Урок № 15

СВЯЗНУЮ РЕЧЬ

Тема. Официальное письмо. Акт

Цель: ознакомить с назначением и формой указанных деловых бумаг, учить составлять их по образцу.

Оборудование: образцы деловых бумаг.

ХОД УРОКА

I. Сообщение цели и задач урока.

II. Изучение нового материала.

v Объяснение учителя¹.

Наиболее распространенной формой обмена информацией между организациями, учреждениями, фирмами являются официальные (деловые, служебные) письма. В практике делового общения распространены следующие их виды: информационные, рекламные, письма-приглашения, сопроводительные, письма-сообщения, письма-подтверждения, письма-напоминания, гарантийные, инициативные, письма-ответы, письма-просьбы и др.

Цель деловой переписки - проинформировать, объяснить, убедить или побудить к действию. Традиционно текст письма состоит из двух частей: вводной и основной. Во вступительной части указывают факты, обстоятельства, события, повлекшие написания письма, или ссылаются на определенные нормативные или инструктивные материалы. В основной части текста письма выкладывают его суть в форме предложения, замечания, отказа, гарантии, выводов и т.д. Однако сейчас из-за неостановимого роста потока информации рекомендуется начинать текст письма с основной части, а доказательства и основания выкладывать ниже. Служебные письма, касающиеся несложных вопросов, которые уже были обсуждены, могут содержать лишь основную часть (например: "Просим предоставить спортивный зал для проведения районных соревнований по волейболу» или «Согласие предоставить актовый зал для оформления фотовыставки просим подтвердить по факсу»).

Текст служебного письма должен раскрывать только одно" вопрос, что упрощает регистрацию писем и контроль за их прохождением. Если письмо содержит несколько предложений (вопросов, напоминаний т.п.), которые контролируются различными отделами, приходится делать копии.

Реквизиты служебного письма такие: дата (день подписания делового бумаги, указывается в соответствующей графе бланка), индекс, ссылка на индекс и дату входящего делового бумаги (в письмах-ответах), должность и фамилия адресата и его адрес, заголовок к текста (если объем текста небольшой, заголовка может и не быть), текст, отметка о наличии приложения (если есть), подпись, оттиск печати (в случае необходимости), фамилия исполнителя и номер его телефона, отметка об исполнении указанного в документе и направлении документа в дело (оформляют от руки после выполнения), отметка о переносе данных на машинный носитель. Если служебный письмо присылают за пределы Украины, целесообразно подготовить его на двуязычном бланке.

Изложение содержания служебного письма имеет быть лаконичным, логичным, последовательным и корректным. Факты и аргументы следует освещать объективно, кратко, но полно. В текстах официальных писем употребляются такие речевые клише (характерные, устойчивые выражения): руководствуясь Постановлением Кабинета Министров Украины...; принимая во внимание...; в...; в...; учитывая...; несмотря на...; изучив Ваши предложения..., рассмотрев Ваши замечания...; внимательно ознакомившись с аргументами...; ям известно...; вероятно...; просим... .

v Работа с образцами текстов официальных писем.

ИНФОРМАЦИОННОЕ ПИСЬМО²

Заведующим районными

отделами народного образования

20 апреля 2012 г. Киевский геологоразведочный техникум проводит день открытых дверей.

Адрес техникума: г. Киев, ул. Анри Барбюса, 9. Телефон для справок: 268-5355.

СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО

Ректору Киевского национального

университета им. Т. Шевченко

Направляем для обсуждения проект «Положение о премии Детского фонда Украины».

Отзывы и предложения просим присылать до 10. 12. 2102 г. по адресу: Крещатик, 34, Детский фонд Украины.

Телефон для справок: 229-85-92.

ПИСЬМО-ПРИГЛАШЕНИЕ

Директору Государственного

коммунального предприятия «Интерьер»,

Киев-153, ул. Лесной, 39-а

15 декабря 2012 г. в ГКП «Силуэт» (по адресу: ул. Елены Телиги, 21) состоится совещание руководителей государственных коммунальных предприятий г. Киева.

Приглашаем Вас принять участие в совещании.

Директор ГКП (подпись) П. И. Сидоренко

IV. Выполнение упражнений на закрепление изученного.

v Работа у доски.

