Раздел 6. Устная деловая речь

Ключевые слова:

• деловое общение,
• речевое этикет,
• монолог,
• диалог,
• полилог,
• публичный выступление,
• невербальные средства общение.

Устная речь как составляющая часть делового общения

Деловая речь имеет выражение в устной и письменной форме. Устная форма литературного языка - это речь, которая звучит и рассчитана на слуховое восприятие, а письменное - это речь, зафиксированная на письме и рассчитана на зрительное восприятие. Устная речь - это диалогическая или полілогічна речь, письменная речь - это в основном монолог. Письменная речь отличается от устной речи на всех языковых уровнях (лексическом, морфологическом, синтаксическом и т.д.). В писемному речи лексика добирается с большим вниманием. В устной речи широко используются дополнительные средства высказывания (невербальные средства общения - мимика, жесты, движения частями тела, интонация и др.), которые предоставляют языке стройности, убедительности. Однако этими средствами не стоит злоупотреблять в процессе делового общения.

Устная деловая речь (отчет, переговоры и т.п.) принадлежит к более сложной формы устной речи по сравнению с разговорным стилем. Это вещание имеет много лексических и грамматических особенностей письменно-литературного языка.

Иржи Томан считает, термин “совещание” целесообразно употреблять лишь тогда, когда участники действительно советуются, когда обмениваются взглядами и совместно приходят к определенным выводам.

Оптимальное количество участников совещания - 10-12 человек.

Если количество участников превышает 16-18 человек, то не все смогут принять активное участие в обсуждении. Если участников больше двадцати, то надо подумать, не лучше поделить их на две группы для обсуждения выбранной темы, а затем объединить выводы обеих групп.

Результаты совещания зависят прежде всего от председателя, который руководит ею, от того, насколько он сумеет подготовить совещание и направить ее участников на дискуссию.

При умелом руководстве совещание достигнет весомых результатов даже тогда, когда уровень знаний ее участников не очень высокий.

Председатель должен уметь уверенно руководить обсуждением поставленных вопросов, давать участникам возможность высказаться, поощряя их к разговору.

Или будете хорошо дискутировать, или умело руководить совещанием.

Не вмешивайтесь в дискуссию ради того, чтобы высказать свои взгляды; управляйте ею и направляйте ее в нужное русло вопросами, уточнениями, поощряйте присутствующих к участию в ней. Искусный председательствующий умеет анализировать замечания и реплики, замечать в них новые мысли, видеть расхождения во взглядах. Он поможет участникам обсудить детали, если нужно, устранить недоразумения, прийти к согласию.

Председатель совещания должен быть тактичным и выдержанным.

Голова должна деликатно вмешаться и направить дискуссию в нужное русло.

Он должен проявить тактичность, чтобы его вмешательство (выдвижение для обсуждения следующего вопроса, объявления перерыва или даже переноса совещания на другое время или день) воспринимались правильно, с пониманием ситуации.

Председатель должен очень добросовестно готовиться к собранию.

Он должен открыть собрание и в коротком вступительном слове охарактеризовать проблематику, которую надо обсудить.

Большую роль играет также внешний вид и манера поведения председательствующего на совещании.

А.М. Купер приводит около 30 плохих привычек, которые он заметил у людей, которые председательствуют на совещаниях: стучат пальцами или карандашом по столу; подпирают голову рукой; прикасаются руками лица; покусывают карандаш, зубочистку или спичку; стучат карандашом по зубам; облизывают губы; чешут голову; водят пальцами по столу; приглаживают волосы; приглаживают бороду или усы; застегивают или расстегивают пуговицы на пиджаке; хмурятся; кусают губы, ногти; жуют жевательную резинку; чистят ногти; поправляют очки, держа их в руке; притоптывают ногой; хрускають пальцами; рисуют бессмысленные рисунки на бумаге во время выступлений; нервно сворачивают и рвут бумагу; осматриваются вокруг; обращаясь к присутствующим, смотрят мимо них; звенят ключами или мелкими деньгами в кармане; вставляют пальцы за жилет или за шиворот; держат руки в карманах; крутят кольцо на пальце; так улыбаются странно, что участники не могут понять, им улыбаются, из них насмехаются (по материалам: Томан И. Искусство говорить. - К.: Изд-во “Украина”, 1996. - С. 161-166).

Беседа относится к устной формы деловой речи. Основной целью беседы является обмен информацией. Тема предстоящей беседы предварительно согласовывается. Беседу, как правило, планируют заранее и к ней готовятся.

Подготовка к беседе имеет целью:

• определить круг вопросов, которые будут обговоритися;

• подготовить документы, если они нужны для беседы;

• сформулировать вопросы, которые стоит задать собеседнику.

Деловую беседу можно вести в разных положениях: сидя, стоя.

Начальник вызывает в свой кабинет подчиненного и говорит с ним сидя, тогда как подчиненный стоит. Начальник может предложить подчиненному сесть и тем самым дать ему понять, что в данной разговоре он не намерен полностью использовать свое руководящее положение. Если же он не предлагает сесть, то это может означать, что разговор продлится недолго. Если посетителя приглашают сесть, то тем самым ему предлагают продолжать разговор (по материалам: Томан И. Искусство говорить. - К.: Изд-во “Украина”, 1996).

Во время приема посетителей вещание должностного лица должна характеризоваться следующими чертами:

• голос не должен форсироваться и напрягаться, причем к концу фразы голос снижается;

• темп речи следует выбирать в зависимости от тематики, ситуации, индивидуальных особенностей говорящего.