ПРИЛОЖЕНИЯ

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Типовые образцы организационно-методических

документов системы правовой защиты

коммерческой тайны предприятия

ПОЛОЖЕНИЕ

о разрешительной системе доступа сотрудников предприятия

и представителей сторонних организаций к сведениям,

которые составляют коммерческую тайну предприятия

СОДЕРЖАНИЕ

1. Общие положения.

2. Права и обязанности должностных лиц в отношении доступа сотрудников предприятия к документов, сведений и специзделий, содержащих коммерческую тайну.

3. Права и обязанности подразделения безопасности в отношении доступа сотрудников предприятия к коммерческим секретам.

4. Полномочия должностных лиц относительно доступа сотрудников к документам и сведениям, которые составляют коммерческую тайну.

5. Общие требования к оформлению доступа сотрудников к документам и сведениям, которые составляют коммерческую тайну.

6. Порядок выдачи документов, содержащих коммерческую тайну, на рабочие места сотрудников.

7. Порядок доступа к документам категории “КТ-особенно важно”.

8. Порядок доступа сотрудников к документам оперативного переписки.

9. Порядок размножения и адресование документов, которые составляют коммерческую тайну, в наружные организации и подразделения предприятия.

10. Порядок доступа к документам и сведений, которые содержат коммерческую тайну, представителей сторонних организаций.

11. Порядок доступа на совещания и заседание для обсуждения коммерческих секретов.

1.общие положения

1.1. Данное положение разработано в соответствии с требованиями Хозяйственного кодекса, законов Украины “О прокуратуре”, “О милиции”, “О службе безопасности Украины”, “О государственной налоговую службу Украины” с целью обеспечения правомерного доступа сотрудников предприятия и других лиц, указанных в Положении, к сведениям, документов и работ, которые составляют коммерческую тайну предприятия.

1.2. Под доступом понимается письменно оформленное разрешение руководителя предприятия или иного уполномоченного должностного лица предприятия на работу или ознакомления с конкретными сведениям, которые составляют коммерческую тайну, сотрудников предприятия и представителей сторонних организаций.

1.3. Доступ сотрудников предприятия документов и сведений, которые содержат коммерческую тайну, считается правомерным, если сотрудник:

- имеет оформленное в установленном порядке право на допуск к документам и сведениям, которые содержат коммерческую тайну предприятия;

- предназначен приказом на соответствующую должность и в соответствии со своими функциональными обязанностями должен иметь допуск к документам и сведений, содержащих коммерческую тайну;

- прошел инструктаж относительно общих правил сохранения коммерческих секретов и дал обязательство о неразглашении коммерческой тайны;

- ознакомлен с “Положением о коммерческой тайне предприятия” и усвоил его (проверку осуществляет руководитель подразделения безопасности);

- прошел дополнительный инструктаж у руководителя подразделения, в который он назначен или уже работает, о соблюдение требований по сохранности конфиденциальной информации по перечню конкретных особенностей подразделения и своих служебных обязанностей.

Доступ лица, не являющегося сотрудником предприятия, считается правомерным, если она:

- имеет документ, подписанный руководителем учреждения (партнером, отделом милиции, СБУ и др.), который подтверждает необходимость ознакомления лица с определенными документами и сведениями, содержащими коммерческую тайну;

- лицо ознакомлено с общими правилами режима на предприятии и согласна подписать соглашение о конфиденциальность.

1.4. Руководители предприятия и его структурных подразделений, которым предоставлено право допускать сотрудников к сведений, которые составляют коммерческую тайну, несут личную ответственность за соблюдение правомерности доступа этих сотрудников к документам и сведений.

1.5. Неправомерное ознакомление сотрудников с документами и сведениями, содержащими коммерческую тайну, рассматривается как разглашение конфиденциальной информации и влечет за собой ответственность, предусмотренную законодательством Украины.

1.6. За разглашение коммерческой тайны, утрату документов, специзделий и продукции, в которых содержится подобная информация, а также за нарушение требований “Положения о коммерческой тайну предприятия” в случаях, когда в результате этого нанесен существенных материального ущерба предприятию, виновные лица могут быть привлечены к уголовной ответственности в связи с действующим законодательством Украины.

