Электронные таблицы
Электронные таблицы - это программы, предназначенные для хранения и обработки информации, представленной в табличной форме.
Электронные таблицы являются двумерными массивами (которые обычно называют рабочими листами), состоящие из столбцов и строк. Программные средства для проектирования электронных таблиц называют табличными процессорами. Они позволяют не только создавать таблицы, но и автоматизировать обработку табличных данных.
Функции табличных процессоров таковы:
• создание и редактирование электронных таблиц;
• оформление и печать электронных таблиц;
• создание документов с многими таблицами, объединенных формулами;
• построение диаграмм, их модификация и решение задач графическими методами;
• работа с электронными таблицами как с базами данных (сортировка таблиц, выборка данных в соответствии с запросами);
• создание итоговых и сводных таблиц;
• использование во время построения таблиц информации из внешних баз данных и др.
По оценкам фирмы PC Data of Reston, наиболее популярными электронными таблицами для персональных компьютеров являются табличные процессоры Excel (фирма Microsoft), Lotus 1-2-3 (фирма Lotus Development) и Quattro Pro (фирма Novell WordPerfect Applications Group).
Табличный процессор Microsoft Excel
Электронная таблица (ЭТ) Excel предназначена для бухгалтерского учета, статистических исследований, технических и научных расчетов и т.п., потому что содержит удобный аппарат для обработки данных (вычисления с помощью функций и формул; исследование влияния различных факторов на данные, выборка данных по критерию, построение графиков и диаграмм и т.д.).
Microsoft Excel может работать с четырьмя основными типами документов: рабочим листом (листом), рабочей книгой, диаграммой, макротаблицею. После загрузки табличного процессора на экране будет представлена открытая чистая книга.
Рабочий лист предназначен для организации и анализа данных. Одновременно на нескольких листах, данные можно вводить, править, делать с ними вычисления. В книгу можно вставить листки диаграмм для графического представления данных и модули для создания макросов, используемых при выполнении специальных задач.
Рабочая книга - основной документ Excel. Она представляет собой электронный эквивалент папки-скоросшивателе. Книга состоит из листов, имена которых выводятся на ярлычках в нижней части экрана. По умолчанию книга открывается с 16 рабочими листами: Лист 1, Лист 2, Лист ... 20, однако их число можно увеличить или уменьшить. В книгу можно поместить несколько различных типов документов, например рабочий лист с электронной таблицей, лист диаграмм, лист макросов и т. п.
Диаграмма представляет собой графическое изображение связей между числами электронной таблицы. Она позволяет показать количественное соотношение между величинами.
Макротаблиця (макрос) - это последовательность команд, которую приходится постоянно выполнять пользователю в повседневной работе. Макросы позволяют автоматизировать операции, что часто встречаются.
После загрузки программы Excel на экране появляется окно, состоящее из стандартных элементов: строки заголовка, строки меню, панелей инструментов (пиктографического меню), строки ввода, рабочего листа (окна документа), полос прокрутки, строки состояния. По умолчанию программа использует параметры, которые являются активными после установки Excel. Все эти параметры пользователь может изменить с помощью диалогового окна
Параметры меню
Сервис.
Классификация объектов документа табличного процессора:
1) таблица: 2) диаграмма:
• ячейка; • заголовок;
• строка; • участок построения;
• столбик; • ось;
• диапазон; • ряд;
• легенда.
Вся рабочая участок окна Excel занята чистым рабочим листом (или таблицей), разделенным на отдельные ячейки. Строки пронумерованы цифрами от 1 до 16 384, столбцы названы буквами и их комбинациями от АА, АВ и так далее до IV. На пересечении столбца и строки размещается ячейка.
Ячейка ЭТ - основной элемент ЕТ для хранения данных. Адрес ячейки состоит из столбца и строки, на пересечении которых она находится. Для ввода или редактирования данных в каком-либо элементе таблицы необходимо сделать эту ячейку активной. Ячейка может быть пустой или содержать одно из следующих данных: число, включая дату и время; текст; формула.
Исходные данные в таблицах Excel подаем в виде чисел и текста, а для выполнения операций над содержанием тех или иных ячеек используем формулы. Excel позволяет использовать в формулах не только числа, но и другие типы данных.
Использование формул. Формула представляет собой операнды, соединенные знаками математических и (или) логических операций. Операндом могут быть данные, ссылки (адрес объекта, которая используется в формулах), функции.
Ввод любой формулы начинается со знака «равно» (=). Если его пропустить, то формула будет воспринята как текст.
