Раздел VI.

УЧЕТ ТРУДОВЫХ ЗАТРАТ, ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ И РАСЧЕТОВ С РАБОЧИМИ И СЛУЖАЩИМИ

6.11. Учет служебных командировок и расчетов с подотчетными лицами

Нормы расходов на командировки регулируются Постановлением Кабинета министров Украины “О нормы возмещения расходов на командировку в пределах Украины и за границу” от 23.04.99 № 663, а также Инструкцией о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 13.03.98 № 59.

Расходы на командировки физических лиц, состоящих в трудовых отношениях с таким плательщиком налога или являются членами руководящих органов плательщика налога возмещаются в пределах фактических расходов командированного лица на проезд (включая перевозку багажа) как к месту командировки и обратно, так и по месту командировки, оплату стоимости проживания в гостиницах (мотелях), а также включенных в такие счета расходов на питание или бытовые услуги (стирка, чистка, починка и утюжка одежды, обуви или белья), наем других жилых помещений, телефонных счетов, оформление заграничных паспортов, разрешений на въезд (виз), обязательного страхования, других документально оформленных расходов, связанных с правилами въезда и пребывания в месте командировки, включая любые сборы и налоги, подлежащие уплате в связи с осуществлением таких расходов.

Отнесение расходов к валовым регулируется пп. 5.4.8 ст. 5 Закона Украины “О налогообложении прибыли предприятий”.

Указанные расходы могут быть включены в состав валовых расходов плательщика налога только при наличии подтверждающих документов, удостоверяющих стоимость этих расходов в виде транспортных билетов или транспортных счетов (багажных квитанций), счетов из гостиниц (мотелей) или от других лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица, страховых полисов и т.п. Не включается в состав валовых расходов на командировки наличность, потраченная на организацию и проведение приемов, презентаций, праздников, развлечений и отдыха, приобретение и распространение подарков, а также на цели, не связанные с возмещением личных расходов физического лица, находящегося в командировке.

Не разрешается относить в состав расходов на питание стоимость алкогольных напитков и табачных изделий, суммы “чаевых”, за исключением случаев, когда суммы таких “чаевых” включаются в счет согласно законам страны пребывания, а также платы за зрелищные мероприятия.

Дополнительно в перечисленных расходов к расходам на командировки относятся не подтвержденные документально расходы на питание и финансирование других собственных нужд физического лица (суточных расходов), понесенных в связи с его командировкой, в пределах предельных норм, устанавливаемых Кабинетом Министров Украины за каждый полный день командировки, включая день отъезда и приезда (табл. 6.23).

Указанные в табл. 6.23 предельные нормы устанавливаются в гривнах:

- в единой сумме для командировок за границу независимо от страны командировки и статуса населенных пунктов;

- в единой сумме для командировок в пределах Украины независимо от статуса населенных пунктов.

Сумма суточных определяется:

- в случае командировки в пределах Украины и стран, с которыми не установлен или упрощен пограничный контроль, - согласно отметкам командирующей стороны и принимающей стороны на командировочном удостоверении, форма которого утверждается центральным налоговым органом;

- в случае командировки в страны, с которыми установлен полный пограничный таможенный контроль, - согласно отметкам органов пограничного контроля в паспорте или документе, который его заменяет.

При отсутствии указанных отметок сумма суточных не включается в валовые расходы плательщика налога.

Таблица 6.23.

Предельные нормы суточных

Любые расходы на командировку могут быть включены в состав валовых расходов плательщика налога при наличии документов, подтверждающих связь такой командировки с основной деятельностью такого налогоплательщика - приглашений принимающей стороны, деятельность которой совпадает с деятельностью плательщика налога; заключенного договора (контракта); других документов, которые устанавливают или удостоверяют желание установить гражданско-правовые отношения; документов, удостоверяющих участие лица, которая направлена стороной, в переговорах, конференциях или симпозиумах, которые проводятся по тематике, совпадающей с основной деятельностью плательщика налога.

По запросу представителя налогового органа налогоплательщик должен обеспечить за собственный счет перевод отчетных и документов к отчету о командировке, подтверждающих эти расходы, выданных на иностранном языке.