1.7. Контроль за соблюдением требований данного Положения возлагается на руководителя подразделения безопасности, руководителей структурных подразделений предприятия, в которых могут находиться сведения, что составляют коммерческую тайну.

2. Права и обязанности должностных лиц относительно доступа сотрудников предприятия к документов, сведений и специзделий,

которые содержат коммерческую тайну

(если не оговорено специально, имеются в виду заместители руководителя предприятия, начальники управлений, отделов, цехов, лабораторий, их заместители, руководители внешнеэкономических и других структур)

2.1. Должностные лица имеют право:

- допускать в установленном предприятии порядке конкретных документов, информации, образцов изделий, содержащих коммерческую тайну, сотрудников, если это вызвано прямой служебной необходимостью;

- отменять предоставленные подчиненными руководителями разрешения на ознакомление с документами и сведениями, которые составляют коммерческую тайну;

- вносить в подразделение безопасности или руководителям предприятий предложения относительно усовершенствования разрешительной системы с целью более оперативного использования конфиденциальной информации при решении служебных задач;

- ставить перед руководителем предприятия вопрос о поощрении подчиненных сотрудников, которые обнаружили инициативу в пресечении действий сотрудников, которые нарушают требования данного Положения и “Положения о коммерческой тайне предприятия”.

2.2. Должностные лица обязаны:

- допускать сотрудников к коммерческой тайне только в соответствии с требованиями данного Положения;

- своевременно информировать подразделение безопасности об изменениях объема и (или) содержания документов и сведений, которые составляют коммерческую тайну, необходимые им для выполнения служебных обязанностей. Не допускать адресования документов подчиненным сотрудникам до переоформления их обязанностей;

- знать состав и содержание номенклатурных дел по тематике своего подразделения, при адресовании отдельных документов в дела учитывать возможность доступа к ним тех лиц, у которых нет необходимости ознакомиться с делами в целом;

- отслеживать действительную необходимость доступа сотрудников к коммерческим секретам, не допуская случаев их неоправданного ознакомления с теми документами и сведениями, которые непосредственно не касаются служебных обязанностей сотрудников;

- обеспечивать ознакомление с конфиденциальной информацией деловых партнеров лишь в пределах проведение деловых коммерческих переговоров, или предварительного обсуждения возможности, или изучение целесообразности заключения договоров и контрактов;

- вести воспитательную и разъяснительную работу с целью предупреждения утечки коммерческих секретов. Проводить специальные инструктажи сотрудников с учетом конкретных условий работы в подразделениях;

- пресекать действия подчиненных сотрудников, которые могут привести к нарушению установленного порядка сохранения коммерческих секретов и данного Положения;

- своевременно ставить перед руководителем предприятия вопрос о наказании лиц, которые проявляют халатность или пренебрегают требованиями режима, вплоть до лишения права работы с документами и сведениями, которые составляют коммерческую тайну.

3. Права и обязанности подразделения безопасности в отношении доступа сотрудников предприятия к коммерческих секретов

3.1. Подразделение безопасности имеет право:

- ставить перед руководством вопрос о неправомерности доступа, который разрешен конкретном сотруднику нижестоящими руководителями, и не выдавать ему документы, которые содержащих коммерческую тайну; не допускать его на совещания, на которых обсуждаются конфиденциальные коммерческие интересы предприятия до полного выяснения вопроса;

- ставить перед руководством вопрос о неправомерности адресования руководителями подразделений документов, содержащих коммерческую тайну, во внешние организации (или в подразделения предприятия) и не отправлять эти документы до полного выяснения вопрос;

- требовать письменных разъяснений от сотрудников, которые допустили нарушения требований настоящего Положения;

- ставить перед руководством вопрос о поощрении работников, которые проявляют инициативу в обезвреживании действий лиц, которые нарушают требования настоящего Положения и Положения “О коммерческую тайну предприятия”

