ЧАСТЬ 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

Раздел 6.

Документация и инвентаризация

6.1. Бухгалтерские документы и требования по

их оформление

Предметом бухгалтерского учета является совокупность объектов, которые можно объединить в три группы: 1) хозяйственные средства; 2) источники образования хозяйственных средств; 3) хозяйственные процессы.

Отправным моментом при отражении объектов в учете является их документирование. Это означает, что все объекты должны быть зафиксированы, т.е. должно быть свидетельство об их наличии и движении. Роль такого показания выполняет документ (от латинского “documentum ” - свидетельство, доказательство). Следовательно, документ - это письменное свидетельство, что фиксирует и подтверждает осуществление хозяйственных операций, включая распоряжения и разрешения администрации (собственника) на их проведение.

Исходя из этого документация представляет собой способ сплошного и непрерывного отражения объектов бухгалтерского учета (хозяйственных средств, источников образования хозяйственных средств и хозяйственных процессов) путем использования бухгалтерских документов.

На протяжении всего периода существования учета был и остается традиционным носителем бухгалтерской информации лист бумаги установленного образца. Зато за последние десятилетия понятие носителя учетной информации значительно трансформировалось в связи с развитием вычислительной техники. Так, на сегодня разного рода учетные данные могут храниться как на магнитных, так и на лазерных дисках.

Но как бы не менялись носители учетной информации, сам документ, как свидетельство факта осуществления хозяйственной операции, остается неизменным. Исходя из этого, можно утверждать, что остается и документация как элемент метода бухгалтерского учета.

Порядок документального отражения хозяйственных операций, а также требования по оформлению документов регламентируется “Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете”, утвержденным приказом Министерства финансов Украины №88 от 24.05.1995 г.

В указанном нормативном документе указано, что первичные документы должны быть составлены в момент проведения каждой хозяйственной операции или, если это невозможно, непосредственно после ее завершению.

Документы, созданные средствами вычислительной техники на машиночитаемых носителях, применяются в бухгалтерском учета при условии предоставления им юридической силы и доказательности.

Документ, изготовленный машинным способом, должен быть записан на материальном носителе (магнитном, бумажном), изготовлен и размечен в соответствии с требованиями соответствующего стандарта и закодирован в соответствии с утвержденной системой кодификации.

По требованию контролирующих или судебных органов и своих контрагентов предприятие, учреждение обязаны за свой счет сделать копии таких документов на бумажном носителе.

Первичные документы (на бумажных и машиносчитываемых носителях информации) для придания им юридической силы и доказательности должны иметь такие обязательные реквизиты:

- название предприятия, учреждения, от имени которых составлен документ;

- название документа (формы);

- код формы;

- дата и место составления;

- содержание хозяйственной операции и ее измерители (в натуральном и стоимостном выражении);

- должности, фамилии и подписи лиц, ответственных за разрешение и осуществление хозяйственной операции и составление первичного документа.

При применении средств вычислительной и другой оргтехники реквизиты могут быть зафиксированы в виде кода.

Документ может быть подписан лично, с применением факсимиле, штампа, символа или другим механическим или электронным способом удостоверения. Подписи лиц, ответственных за составление первичных документов на вычислительных машинах и других средствах организационной техники, выполняются в виде пароля или другим способом авторизации, что дает возможность однозначно идентифицировать лицо, осуществившее хозяйственную операцию.

Документ на машиносчитываемом носителе должен иметь код лица, ответственного за правильность составления документа. Принадлежность кода конкретному лицу регистрируется организацией-создателем документа на машиносчитываемом носителе, а также создаются технические, программные средства и организационные условия, исключающие возможность пользования чужими кодами.

Физические и юридические лица, которые участвуют в осуществлении операций, связанных с приемом и выдачей денежных средств, ценных бумаг, товарно-материальных ценностей и других объектов имущества, обеспечиваются предприятием, учреждением, выполняющим эти операции, копиями первичных документов о такую операцию.

Первичные документы составляются на бланках типовых форм, утвержденных Министерством статистики Украины, а также на бланках специализированных форм, утвержденных министерствами и ведомствами Украины. Документирование хозяйственных операций может осуществляться с использованием изготовленных самостоятельно бланков, которые должны обязательно содержать реквизиты типовых или специализированных форм.

В случаях, установленных законодательством, а также министерствами и ведомствами Украины, бланки первичных документов могут быть отнесены к бланкам строгой отчетности. Бланки строгой отчетности печатаются по образцам типовых форм, утвержденных соответственно Государственным комитетом статистики по согласованию с Министерством финансов Украины или министерствами и ведомствами по согласованию с Государственным комитетом статистики и Министерством финансов Украины, с обязательным печатанием на бланках квитанций, билетов, талонов, абонементов и т.п. их номинальной стоимости. Все бланки строгой отчетности подлежат нумерации, порядок нанесения которой (нумератором, типографским способом) устанавливают министерства и ведомства.

Порядок использования и учета бланков первичных документов строгой отчетности, а также круг хозяйственных операций,

оформление которых осуществляется на таких бланках, устанавливаются отдельными нормативными актами.

Записи в первичных документах, учетных регистрах должны осуществляться только в темном цвете чернилами, пастой шариковых ручек, при помощи печатных машинок, принтеров, средств механизации и другими средствами, которые бы обеспечили сохранность этих записей в течение установленного срока хранения документов и предотвратили внесение несанкционированных и незаметных исправлений.

Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прокреслюванню.

Руководитель предприятия, учреждения обеспечивает фиксирование фактов осуществления всех хозяйственных операций проведены, в первичных документах и выполнение всеми подразделениями, службами и работниками правомерных требований главного бухгалтера относительно порядка оформления и предоставления для учета ведомостей и документов.

Руководителем предприятия, учреждения утверждается перечень лиц, которые имеют право давать разрешение (подписывать первичные документы) на осуществление хозяйственной операции, связанной с отпуском (расходованием) денежных средств и документов, товарно-материальных ценностей, нематериальных активов и другого имущества. Количество лиц, которые имеют право подписывать документы на осуществление операций по выдаче особо дефицитных товаров и ценностей, бланков строгой отчетности, должно быть ограничено.

Ответственность за своевременное и качественное составление документов, передачу их в установленные графиком документооборота сроки для отражения в бухгалтерском учете, за достоверность данных, приведенных в документах, несут лица, которые составили и подписали эти документы.

Первичные документы подлежат обязательной проверке работниками, которые ведут бухгалтерский учет, по форме и содержанию, то есть проверяется наличие в документе обязательных реквизитов и соответствие хозяйственной операции действующему законодательству, логическая увязка отдельных показателей.

Запрещается принимать к исполнению первичные документы на операции, противоречащие законодательным и нормативным актам, установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных ценностей и другого имущества, нарушающие договорную и финансовую дисциплину, наносят ущерб государству, собственникам, другим юридическим и физическим лицам. Такие документы должны быть переданы главному бухгалтеру предприятия, учреждения для принятия решения.

Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использование: при ручной обработке - дату записи в учетный регистр, а при обработке на вычислительной установке - оттиск штампа оператора, ответственного за их обработку.

Все документы, прилагаемые к приходных и расходных кассовых ордеров, а также документы, стали основанием для начисления заработной платы и других подобных выплат, подлежат обязательному погашению штампом или ручным надписью “Получено” или “Оплачено” с указанием даты (числа, месяца, года).