Согласно с постановлением Кабинета Министров Украины от 28.06.97 № 695 суточные также выплачиваемых работникам, командированным для повышения квалификации, подготовки, переподготовки, обучения другим профессиям с отрывом от производства в первый месяц командировки, а в последующие месяцы, тем, кто получает заработную плату в размере менее 6-ти необлагаемых минимумов доходов граждан, выплачивается стипендия в размере 20 % суточных.

Срок командировки в Украине не должен превышать 30 суток, а за границу 60 суток. Срок командировки работников, которые направляются для выполнения в пределах Украины монтажных, наладочных, ремонтных и строительных работ, не должен превышать срока строительства объектов.

При командировке за границу для выполнения монтажных, наладочных, ремонтных и строительных работ, срок командировки не должен превышать 1 год. При этом, начиная с 61-го дня сумма суточных начисляется в размере 80 % от предусмотренных норм.

При направлении в командировку за границу суточные в иностранной валюте выплачиваются в сумме, которая в эквиваленте по официальному курсу НБУ на день выдачи средств из кассы уполномоченного банка, не превышает установленных предельных норм суточных расходов.

Для расчета суммы аванса в валюте выдачи применяют формулу:

где С_а - сумма суточных в валюте выдачи;

Д- количество дней командировки;

Н_д - предельная норма суточных в гривнях;

НБУ_ав- курс НБУ валюты, которая выдается в виде аванса.

Суммы и состав расходов на командировку государственных служащих, а также других лиц, которые направляются в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств, определены вышеуказанным Постановлением Кабинета Министров Украины. В приложении приведенные нормы суточных расходов для этих категорий работников за границу в размере 25-50 долл. США и предельных норм по найму жилого помещения за сутки за странами пребывания в размере 35-250 долл. США за сутки. Для отдельных категорий работников, преимущественно государственных служащих 1-5 рангов и членов правительственных делегаций, установлены надбавки к нормам суточных расходов в иностранной валюте в размере от 30 до 50 %. Для бюджетных учреждений также установлена предельная норма возмещение расходов на наем жилого помещения в Украине в сумме 120 грн. за сутки.

При осуществлении операций с наличной иностранной валютой предприятиям необходимо учитывать требования постановления правления Национального банка Украины “Об утверждении Правил использования наличной иностранной валюты на территории Украины” от 26.03.98 № 119.

В отношении командировок за границу правилами определено, что в иностранной валюте суммы работникам выдаются согласно расчету, но не более 300 долл. США наличными на сутки или эквивалент этой суммы в другой иностранной валюте. Для обеспечения транспортных расходов работника за границей во время командировки выдача наличных не может превышать 1000 долл. США на одного работника или в эквиваленте этой суммы в другой иностранной валюте по официальному курсу гривни к иностранным валютам, установленным Национальным банком Украины. В случае превышения установленных норм затрат на командировки для осуществления расчетов за границей используется корпоративная пластиковая карточка одной из международных платежных систем.

Владелец или уполномоченное им лицо может устанавливать ограничения относительно сумм и целей использование средств, предоставленных на командировки, но не ниже норм, установленных для учреждений и организаций, которые полностью или частично финансируются за счет бюджетных средств.

Следует отметить, что расходы на служебные командировки могут включаться в состав валовых расходов, если есть в наличии документы, которые подтверждают связь такой командировки с основной деятельностью предприятия. Такими документами могут быть:

- приглашение принимающей стороны, деятельность которой совпадает с деятельностью налогоплательщика;

- заключенного договора (контракта);

- других документов, которые устанавливают или подтверждающие желание установить гражданско-правовые отношения;

- документов, удостоверяющих участие стороны в командировке в переговорах, конференциях, симпозиумах, которые проводятся по тематике, которая совпадает с основной деятельностью плательщика налога.

Направление работника в командировку производится руководителем предприятия и оформляется приказом, в котором указывается пункт командировки, наименование предприятия, учреждения, куда командирован работник, срок и цель командировки.