3.2. Подразделение безопасности обязан:

- контролировать правомерность доступа конкретных сотрудников в конкретных документов и сведений, которые составляют коммерческую тайну;

- контролировать правильность размножения и рассылки документов, содержащих коммерческую тайну, в другие предприятия и учреждения (в том числе и партнерам) и переадресацию документов в другие подразделения предприятия, не допуская необоснованного адресование таких документов в организации (подразделения предприятия), которые не имеют к ним прямого отношения;

- пресекать действия сотрудников, которые могут привести к нарушению требований действующих нормативных документов по обеспечению сохранности конфиденциальных коммерческих интересов предприятия;

- вместе с должностными лицами обнаруживать информацию, которая не включена в “Перечень сведений, которые составляют коммерческую тайну” с тем, чтобы своевременно принять меры по сохранение такой информации, не допустить доступа к ней сотрудников, которые не имеют к ней отношения;

- изучать эффективность и достаточность принимаемых мер для обеспечения необходимого режима работы с коммерческими секретами на рабочих местах сотрудников;

- требовать от руководителей подразделений осуществлять в установленные сроки корректировки всех ранее оформленных разрешений на допуск подчиненных к работе с коммерческими секретами и участвовать в этой работе;

- ознакомиться с всеми приказами и распоряжениями, которые связаны с изменениями должностных и функциональных обязанностей сотрудников;

- учитывать допущенные нарушения режима обеспечения сохранности коммерческих секретов, замечания и предложения по его усовершенствованию, анализировать их и принимать соответствующих мероприятий;

- своевременно ставить перед руководством предприятия вопрос о привлечении к ответственности лиц, которые проявляют халатность или пренебрегают требования по обеспечению режима сохранение коммерческих секретов, практически до не допуска на право работы с документами и сведениям, которые составляют коммерческую тайну.

4. Полномочия должностных лиц относительно доступа сотрудников к документам и сведениям, которые составляют коммерческую тайну

Допускать сотрудников к документов и сведений, которые составляют коммерческую тайну, имеют право:

- руководитель предприятия - до всех документов и сведений, которые составляют коммерческую тайну по всем вопросам деятельности предприятия - всех сотрудников;

- заместители руководителя и другие руководители предприятия - к документов и сведений, которые составляют коммерческую тайну, согласно их функциональных обязанностей - всех сотрудников;

- начальники (заведующие) отделов, цехов, самостоятельных лабораторий, руководители СКТБ (специальное конструкторско-технологическое бюро), ОКТБ (особое конструкторско-технологическое бюро), научные руководители НИОКР - к документов и сведений, которые составляют коммерческую тайну, собственниками которых они являются - своих подчиненных сотрудников. Отдельные руководители, согласно утвержденного списка, имеют это право в отношении представителей сторонних организаций;

- начальники лабораторий, групп, которые входят в состав отделов - в отношении документов, которые содержащих коммерческую тайну, и разработанные этим подразделением, а также документов, поступивших на их имя - только подчиненным работникам.

5. Общие требования к оформлению доступа сотрудников к документам и сведениям, которые составляют коммерческую тайну

5.1. Документальное (письменное) оформление доступа может осуществляться такими способами:

- составлением именных списки, в которых указываются фамилии, имена и отчества, занимаемые должности, категории документов и сведений, с которыми разрешается работать сотруднику (списки на право пользования делами, на право участия в совещаниях при обсуждении коммерческих секретов и прочее);

- в виде распорядительных надписей (резолюций) на самих документах;

- составлением должностных списков с перечнем должностей и объема конкретных документов и информации, которыми необходимо пользоваться тем или другим лицам;

- составлением перечня конкретных документов, которые утверждаются руководителем предприятия, и с которыми разрешается знакомить конкретных сотрудников без наличия распорядительного надписи.

5.2. Каждое разрешение должен иметь дату его оформление.

Действие оформленных разрешений пересматривается не менее двух раз в год.

