Раздел IX.

УЧЕТ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ, ЦЕННЫХ БУМАГ И РАСЧЕТНО-КРЕДИТНЫХ ОТНОШЕНИЙ

9.3. Учет кассовых операций

Осуществление кассовых операции регулируются Положением о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденным постановлением Правления НБУ от 15.12.04 № 637.

С целью обеспечения осуществления расчетов наличными деньгами предприятие должно иметь кассу, а его руководители должны ее оборудовать и обеспечить в ней надежное хранения наличных денежных средств. Если по вине руководителей не были созданы надлежащие условия для обеспечения сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке, то они несут за это ответственность в установленном действующим законодательством Украины порядке.

Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному предприятию, запрещается.

Согласно Положения предприятия и индивидуальные предприниматели имеют право осуществлять расчеты между собой, а также с физическими лицами - гражданами как в наличной, так и в безналичной форме. Наличность может использоваться как с выручки, так и полученная из банка.

Предельная сумма платежа наличностью одного предприятия (индивидуального предпринимателя) другому в течение одного дня по одному или нескольким платежным документам устанавливается постановлениями НБУ. По состоянию на 1 января 2007 года она составляла 10 тыс. грн. При этом количество предприятий (индивидуальных предпринимателей), с которыми проводятся расчеты, в течение дня не ограничивается.

Согласно с Положением о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине предприятия самостоятельно устанавливают лимит остатка наличных денег в кассе. Лимит остатка наличности в кассе - предельный размер наличности, который может оставаться в кассе предприятия на конец рабочего дня. При установлении (пересмотре) лимита кассы учитывается режим и специфика работы предприятия, удаленность его от банков, объемы кассовых оборотов, установленных сроков сдачи наличности, продолжительность операционного времени банка, наличия договоренности предприятия с банком на инкассацию и т.д.

Для установления лимита остатка наличности в кассе делается расчет по установленной форме. Перед составлением расчета предприятие анализирует кассовые обороты за последние 12 месяцев, из которых выбирает три месяца подряд, в которых объем кассовых операций был наибольшим. Размер лимита устанавливается в сумме, которая нужна для обеспечение работы предприятия в начале рабочего дня, но не более размера среднедневного поступления или среднедневной выдачи (кроме выплат, связанных с оплатой труда, стипендий, пенсий, дивидендов) наличных за выбраны три месяца. Для предприятий, расположенных в населенных пунктах, где нет банков или операторов почтовой связи, максимальная величина лимита наличности в кассе - пятикратный размер среднедневных поступлений наличности (за три любых месяца подряд из последних двенадцати). Рассчитанная сумма лимита утверждается приказом или распоряжением по предприятию.

Вновь созданные предприятия на первые три месяца лимит остатка наличности в кассе устанавливают на основе прогнозных расчетов. После окончания этого срока в течение 2-х недель лимит пересматривается на основе фактических показателей. Аналогичный порядок установление лимита остатка наличных денег в кассе и для предприятий, которые начинают новый для себя вид деятельности.

В случае не установления лимита по любой причине, лимит остатка наличности в кассе считается равным нулю.

Всю наличность сверх установленных лимитов остатка наличности в кассе предприятия обязаны сдавать в порядке и сроки, установленные договором на расчетно-кассовое обслуживание, для зачисления на их счета.

При назначении на работу кассира руководитель обязан ознакомить его с Положением о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, и заключить с ним договор о полной материальной ответственности за сохранность всех принятых им ценностей и за всякий ущерб причиненный предприятию в результате умышленных действий, недобросовестного или некачественного отношения к своим обязанностям. В соответствии с письмом НБУ “О порядке сопровождения ценностей и кассиров предприятий” от 25.02.97 № 11-207/37-1360 выдача денежных средств кассирам предприятий в сумме свыше 5 тыс. грн. осуществляется только при предъявлении документов о наличии надлежащей охраны и автотранспорта.

Для оформление кассовых операций приказом Министерства статистики Украины от 15.02.96 № 51 утверждены следующие формы учетной документации:

- КО-1 “Приходный кассовый ордер” (документ строгой отчетности);

- КО-2 “Расходный кассовый ордер”;

- КО-3 “Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов” (журнал открывается отдельно на приходные и расходные кассовые документы);

- КО-За “Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов”;

- КО-4 “Кассовая книга” (документ строгой отчетности);

- КО-5 “Книга учета принятых и выданных кассиром денег”.

Кредитовые обороты по кассе отражаются в журнале-ордере № 1, а дебетовые - в ведомости № 1.1 к нему. Операции с наличными денежными средствами отражают на балансовом счета № 30 “Касса” и субсчетах к этому счету 301 “Касса в национальной валюте” и 302 “Касса в иностранной валюте”.

Прибыльные кассовые ордера подписывает главный бухгалтер, а расходные, кроме того, руководитель. Все кассовые ордера после их исполнения подписываются кассиром, а на приложенных к ним документах ставится штамп или надпись “Оплачено” с указанием даты (число, месяц, год). Помарки, подчистки или исправления в кассовых документах не допускаются. Приходные и расходные ордера регистрируются в отдельных журналах регистрации.

Зарплата и другие выплаты выдаются кассиром на основании платежных ведомостей, подписаны их составителями, главным бухгалтером и руководителем. Неизданные течение 3-х дней средства, относятся к фонду оплаты труда, депонируются. Выдача денег лицам, которых нет в списочном составе предприятия, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров.

