Раздел 1. ОБЩИЕ ПОНЯТИЯ О БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ

Приложение к разделу

ПОЛОЖЕНИЕ О ДОКУМЕНТАЛЬНОМ ОБЕСПЕЧЕНИИ ЗАПИСЕЙ В БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ

Утвержден приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88

Согласовано с Минстатом и МВД

1. Общие положения

1.1. Положение устанавливает порядок создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете, а также хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерской отчетности предприятиями, их объединение и хозрасчетными организациями (кроме банков) независимо от форм собственности (далее предприятия), учреждений и организаций, основная деятельность которых финансируется за счет средств бюджета (далее - учреждения).

1.2. Хозяйственные операции отражаются в бухгалтерском учете методом их сплошного и непрерывного документирования. Записи в учетных регистрах осуществляются на основании первичных документов, созданных в соответствии с требованиями настоящего Положения.

1.3. Все первичные документы, учетные регистры и бухгалтерская отчетность должны составляться на украинском языке. Наряду с украинским языком может применяться другой язык в порядке, определенном статьей 11 Закона Украины “О языках в Украине”.

Документы, что является основанием для записей в бухгалтерском учете и составленные на иностранном языке, должны иметь упорядоченный аутентичный перевод на указанный язык.

2. Первичные документы

2.1. Первичные документы - это письменные свидетельства, что фиксируют и подтверждают хозяйственные операции, включая распоряжения и разрешения администрации (собственника) на их проведение.

Хозяйственные операции - это факты предпринимательской и другой деятельности, влияющие на состояние имущества, капитала, обязательств и финансовых результатов.

2.2. Первичные документы должны быть составлены в момент проведения каждой хозяйственной операции или, если это невозможно, непосредственно после ее завершения. При реализации товаров за наличные допускается составление первичного документа не реже одного раза в день на основании данных кассовых аппаратов, чеков и т.д. Для контроля и упорядочения обработки информации на основе первичных документов могут составляться сводные документы (далее-первичные документы).

2.3. Документы, созданные средствами вычислительной техники на машиночитаемых носителях, применяются в бухгалтерском учете при условии предоставления им юридической силы и доказательности.

Документ, изготовленный машинным способом, должен быть записан на материальном носителе (магнитном, бумажном), изготовлен и размечен в соответствии с требованиями соответствующего стандарта и закодирован согласно утвержденной системой кодификации.

На требованию контролирующих или судебных органов и своих контрагентов предприятие, учреждение обязаны за свой счет сделать копии таких документов на бумажном носителе.

2.4. Первичные документы (на бумажных и машиносчитываемых носителях информации) для придания им юридической силы и доказательности должны иметь такие обязательные реквизиты: название предприятия, учреждения, от имени которых составлен документ, название документа (формы), код формы, дата и место составления, содержание хозяйственной операции и ее измерители (в натуральном и стоимостном выражении), должности, фамилии и подписи лиц, ответственных за разрешение и осуществление хозяйственной операции и составление первичного документа.

При применении средств вычислительной и другой оргтехники реквизиты могут быть зафиксированы в виде кода.

В зависимости от характера операции и технологии обработки данных в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты: идентификационный код предприятия, учреждения из Государственного реестра, номер документа, основание для осуществления операций, данные о документе, удостоверяющем личность получателя и т.п.

2.5. Документ может быть подписан лично, с применением факсимиле, штампа, символа или другим механическим или электронным способом удостоверения. Подписи лиц, ответственных за составление первичных документов на вычислительных машинах и других средствах организационной техники, выполняются в виде пароля или другим способом авторизации, дающим возможность однозначно идентифицировать лицо, осуществившее хозяйственную операцию.

Документ на машиносчитываемом носителе должен иметь код лица, ответственного за правильность составления документа. Принадлежность кода конкретному лицу регистрируется организацией-создателем документа на машиносчитываемом носителе, а также создаются технические, программные средства и организационные условия, исключающие возможность пользования чужими кодами.

2.6. Физические и юридические лица, которые участвуют в осуществлении операций, связанных с приемом и выдачей денежных средств, ценных бумаг, товарно-материальных ценностей и других объектов имущества, обеспечиваются предприятием, учреждением, выполняющим эти операции, копиями первичных документов о такую операцию.

2.7. Первичные документы составляются на бланках типовых форм, утвержденных Министерством статистики Украины, а также на бланках специализированных форм, утвержденных министерствами и ведомствами Украины. Документирование хозяйственных операций может осуществляться с использованием изготовленных самостоятельно бланков, которые должны обязательно содержать реквизиты типовых или специализированных форм.

2.8. Дополнительные требования к порядку создания первичных документов о кассовых и банковских операциях, движении ценных бумаг, товарно-материальных ценностей и других объектов имущества предусматриваются другими нормативными актами.