5.3. В розпорядницькому надписи на документе о праве на ознакомление круга лиц руководитель должен, при необходимости, определить ограничения в доступе конкретных сотрудников к сведений, изложенных в документе, и определить ответственных за выполнение документа.

5.4. Реализация прав руководителей относительно доступа сотрудников к документам и сведений, составляющих коммерческую тайну, осуществляется под контролем подразделения безопасности.

Именные и должностные списки, списки конкретных документов (см. п.5.1) визируются подразделением безопасности, виза которого подтверждает правомерность доступа определенных сотрудников к конкретным документов и сведений.

Работник подразделения безопасности перед выдачей сотруднику документов согласно списков или их допуска на совещание с обсуждением коммерческих секретов проверяет:

- наличие разрешения, подписанного соответствующим руководителем, и срок его действия;

- соответствие рабочего места сотрудника режимным требованиям (см. п. 6) при выдаче документов на рабочие места.

Перед выдачей сотрудникам документов с распорядительными надписями на них работник подразделения безопасности проверяет полномочия конкретного руководителя в отношении доступа и правомерность доступа сотрудников.

5.5. Руководитель подразделения безопасности аннулирует разрешение на выдачу документов и сведений, составляющих коммерческую тайну, сотруднику, должностные или функциональные обязанности которого были изменены приказом или распоряжением руководителя предприятия, если в этом приказе или распоряжении не оговорено, что в связи с новыми обязанностями сотруднику необходимые документы и сведения, к которым он был ранее допущен.

6. Порядок выдачи документов, содержащих коммерческую тайну, на рабочие места сотрудников

6.1. Документы могут быть выданы на рабочие места сотрудников при условии отсутствия в этих помещениях лиц, которые не имеют права доступа к этим документам.

6.2. В служебные кабинеты руководителя предприятия, его заместителей могут быть выданы какие-либо документы по их возвратом в конце дня в подразделение безопасности.

6.3. Список помещений, в которые разрешается выдавать документы, которые составляют коммерческую тайну, визируется подразделением безопасности и утверждается одним из руководителей предприятия.

7. Порядок доступа к документам категории

“КТ-особой важности”

7.1. К таким документам относятся сводные годовые и перспективные планы коммерческой деятельности, отчеты об их исполнение программы и календарные планы выпуска продукции, другие важные сведения. Отнесение таких документов к категории “КТ-особой важности” определяют руководитель предприятия, его заместители (в соответствии с функциональными обязанностей), о чем делается распорядительный надпись на самом документе. На этих документах подразделение безопасности ставит штамп “КТ-особой важности”.

7.2. Такие документы могут быть выданы только по письменному разрешению руководителя предприятия, его заместителей (согласно функциональных обязанностей) и визой руководителя подразделения безопасности.

В таком же порядке осуществляется снятие копий и выписок из документов “КТ-особой важности”.

7.3. Сводные планы коммерческой деятельности, отчеты об их выполнении и другие важные документы берутся на инвентарный учет и в дела не подшиваются.

8. Порядок доступа исполнителей к документов

оперативного переписки

8.1. Документация, содержащая важную конфиденциальную коммерческую информацию, письма организаций-партнеров докладываются руководителю предприятия.

8.2. Отдельные документы, в соответствии перечня, утвержденного руководителем предприятия, могут передаваться подразделением безопасности непосредственно исполнителю, минуя его руководителя.

Перечень таких документов состоит руководителями отделов, цехов и самостоятельных лабораторий вместе с подразделением безопасности и утверждается руководителем предприятия или его заместителем.

8.3. Входящие документы могут быть выданные исполнителю на основании распорядительного надписи на самом документе должностных лиц предприятия в соответствии с их полномочиями (см. п. 4).

8.4. С копиями исходящих документов сотрудники (кроме непосредственных исполнителей документов и лиц, визирующих их), могут быть ознакомлены с разрешения должностных лиц в соответствии с их полномочиями (см. п. 4).

