строки. На последних страницах описаний
незаполненные строки прочеркиваются.
В случае смены материально
ответственного лица в описях лицо, принявшее ценности, расписывается их
получения, а та, которая сдала, - об их сдаче.
Материальные ценности, полученные под
время проведения инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами
в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются после
инвентаризации. Эти материальные ценности заносятся в отдельную опись под
наименованием “Материальные ценности, полученные во время инвентаризации”. В описании
указывается когда, от кого они поступили, дата и номер приходного документа,
наименование, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за
подписью председателя инвентаризационной комиссии делается отметка “После
инвентаризации” со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности.
На больших складах при длительном
проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения
руководителя и главного бухгалтера учреждения, в процессе инвентаризации материальные
ценности могут отпускаться материально ответственными лицами в присутствии
членов инвентаризационной комиссии.
Эти ценности заносятся в отдельную
опись под наименованием: “Материальные ценности, отпущенные во время
инвентаризации”.
Оформление
описи должно осуществляться в таком порядке, что и при поступлении материальных
ценностей во время инвентаризации. В расходных документах делается отметка за
подписью председателя инвентаризационной комиссии.
В межинвентаризационный период в
учреждениях с большой номенклатурой ценностей могут проводиться выборочные инвентаризации
материальных ценностей в местах их хранения и переработки.
Контрольные проверки правильности
проведения инвентаризаций и выборочные инвентаризации, которые проводят в
межинвентаризационный период, выполняются инвентаризационными комиссиями по распоряжению
руководителя учреждения.
Министерства и другие центральные
органы исполнительной власти могут разрабатывать собственные нормативно-правовые акты, с
учетом особенностей отрасли, относительно применения этой Инструкции, за
согласованию с Главным управлением Государственного казначейства Украины.
Порядок урегулирования
инвентаризационных разниц
Выявленные при инвентаризации
расхождения между фактическими остатками материальных ценностей и денежных средств с
данными бухгалтерского учета регулируются в следующем порядке:
- основные средства,
материальные ценности, ценные бумаги, денежные средства и иное имущество, которые выявлены в
излишке, подлежат оприходованию и зачислению соответственно на увеличение
финансирования в бюджетных учреждениях, а в хозрасчетных - на увеличение
дохода;
- потеря материальных
ценностей в пределах утвержденных норм естественной убыли списывается за
распоряжением руководителя бюджетного учреждения на уменьшение финансирования, а
хозрасчетного предприятия - на увеличение расходов. Нормы естественной убыли
могут применяться лишь в случае выявления фактических недостач и после зачета
недостачи ценностей излишками при пересортуванні. При отсутствии норм
естественных потерь потеря рассматривается как недостача;
- недостача
ценностей сверх норм естественной убыли, а также потери от порчи ценностей
относятся на счет виновных лиц по ценам, по которым исчисляется размер
вреда от краж, недостач, уничтожения и порчи материальных ценностей;
- потери и
недостачи сверх норм естественной убыли материальных ценностей, включая готовую
продукцию, в тех случаях, когда виновные не установлены или во взыскании с виновных
лиц отказано судом, зачисляются на уменьшение финансирования в бюджетных
организациях, и за счет прибыли - в хозрасчетных.
В случаях взыскания потерь с виновных
человек, причиненного хищением, недостачей или утратой, определение сумм убытков
осуществляется согласно постановлению Кабинета Министров Украины от 22.01.96 г.
№ 116 “Об утверждении Порядка определения размера убытков от хищения,
недостачи, уничтожения (порчи) материальных ценностей”.
При установлении недостач и потерь,
которые возникли вследствие злоупотреблений, соответствующие материалы в течение пяти дней
после установления недостач и потерь подлежат передаче в следственные органы, а
на сумму выявленных недостач и потерь подается гражданский иск.