2.9. В случаях, установленных законодательством, а также министерствами и ведомствами Украины, бланки первичных документов могут быть отнесены к бланкам строгой отчетности. Бланки строгой отчетности печатаются по образцам типовых или специализированных форм, утвержденных соответственно Министерством статистики по согласованию с Министерством финансов Украины или министерствами и ведомствами по согласованию с Министерством статистики и Министерством финансов Украины, с обязательным печатанием на бланках квитанций, билетов, талонов, абонементов и т.п. их номинальной стоимости. Все бланки строгой отчетности подлежат нумерации, порядок нанесения которой (нумератором, типографским способом) устанавливают министерства и ведомства.

Порядок использования и учета бланков первичных документов строгой отчетности, а также круг хозяйственных операций, оформление которых производится на таких бланках, устанавливаются отдельными нормативными актами.

2.10. Записи в первичных документах, учетных регистрах должны осуществляться только в темном цвете чернилами, пастой шариковых ручек, при помощи печатных машинок, принтеров, средств механизации и другими средствами, которые бы обеспечили сохранность этих записей в течение установленного срока хранения документов и предотвратили внесение несанкционированных и незаметных исправлений.

2.11. Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прокреслюванню.

2.12. Создание первичных документов на машиносчитываемых носителях осуществляется с соблюдением требований настоящего Положения, указаний о придании юридической силы документам на носителях информации и организацию бухгалтерского учета с использованием вычислительной техники.

2.13. Руководитель предприятия, учреждения обеспечивает фиксирования фактов осуществления всех хозяйственных операций, которые были проведены в первичных документах и выполнение всеми подразделениями, службами и работниками правомерных требований главного бухгалтера относительно порядка оформления и представления для учета сведений и документов.

Руководителем предприятия, учреждения утверждается перечень лиц, которые имеют право давать разрешение (подписывать первичные документы) на осуществление хозяйственной операции, связанной с отпуском (расходованием) денежных средств и документов, товарно-материальных ценностей, нематериальных активов и другого имущества. Количество лиц, которые имеют право подписывать документы на осуществление операций с выдачей особенно дефицитных товаров и ценностей, бланков строгой отчетности, должно быть ограничено.

2.14. Ответственность за своевременное и качественное составление документов, передачу их в установленные графиком документооборота сроки для отражения в бухгалтерском учете, за достоверность данных, приведенных в документах, несут лица, которые составили и подписали эти документы.

2.15. Первичные документы подлежат обязательной проверке работниками, которые ведут бухгалтерский учет, по форме и содержанию, то есть проверяется наличие в документе обязательных реквизитов и соответствие хозяйственной операции действующему законодательству, логическая увязка отдельных показателей.

2.16. Запрещается принимать к исполнению первичные документы на операции, противоречащие законодательным и нормативным актам, установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных ценностей и другого имущества, нарушающие договорную и финансовую дисциплину, наносят ущерб государству, собственникам, другим юридическим и физическим лицам. Такие документы должны быть переданы главному бухгалтеру предприятия, учреждения для принятия решения.

2.17. Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования: при ручной обработке - дату записи в учетный регистр, а при обработке на вычислительной установке - оттиск штампа оператора, ответственного за их отделку.

2.18. Все документы, прилагаемые к приходным и расходных кассовых ордеров, а также документы, послужившие основанием для начисление заработной платы и других подобных выплат, подлежат обязательному погашению штампом или ручным надписью “Получено” или “Оплачено” с указанием даты (числа, месяца, года).

3. Учетные регистры

3.1. Учетные регистры - это носители специального формата (бумажные, машинные) в виде ведомостей, ордеров, книг, журналов машинограмм и т.п., предназначенные для хронологического, систематического или комбинированного накопления, группирования и обобщения информации из первичных документов, принятых к учету.

3.2. Информация учетных регистров переносится после проверки первичных документов по форме и содержанию.

3.3. Предприятия и учреждения, которые составляют учетные регистры на машиночитаемых носителях, обязаны обеспечить технические средства для их воспроизведения в удобном для чтения виде.

3.4. Ответственность за правильность регистрации информации в учетных регистрах несут лица, которые составили и подписали их.

3.5. Перенос информации с первичных документов в учетные регистры должно осуществляться по мере их поступления к месту обработки (бухгалтерия, вычислительная установка), однако не позднее срока, обеспечивает своевременную выплату заработной платы, составление бухгалтерской и статистической отчетности, деклараций и расчетов.

3.6. Формы учетных регистров, порядок записей в них, обработки и использования необходимой информации определяются соответствующими нормативными документами о порядке их применения.

3.7. Информация о хозяйственных операциях предприятия, учреждения за отчетный период (месяц, квартал, год) из учетных регистров переносится в сгруппированном виде в бухгалтерские отчеты, порядок составления которых устанавливается соответствующей инструкцией.

4. Исправление ошибок в первичных документах и учетных регистрах

4.1. В тексте и цифровых данных первичных документов, учетных регистров и отчетов подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.