Воспользовавшись образцами и самостоятельно определив адресанта и адресата, составить один из таких официальных писем:

письмо-приглашение присоединиться к уже оформленной и оплаченной экскурсии в г. Канева (посещение музея и могилы Т. Г. Шевченко) в марте 2002 г. одиннадцатиклассникам соседней школы;

сопроводительное письмо о возвращение рекламных образцов фотоальбомов выпускника средней школы;

инициативный письмо с предложением к одиннадцатиклассников оказывать посильную помощь в уходе за инвалидами пожилого возраста, проживающих в приюте для стариков.

Словарь.

Адресант - тот, кто посылает кому-либо письмо, телеграмму и т.д. Адресат - получатель письма, телеграммы, посылки т.д.

IV. Изучение нового материала.

v Объяснение учителя.

Акт - служебный документ, который удостоверяющий какой-то факт и составляется на основании обследования или в присутствии свидетелей. Акты составляются специально назначенными комиссиями или специально уполномоченным лицом (инспектором, ревизором).

Акт может стать итогом ревизии, засвидетельствовать прием или передачу средств производства при принятии на работу или увольнении работника. Акты составляются в процессе инвентаризации, удостоверяющих последствия несчастных случаев и т.п.

Акт может быть основанием для издания дирекцией учреждения или организации соответствующих распоряжений. В акте обязательно фиксируется дата его составления. Лиц, о которых идет речь в акте, знакомят с его содержанием под расписку.

Текст акта состоит из двух частей: вступительной (строится по схеме: составлен комиссией в составе...) и констатувальної (здесь выкладывают цель, задачи, сущность и характер проведенной комиссией работы, указывают документы, на основании которых эта работа проводилась, фиксируют установленные факты. В случае необходимости делают выводы и вносят предложения).

Обязательными для акта есть такие реквизиты; название вида документа (АКТ); дата; индекс; место составления; основание; текст; отметка о наличии приложения (если он есть); подпись (сначала - Голова, с расшифровкой подписи председателя комиссии, ниже, через два интервала - члены комиссии (фамилии записываются в алфавитном порядке в столбик) с расшифровкой подписей.

Акты оформляются на трафаретных бланках или на чистых листах.

v Работа с образцами текстов актов³.

_______._____________ 2012 г.

АКТ

ликвидации изношенного инвентаря

Основание: приказ________ от _____________________ 2002 г.

Составлен комиссией:

Председатель: заместитель директора школы с хозяйственно-административной работы Костюк Г. С.

Члены комиссии: 1. Учитель Подгорная О. П.

2. Учитель Присяжнюк Т. В.

3. Медсестра Срезневська Л. И.

4. Техработник Яковенко М. К.

В период с 10. 11. 2012 г. до 12. 11. 2012 г. комиссия провела обследование по определению уровня практической годности названного далее имущества и пришла к выводу, что в результате длительной эксплуатации оно стало непригодным и подлежит списанию.

Председатель комиссии (подпись) Г. С. Костюк

Члены комиссии (подпись) О. П. Подгорная

(подпись) Т. В. Присяжнюк

(подпись) Л. И. Срезневська

(подпись) М. К. Яковенко

V. Выполнение упражнений на закрепление изученного.

v Работа у доски.

Воспользовавшись образцом, составить акт о списании имеющихся в кабинете языка и литературы морально устаревших технических средств обучения.

VI. Подведение итогов урока.

VII. Домашнее задание.

Составить текст официального письма любого характера (рекламного, приглашения, уведомления, подтверждения, сопровождающего, гарантийного и т.п.), который мог бы быть направлен администрацией школы.

______________________________________________________

¹ См.: Диденко А. Н. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. К.: Лыбидь, 1998; Доронина М. С. Культура общения деловых людей: Пособие для студентов гуманитарных факультетов высших учебных заведений. К.: Издательский дом «КМ Academia», 1997.

² Разновидностью информационного письма есть рекламный лист, содержащий подробное описание товаров или услуг и направляется конкретным адресатам, чтобы побудить их воспользоваться предложенным.

³ См.: Пономарь Л. М., Кацавець Г. М. Язык деловых бумаг: Учеб. пособие. - К.: Лыбидь, 1993.