ЧАСТЬ 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

Раздел 6.

Документация и инвентаризация

6.2. Классификация документов

Для оформления различного рода хозяйственных операций, которые осуществляются на предприятии, используют различные по своей форме и содержанию бухгалтерские документы. Разделение документов на группы по определенными признаками обеспечивает правильное составление и проработка документа, а также понимание его роли в системе документооборота на предприятии.

Бухгалтерские документы независимо от их носителя классифицируются по следующим признакам: по назначению, по характеру задокументированных операций, по порядку составления, по количеству охваченных операций, по месту составления, по способу составления и проработки.

По назначению документы делятся на: распорядительные, исполнительные (оправдательные), бухгалтерского оформления, комбинированные.

Распорядительными называются документы, в которых содержится распоряжение (приказ, задание) относительно осуществления определенной хозяйственной операции. Они представлены такими бухгалтерскими документами, как: платежное поручение для перечисления денежных средств с расчетного счета предприятия другому предприятию, доверенность на получение материальных ценностей, чек денежной чековой книжки для получения денег из банка в кассу и др. Наряду с этим надо заметить, что распорядительные документы не подтверждают факта осуществления самой хозяйственной операции, а следовательно, выступают лишь основанием для их осуществления.

Исполнительными (оправдательными) называют те документы, которые удостоверяют факт совершения хозяйственной операции, а следовательно, является основанием для отражения их в учете. Они представлены такими бухгалтерскими документами, как: выписка из расчетного счета предприятия, авансовый отчет по использованию средств подотчетным лицом и др. Для исполнителей такие документы являются оправдательными относительно осуществления определенных операций, или расходования денежных средств.

Документы бухгалтерского оформления составляются в бухгалтерии на основании распорядительных или исполнительных документов, а также данных текущего учета в процессе подготовки для осуществления соответствующих учетных записей. К таким документам относятся разного рода бухгалтерские справки, группировочные ведомости, расчеты (распределения амортизации по подразделениями предприятия, распределения общепроизводственных затрат, калькуляционные карты) и др. Надо заметить, что документы бухгалтерского оформления не отражают непосредственно факт совершения хозяйственной операции, а есть только основанием для осуществления учетных записей.

В практике бухгалтерского учета широкое применение нашли документы, которые сочетают в себе признаки распорядительных документов, исполнительных, а также документов бухгалтерского оформления. Документы, которые сочетают функции перечисленных выше документов, называются комбинированными. Примером таких документов могут быть: расходный кассовый ордер, в котором содержится как распоряжение руководителя о выдаче денег из кассы, так и подтверждения выполнения операции (подписи кассира и получателя); расходная накладная, которая содержит как распоряжение о выдаче из состава определенных производственных запасов, так и подтверждения выполнения операции (подписи кладовщика и получателя) и др.

По характеру задокументированных операций бухгалтерские документы делятся на: денежные, материальные, расчетные.

С помощью денежных документов оформляются операции, связанные с движением денежных средств на предприятии. Такими документами являются, в частности: приходный и расходный кассовые ордера, чек денежной чековой книжки для получения денежных средств из банка в кассу, объявление на внесение наличности для сдачи денег с предприятия в банк.

Материальными документами оформляются операции, связанные с движением товарно-материальных ценностей на предприятии. Они представлены такими документами, как: приходная накладная, расходная накладная, лимитно-заборная карта и др.

Документы, с помощью которых осуществляются расчеты между предприятиями, организациями и учреждениями - называются расчетными. Такие документы представлены частности платежным поручением, платежным требованием-поручением, с помощью которых осуществляются операции на расчетном счете.

За порядком составления бухгалтерские документы делятся на: первичные и сводные.

Первичные документы составляются непосредственно во время осуществления хозяйственной операции. Они представлены такими документами как: приходные и расходные кассовые ордера, приходные и расходные накладные, товарно-транспортные накладные, наряды на сдельную работу работников и др.

В свою очередь сводные бухгалтерские документы составляются на основании данных первичного документа путем группировки и подсчета (сведение) их показателей. Такие документы представлены, в частности, такими как: кассовый отчет, авансовый отчет, книга складского учета, отчет о движении товарно-материальных ценностей, которые составляются на основании данных первичных учетных документов.

По количеству охваченных операций бухгалтерские документы подразделяются на: разовые и накопительные.

Для оформления одной или нескольких операций, выполнение которых предусмотрено сразу, используют разовые документы. После составления разовые документы являются основанием для осуществления на их основе соответствующих бухгалтерских проводок. Разовые документы представлены частности такими как: первичные документы (приходный и расходный кассовые ордера, накладные на оприходование и отпуск производственных запасов со склада (как одного так и нескольких наименований производственных запасов одновременно), платежное поручение, доверенность на получение товарно-материальных ценностей и др.), а также сводные документы (отчет о движении товарно-материальных ценностей, кассовый отчет, выписка банка из расчетного счета предприятия, авансовый отчет и др.).

Накопительные документы используются с целью оформления нескольких однородных хозяйственных операций, выполнение которых предусмотрено в течение определенного периода (недели, декады, месяца). Надо заметить, что данные документы являются основанием для осуществления на их основе дальнейших учетных записей только при условии отражения в них последней операции и закрытия документа, то есть выведение итоге по всем записям. Примером накопительных документов могут быть: лимитно-заборная карта, наряды на сдельную работу (как индивидуальный, так и для бригады) и др.

По месту составления бухгалтерские документы делятся на внутренние и внешние.

Внутренними называются такие документы, которые были составлены на том предприятии, где осуществилась та или иная хозяйственная операция.

Внешними называются документы, поступивших в адрес предприятия от других предприятий, организаций, учреждений.

За техникой составления и обработки бухгалтерские документы делятся на такие, которые оформляются вручную, а также с помощью ЭВМ.

Надо заметить, что фактически все бухгалтерские документы в пределах всей системы учета могут быть одновременно и такими, которые оформляются вручную и такими, которые составляются с помощью ЭВМ. Разделение и разграничение документов возможен только на отдельно взятом предприятии, которое характеризуется конкретным степенью механизации участков учетной работы. Так, на одном предприятии, в силу механизации определенных участков учетной работы, одни документы могут быть такими, которые оформляются вручную, другие - за помощью ЭВМ, а в это же время на другом предприятии все может быть наоборот.

Рассмотренную классификацию бухгалтерских документов можно обобщить с помощью рис. 6.1.

Классификация бухгалтерских документов по определенным признакам показала, что фактически каждый документ принадлежит одновременно в разных классификационных групп. Так, например, платежное поручение для перечисления денег поставщику через учреждение банка по назначению распорядительным документом, по характеру задокументированных операций - денежным, за порядком составления - первичным, по количеству охваченных операций - разовым, по местом составления - внутренним, и по способу сборки - как такой, что складывается вручную, или с помощью ЭВМ, в зависимости от уровня механизации учетной работы на конкретном предприятии.

Таким образом, правильное понимание классификации бухгалтерских документов позволяет оценить назначение в соответствии каждого документа при отражении хозяйственных операций, которые осуществляются в процессе хозяйственной деятельности.