4.2. Ошибки в первичных документах, учетных регистрах и отчетах, созданных ручным способом, исправляются корректурным способом, то есть неправильный текст или цифры зачеркиваются и над зачеркнутым надписывается правильный текст или цифры. Зачеркивание осуществляется одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное.

4.3. Ошибки в учетных регистрах за прошедший отчетный период исправляются способом сторно. Этот способ предусматривает составление бухгалтерской справки, в которую ошибка (сумма, корреспонденция счетов) заносится красными чернилами, пастой шариковых ручек и т.п. или со знаком “минус”, а правильная запись (сумма, корреспонденция счетов) заносится чернилами, пастой шариковых ручек и т.д темного цвета. Внесением этих данных в учетный регистр в месяце, в котором обнаружена ошибка, ликвидируется неправильная запись и отображается правильная сумма и корреспонденция счетов бухгалтерского учета.

4.4. Исправление ошибки должно быть обусловлено надписью “исправлено” и подтверждено подписями лиц, подписавших этот документ, с указанием даты исправления.

4.5. В документах, которыми оформлены кассовые и банковские операции и операции с ценными бумагами, исправления не допускается.

4.6. Порядок исправления ошибок в документах и регистрах, созданных машинным способом, устанавливается указаниями по организации бухгалтерского учета с использованием вычислительной техники.

5. Организация документооборота

5.1.3 целью упорядоченности движения и своевременного получения для записей в бухгалтерском учете первичных документов приказом руководителя предприятия, учреждения устанавливается график документооборота, в котором указываются дата создания или получения от других предприятий и учреждений документов, принятия их к учету, передача в обработку и в архив.

5.2. График документооборота на предприятии, в учреждении должен обеспечить оптимальную количество подразделений и исполнителей, через которые проходит каждый первичный документ, определять минимальный срок его нахождения в подразделении, а также способствовать улучшению учетной работы, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня его механизации и автоматизации.

5.3. График документооборота оформляется в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

5.4. Работники предприятия, учреждения создают и первичные документы, которые относятся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю выдается выписка из графика. В витязи приводится перечень документов, относящихся к функциональным обязанностям исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, к которым передаются эти документы.

5.5. Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота на предприятии, в учреждении осуществляется главным бухгалтером. Требования главного бухгалтера относительно порядка представления в бухгалтерию или на вычислительную установку необходимых документов и сведений являются обязательными для всех подразделений и служб предприятия.

6. Хранение документов

6.1. Первичные документы и учетные регистры, прошли обработку, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче к архиву .

6.2. Первичные документы и учетные регистры, прошли обработку, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрытых шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

6.3. Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, обеспечивающих их сохранность.

6.4. Порядок хранения первичных и выходных документов на машиночитаемых носителях определяется указаниями по организации бухгалтерского учета с использованием вычислительной техники.

6.5. Первичные документы текущего месяца, что прошли обработку ручным способом и относятся к соответствующему учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке, нумеруются, переплетаются и сопровождаются справкой для архива.

6.6. Сроки хранения документальных материалов, образующихся в деятельности предприятий и учреждений, утверждаются Главным архивным управлением при Кабинете министров Украины.

6.7. Хранение первичных документов и учетных регистров, которые прошли обработку и были основанием для составления отчетности, а также бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия, учреждения.

6.8. Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива предприятия, учреждения работникам других структурных подразделений может производиться только по решению главного бухгалтера.

6.9. Изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов у предприятий, учреждений может быть осуществлено только по постановлению органов дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судов, государственной контрольно-ревизионной и налоговой служб в соответствии с действующим законодательством Украины. Изъятие оформляется протоколом (актом), копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу предприятия, учреждения.

С разрешения и в присутствии представителей органов, которые осуществляют изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут снять копии и составить реестр изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия.

Если изымаются тома документов, которые недооформленные (не переплетены, не пронумерованы и т.д), то с разрешения и в присутствии представителей органов, которые проводят изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью и печатью).

Органы, что изъяли документы, обеспечивают предприятиям, учреждениям по их письменному обращением возможность сделать выписку, выписку, копию документов для выдачи справок по обстоятельствам соответствии с законодательством.

В случае возврата указанными органами документов, которые были ранее изъяты, такие документы принимаются под расписку соответствующим должностным лицом предприятия, учреждения и вместе с решением о возврате подшиваются к тем же томам, с которых документы были изъяты и в которых находятся постановления об изъятии, реестр и копии таких документов.

6.10. В случае пропажи или уничтожения первичных документов, учетных регистров и отчетов руководитель предприятия, учреждения письменно уведомляет об этом правоохранительные органы и приказом назначает комиссию для установления перечня отсутствующих документов и расследования причин их пропажи или уничтожения.

Для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется органу, в сфере управления которого находится предприятие, учреждение, а также государственной налоговой инспекции предприятиями и местному финансовому органу - учреждениями, в 10-дневный срок.