Однотипными (подобными) есть формулы, которые имеют одинаковую структуру (строение) и отличаются только конкретными ссылками.
Для упрощения ввода однотипных формул в диапазон ячеек формулу вводят только в одну (начальную) ячейку, после чего ее копируют в другие ячейки.
При копировании однотипных формул используются относительные, абсолютные и смешанные ссылки.
Относительная ссылка - ссылка, которая автоматически изменяется при копировании формулы. Записывается в обычном виде, например A5, F6. Во всех ячейках, куда оно будет копироваться, меняются и буква столбца и номер строки.
Абсолютная ссылка - ссылка, которая не изменяется при копировании. Записывается так: перед буквой столбца и номером строки добавляется знак $, например $A$5, $K$12. При копировании формулы во всех ячейках появятся такие же ссылки.
Смешанная ссылка - ссылка, которая частично изменяется при копировании. Записывая смешанное ссылки, перед неизменным столбцом или перед неизменным строкой ставится $, например $C12, $H2, A$5, N$56.
В ячейки таблицы можно вводить встроенные функции, объединенные в группы (категории): математические, статистические, логические, текстовые, финансовые и др.
Функции в электронной таблице реализованы с помощью стандартных программ, которые можно вызвать по имени.
Использование всех функций в формулах происходит по одинаковым правилам:
• каждая функция имеет свое неповторимое имя;
• при обращении к функции после ее имени в круглых скобках указывается список аргументов, разделенных точкой с запятой;
• ввод функции в ячейку надо начинать со знака «=», а затем указать ее имя.
Логическими называются
функции, которые могут принимать одно из двух возможных логических значений: «истина» или «ложь».
В табличном процессоре с помощью логических функций можно решать логические задачи. К логическим относятся функции: ЕСЛИ, ИЛИ, И, НЕ.
В логической функции обязательно используется условие.
Условие представляет собой величины и (или) выражения одного типа, связанных одним из знаков отношения: =, >, >, , >=, =.
Условие может быть простым и составным. Простые условия могут быть составлены из данных, ссылок, выражений.
Если условие составлена из постоянных величин, то ее значение не меняется.
Если в условие входят переменные величины, то ее значением, в зависимости от переменных, может быть как «истина», так и «ложь».
Для проверки условия в табличном процессоре используется функция ЕСЛИ, которая имеет вид:
ЕСЛИ (Условие; Выражение 1; Выражение 2).
Действует эта функция так: сначала проверяется логическое условие, если оно истинно, то выполняется Выражение 1, если ложно, то Выражение 2.
Составленной называют условие, состоящее из простых, связанных с помощью логических операций И (И) (логическое умножение), ИЛИ (ИЛИ) (логическое сложение), НЕ (НИ) (отрицание).
Формат записи функций И, ИЛИ, НЕ такой:
И (Условие 1; Условие 2; ...) - возвращает «ИСТИНА», если все аргументы имеют значение «ИСТИНА»;
ИЛИ (Условие 1; Условие 2; ...) - возвращает «ИСТИНА», если хотя бы один из аргументов имеет значение «ИСТИНА»;
НЕ (Условие) - возвращает «ИСТИНА», если аргумент несостоятелен, и «ЛОЖЬ», если аргумент истинный, то есть меняет на противоположное логическое значение своего аргумента.
Представление данных в виде диаграмм
Диаграмма является объектом электронной таблицы и предназначена для представления данных в графической форме. Данные, которые содержатся в одной строке или в одном столбце, называются рядом. Перед побудуванням диаграммы надо указать ряды, а затем перейти к типу диаграммы.
Диаграммы характеризуются такими параметрами:
• имя - предоставляется пользователем; под этим именем диаграмма включается в состав электронной таблицы;
• тип - пользователь выбирает из предложенного списка;
• область диаграммы - ограничивает поле чертежа построения диаграммы;
• размещение - может происходить или на том же листе, что и таблица, либо на отдельном листе;
• ряд - данные (диапазон ячеек), по которым строится диаграмма;
• оси - каждая из них характеризуется параметрами: вид, шкала, шрифт, число, выравнивание;
• легенда - список названий рядов (обозначений переменных);
• область построения - участок, ограниченный осями, предназначена для размещения рядов данных.
Диаграмма строится с помощью
Мастера диаграмм. Построенную диаграмму можно редактировать и форматировать.
Excel также имеет в своем распоряжении средства для обработки информации в базе данных с применением аппарата сортировки, фильтрации и формирования итоговых данных, включая средства сводных таблиц.