9. Порядок размножения и адресования документов,

составляющих коммерческую тайну,

во внешние организации и подразделения предприятия

9.1. Разрешение на размножение, с указание о количестве экземпляров документов, составляющих коммерческую тайну, дает должностное лицо, имеющее полномочия допускать исполнителей до сих документов.

Размножение документов осуществляется в строго определенном количестве экземпляров, действительно необходимых для производственной хозяйственной и иной деятельности.

9.2. Необходимость рассылки документов и их адресования определяет руководитель подразделения. Направляться документы должны только те внешние организации или подразделения предприятия, что имеют непосредственное отношение к сведениям, содержащимся в адресованном документе.

9.3. Необходимость размножения подтверждается подписью руководителя подразделения безопасности.

9.4. Все документы, направляемые во внешние организации или передаются в подразделения предприятия, визируются руководителем подразделения безопасности, который в таких случаях проверяет:

- правильность адресования документа конкретным руководителем;

- наличие в документе лишних сведений, сообщения о которых не вызвано прямой производственной или иной необходимостью;

- правильность определение грифа конфиденциальности документа и необходимость количества экземпляров, которые рассылаются.

9.5. Работник подразделения безопасности перед отправкой таких документов проверяет наличие всех необходимых подписей и виз на документе, в том числе визы руководителя подразделения безопасности.

10. Порядок доступа представителей сторонних организаций с документов и сведений, содержащих коммерческую тайну

До представителей сторонних организаций относятся:

- сотрудники других учреждений, предприятий, организаций, прибывающих на предприятие в связи с вопросами его основной деятельности;

- представители органов суда, прокуратуры, милиции и других органов, имеющих право контроля или проверки тех или иных аспектов деятельности предприятия; их права, компетенция и ответственность за сохранение коммерческой тайны предприятия определяются Хозяйственным кодексом Украины, законами Украины “О прокуратуре”, “О службе безопасности Украины”, “О милиции”, “О государственной налоговой службе Украины” и т.д.

10.1. Указанные лица могут быть ознакомлены с документами и сведениями, которые составляют коммерческую тайну, руководителем предприятия или его заместителями (в пределах их функциональных обязанностей) при наличии письменного запроса руководителей сторонних организаций, постановления о возбуждении уголовного дела, ордера прокурора на проведение обыска или выемки. Разрешительная надпись должен четко определять круг вопросов документов, с которыми стоит ознакомить посетителей предприятия.

Руководитель отдела, цеха, лаборатории на основании разрешительной надписи определяет работника, которому поручается принять посетителя предприятия, и перечень документов, с которыми его можно ознакомить. Правомерность выдачи документов подтверждается руководителем службы безопасности.

10.2. Представителям правоохранительных и других органов, имеющих право контроля за деятельностью предприятия, документы и сведения, содержащие коммерческую тайну, могут быть выданы в установленном законодательством Украины порядке и в соответствии с положением о коммерческую тайну предприятия и правил ее хранения.

10.3. Ознакомление указанных лиц с коммерческими секретами осуществляется в присутствии работника предприятия. Эти лица обязаны расписаться об ознакомлении на документе, с которым они были ознакомлены, и подписать соглашение о конфиденциальности с посетителем предприятия.

10.4. Сотрудникам предприятия категорически запрещается знакомить посетителей с лишними документами и сведениями, содержащими коммерческую тайну, которые выходят за круг вопросов, определенных руководителем предприятия.

11. Порядок доступа лиц на совещания и заседания

для обсуждение коммерческих секретов

Доступ должностных лиц на различные совещания и заседания, на которых обсуждаются вопросы, связанные с коммерческой тайной (за исключением рабочего обсуждения таких вопросов), в том числе и приглашенных представителей других учреждений, осуществляется по списку с указанием вопросов, в обсуждении которых разрешено принять участие каждому участнику совещания.

Изменения в списках участников совещания могут вноситься только руководителем предприятия или его заместителями.

Список визируется руководителем подразделения безопасности.

Подразделение безопасности предприятия

С Положением должны быть ознакомлены все сотрудники предприятия, имеющие отношение к работ, документов и сведений, которые составляют коммерческую тайну предприятия.