Раздел 7. Письменная деловая речь

7.3. Справочно-информационные документы

Служебное письмо

Служебное письмо - это документ, по помощью которого происходит письменное общение между учреждениями, организациями и лицами.

Письма, требующие Письма, не нуждаются

ответы ответы

просьба предупреждения

обращение напоминание

предложения подтверждение

запросы отказа

требования распоряжения

гарантийные

информационные

Реквизиты:

• штамп;

• название организации-адресата;

• номер;

• текст, состоящий из двух частей:

1) описание фактов или событий, которые послужили основанием для написания письма;

2) выводы и предложения;

• дата;

• подпись;

• печать.

Обязательные реквизиты письма

Общепринятые правила в деловом переписке

(По материалам: Универсальный справочником-практикумом из деловых бумаг / С.П. Бибик, І.Л.Махно, Л.А. Пустовит, Г.М. Сюта. -К.: Доверие УПВУ “Родная речь”, 1997. - С. 311-312)

• Служебные письма пишут на чистом бланке или листе бумаги только с его лицевой стороны.

• В международной практике писать длинные письма не принято, но если письмо больше чем на одну страницу, то в конце листа нужно поставить “продолжение следует ”.

• Служебные письма печатаются на машинке, компьютере, передаются по факсу, ширина поля с левой стороны - не менее от 2 см. Сам текст письма печатается через 2 или 1,5 интервала. Абзац с крайнего строки - 5 интервалов, а обращение до адресата пишется без абзаца.

• Исходная информация официального характера не должна содержать каких-либо пометок, инициалов исполнителя, номеров телефонов и т.д. Отметки допустимы только на 2-м или 3-м экземпляре письма, что остается в учреждении, органе, организации и т.д.

• В тексте письма не допускаются исправления, подчистки.

• Конверты должны быть соответствующего размера. Траурные конверты (с черной прокладкой внутри) принято использовать только по назначению.

• Резолюции на всех видах входящей корреспонденции делаются карандашом или на отдельных листах бумаги и прикалывался.

• Письмо складывается текстом вовнутрь. Важнейшие деловые письма желательно не перегибать, а отправлять в больших плотных конвертах. Менее официальные письма можно составлять.

• В поздравительных открытках, по этикетом, подпись принято ставить только на официальном поздравлении. Личная открытка должна иметь хотя бы несколько строк.

На телеграфный запрос следует дать ответ в течение трех дней, на письмо - в течение 10 дней. Если запрос требует детального рассмотрения, то в течение трех дней следует сообщить, что письмо принято к сведению и дать окончательный ответ в течение 30 дней.

Всегда нужно помнить: безупречно оформленная деловая корреспонденция - это свидетельство вашего уважения к адресата.

Письма, которые присылают учреждения, печатаются на бланках.

Типы служебных писем

1. Письмо-подтверждение дает возможность сообщить некоторые необходимые детали дела, о котором идет речь.

2. Письмо-запрос - это коммерческий документ, своеобразное обращение “покупателя” к “продавцу” с просьбой предоставить подробную информацию о необходимый товар или определенные услуги или же отправить предложения на поставку товара.

Как правило, запросы делают на основе проспектов, каталогов, информации, полученной на ярмарках, выставках, с рекламных объявлений в средствах массовой информации.

3. Письмо-ответ на запрос - это такая форма деловой корреспонденции, которая требует ответа.

В зависимости от ситуации вы можете пообещать отправить предложение на поставку товара, отказать в поставке, принять запрос на рассмотрение, предложить изменить условия запроса, направить оферту т.д.

Оферта - это письменное предложение товара, которую делает продавец покупателю. В нем выражается желание или готовность заключить сделку купли-продажи на условиях, указанных в предложении. В международной торговле различают два вида оферт - твердую и свободную.

Твердую оферту продавец оформляет на определенную партию товара только одному покупателю. При этом указывается срок, в течение которого продавец связан своим предложением. Этот срок называется опционом. Если покупатель безоговорочно принимает все условия оферты, продавец обязан поставить товар на предложенных им условиях. Иначе он отвечает за возможные убытки покупателя.

Свободная оферта обязательно содержит название товара, количество или объем поставки, цену товара, срок поставки, условия платежа. Могут быть указаны также способ упаковка и маркировка, санкции за нарушение того или иного пункта и другие данные.

4. Письмо-ответ на просьбы и предложения. Получив письмо с конкретным предложением или просьбой, вы должны сделать выбор и сказать да или нет, согласиться или отказать.

5. Письмо-просьба - это обращение к своих партнеров, клиентов, спонсоров и т.д.

6. Письмо-напоминание - это письмо, которое содержат один из самых неприятных и психологически тяжелых моментов делового переписка: напоминание клиентам о необходимости оплатить просроченные платежи или счета.

7. Рекламационные письма и Письма-претензии связанные с предъявлением претензий партнеру, который нарушил условия заключенного соглашения и выполнил некачественно или совсем не выполнил возложенные на него обязанности.

8. “Сердитые” письма. Ответы на них по принципу “зуб за зуб” будут абсолютно неуместны. Проанализировав ситуацию, вы, бесспорно, сможете дать корректный, аргументированный ответ.

9. Сопроводительные письма. Письма такого типа направляются вместе с коммерческими документами (счетом-фактурой, накладными, чеками) или же при пересылке чертежей, каталогов, проспектов, прейскурантов, буклетов, образцов новых товаров и т.д и призваны информационно сопровождать их.

10. Рекомендательные письма. Ситуации, когда вам необходимо заручиться солидной рекомендацией или, наоборот, дать рекомендацию кому-то, могут быть очень разными: ходатайство о должности, устройства на новую ответственную работу, представление на получение стипендии или Гранта и т.д.

Рекомендательное письмо может содержать такие клише:

Знаком с п._________ уже более 15 лет.

Знаю п.___________________ со времен обучение в университете.

П.______________ знаком со времени его поступления в Академию.

П.___________ работает в нашем отделе с________ года.

Хорошо знаю п. ____________ как опытного, квалифицированного работника.

Знаком с п.____________ не достаточно долго, но за это время он зарекомендовал себя как способный, перспективный служащий.

Знаю п.____________ как отзывчивую, добрую человека.

11. Письма-приглашения. Приглашение давно уже стали неотъемлемым атрибутом делового этикета, потому что от них может зависеть успех дела.

12. Письмо-поздравление. Если вы хотите, чтобы ваши дела процветали, а вас высоко ценили как надежного делового партнера, с которым всегда приятно сотрудничать, используйте малейшую возможность для выявления внимания своих партнеров или коллег. Покажите, что вы не равнодушны к их успехов и радуетесь вместе с ними. Ведь вам тоже приятно получать поздравления с праздниками успешным завершением дела.