Лица, получившие наличные деньги под отчет (в т.ч. командировки), обязаны подать в бухгалтерии предприятия или централизованную бухгалтерию отчет об израсходованных суммы. Наличность, выданная под отчет на командировку но нерастраченная, должно быть возвращена в кассу предприятия не позднее 3 рабочих дней после окончания командировки, на закупку сельскохозяйственной продукции, продуктов ее переработки и заготовку вторичного сырья, кроме металлолома - в течение десяти рабочих дней со дня выдачи наличности под отчет, а издана и не потраченная на хозяйственные нужды должна быть возвращена в кассу, не позднее следующего дня.

Наличные, что выданная под отчет, но не потрачена и не возвращена вовремя в кассу предприятия, начиная со следующего дня после окончания указанных сроков включается в суммы фактического остатка наличности в кассе на конец дня. Полученная в результате сумма сравнивается с установленным лимитом остатка наличности в кассе.

Кассовая книга ведется на основании приходно-расходных документов. Она нумеруется, прошивается и опечатывается. Записи в кассовой книге ведутся через копировальную бумагу в двух экземплярах по каждому приходному и расходному документу ежедневно, с выведением сальдо на конец дня. Кассир оставляет У себя кассовую книгу, а второй экземпляр из кассовой книги вместе с документами, которые оправдывают поступления и расходы, передает на подпись в бухгалтерию.

Кассовые документы за последние 12 месяцев хранятся 36 месяцев по окончании года под ответственностью материально-ответственного лица, на которое возложено хранение документов. Справки по кассовым документам выдаются по требованиям за подписью главного бухгалтера или его заместителя. Вынос из помещения касс папок с кассовыми документами разрешается только в отдельных случаях при условии письменного разрешения руководителя предприятия. К концу рабочего дня документы должны быть обязательно возвращены в кассу.

С периодичностью, установленной нормативными документами предприятия, могут проводиться неожиданные ревизии (инвентаризации) кассы комиссией, назначенной руководителем, с покупюрным пересчетом всех денег и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. После завершения ревизии комиссией составляется акт, в котором, в случае выявления недостачи или излишка ценностей в кассе, указывается сумма недостачи или излишка и обстоятельства их возникновения, а также решение руководителя предприятия.

Высшие организации (при их наличии) на всех подведомственных предприятиях, а также аудиторы (аудиторские фирмы) в соответствии с заключенными соглашениями при проведении документальных ревизий обязательно проводят инвентаризацию кассы и проверяют соблюдение порядка ведения кассовых операций. В хозяйственных обществах, если это предусмотрено их уставом, такие ревизии проводят ревизионные комиссии.

Проверки соблюдение порядка ведения операций с наличными деньгами осуществляют органы государственной налоговой службы Украины, государственной контрольно-ревизионной службы Украины, Министерства внутренних дел, финансовые органы в соответствии с их компетенции.

Недостатка наличных возмещаются за счет кассира, излишки - приходуются с включением в валовые доходы.

При недостачи денежных средств в кассе корреспонденция счетов такова: недостаток проводят по дебету счета 947 “Недостачи и потери от порчи материальных ценностей” и кредиту счета ЗО “Касса”. Далее делается проводка по дебету счета 375 “Расчеты по возмещению причиненных убытков” и кредиту счета 716 “Возмещение ранее списанных активов”. При внесении кассиром суммы недостачи в кассу делается проводка по дебету счета ЗО и кредиту счета 375.

По нарушение норм по регулированию обращения наличности предприятиями всех форм собственности, а также физическими лицами - гражданами Украины, иностранными гражданами, лицами без гражданства, которые являются субъектами предпринимательской деятельности Указом Президента Украины “О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличности” от 12.06.95 № 436/95 предусмотрены следующие финансовые санкции в виде штрафа¹:

- за превышение установленных лимитов остатка наличности в кассах - в двукратном размере сумм выявленной сверхлимитной наличности за каждый день;

- за неоприходование (неполное и/или несвоевременное оприходование) в кассах наличности - в пятикратном размере неоприходованной суммы;

- за превышение установленных сроков использования выданной под отчет наличности, а также за выдачу наличных средств под отчет без полной отчетности относительно ранее выданных средств - в размере 25 % выданных под отчет сумм;

- за проведение наличных расчетов без представления получателем средств платежного документа (товарного или кассового чека, квитанции к приходному ордеру, другого письменного документа), который бы подтверждал уплату покупателем наличных средств, - в размере уплаченных средств.

Штрафные санкции за нарушение правил обращения наличности имеет право накладывать налоговая служба.

Кроме того, в соответствии со статьей 164⁴ Кодекса Украины об административных правонарушения, за несвоевременную сдачу наличных в банк торговыми организациями на лиц, ответственных за сдачу выручки, налагается штраф в размере от 17 до 88, а при повторном случае в течение последних 12 месяцев - в размере от 43 до 175 необлагаемых минимумов доходов граждан. Штраф накладывают административные комиссии органов местного самоуправления.

По несвоевременное и недоброкачественное проведение инвентаризации денежных средств и материальных ресурсов на виновных лиц, в соответствии со статьей 164² Кодекса Украины об административных правонарушениях, может налагаться штраф в размере от 8 до 15, а при повторных в течение 12 месяцев случаях - в размере от 10 до 20 необлагаемых минимумов доходов граждан.

В случае недостатка средств предприятия для закупки материальных ценностей оно может их одалживать у физических лиц с их последующим возвратом.

Основные проводки, связанные со счетом “Касса”, приведены в табл. 9.3.

Таблица 9.3.

Основные проводки, связанные со счетом “Касса в национальной валюте”

______________________________________

1 ВХСУ в постановлении от 14.08.2001 г. по делу 17-3-13-6047 признал неправомерным ответственность за нарушения, определена Указом.