Командированному выдается удостоверение по форме, утвержденной приказом ГНА Украины от 28.07.97 № 260, которое регистрируется в журнале регистрации удостоверений о командировке по форме приведенной в табл. 6.24 и выдается аванс на командировку.

Таблица 6.24.

Журнал регистрации командировочных удостоверений

По невыдачу аванса на командировку органы Минтруда могут составить протокол о административном правонарушении по ст. 41 Куоап (ст. 255 Куоап). Судом (ст. 221 Куоап) за такое правонарушение на виновных может быть наложен штраф в размере 15-50 необлагаемых минимумов доходов граждан.

Примеры бухгалтерских проводок, связанных с командировкой в пределах Украины и за границу приведены в табл. 6.25 и 6.26.

Таблица 6.25.

Пример бухгалтерских проводок связанных с командировкой в пределах

Украины (условие - аванс выдавался)

Таблица 6.26.

Пример бухгалтерских проводок связанных с командировкой за границу

Неиспользованные суммы выданных авансов на расходы по командировке должны быть возвращены в кассу предприятия в выданной валюте аванса не позднее трех банковских дней после возвращение из командировки, а в случае осуществления безналичных расчетов с использованием корпоративных пластиковых карточек международных платежных систем - не позднее 10, а с разрешения руководителя (по уважительным причинам) - 20 рабочих дней в отношении выявления расхождений между соответствующими отчетными документами.

Согласно с Законом Украины “О налоге с доходов физических лиц” (пп. 9.10.3), при возврате сумму излишне израсходованных средств позже предельного срока, но не позднее отчетного месяца, на который приходится последний день такого предельного срока, плательщик налога уплачивает штраф в размере 15 % суммы таких излишне потраченных средств, который взимается за счет любого налогооблагаемого дохода (после его налогообложения) плательщика налога за соответствующий месяц, а при недостаточности суммы такого дохода - за счет налогооблагаемых доходов следующих отчетных месяцев до полной уплаты суммы такого налога.

Если же плательщик налога не возвращает сумму излишне израсходованных средств в течение отчетного месяца, на который приходится такой предельный срок, то такая сумма подлежит налогообложению по общей ставке.

Уплата штрафа и вычета налога с доходов от невозвращенных сумм не вовремя освобождают работника от обязанности возвратить неиспользованную сумму средств предприятию.

Согласно ст. 2 Закона Украины “Об определении размера убытков, нанесенных предприятию, учреждению, организации хищением, уничтожением порчей), недостачей или потерей драгоценных металлов, драгоценных камней и валютных ценностей” от 0.06.95 № 217/95-ВР задолженность работников предприятия, учреждения, организации в случае невозвращения в установленный срок аванса, выданного в иностранной валюте на служебную командировку или хозяйственные нужды, и в других случаях несдачи иностранной валюты, полученной в подотчет, взимается в сумме, эквивалентной тройной сумме (стоимости) указанных валютных ценностей, пересчитанной в валюту Украины по обменному курсу НБУ на день погашения задолженности.

Вместо суточных, работникам, направленным для выполнения монтажных, наладочных, ремонтных и строительных работ, и работников, работа которых выполняется вахтенным методом, постоянно проводится в дороге или имеет разъездной (передвижной) характер могут устанавливаться надбавки (полевое обеспечение) к тарифным ставкам и должностных окладов. Нормы полевого обеспечения установлены Постановлением Кабинета Министров Украины от 31.03.99 г. № 490.

Предельные нормы полевого довольствия за сутки не могут превышать норм суточных расходов, установленных для командировок в пределах Украины. Если работа работников постоянно проводится в дороге или имеет разъездной характер за пределами Украины, то предельные нормы полевого довольствия не могут превышать 80 % предельных норм суточных расходов, установленных для командировок за пределы Украины.

При установке полевого обеспечения следует учитывать, что такие суммы являются объектом обложение налогом с доходов физических лиц. Других отчислений и начислений на полевое обеспечение не осуществляют.

1 В случае обеспечения питанием стороной, которая приглашает, суточные выплачиваются: при однократном питании - 80 %, при двукратном - 55 %, при трехкратном - 35 % от норм суточных расходов для данной страны.