ПРИЛОЖЕНИЯ
ПРИЛОЖЕНИЕ 2
Типовые образцы
организационно-методических
документов системы правовой защиты
коммерческой тайны предприятия
ИНСТРУКЦИЯ
относительно организации и ведения на
предприятии делопроизводства документов,
содержащих коммерческую тайну
Введена в действие приказом
№____от
__________________
I.
Общие положения
1.1. Система защиты коммерческих
секретов предусматривает организацию специального делопроизводства с документами-носителями
коммерческой тайны предприятия, устанавливает порядок их подготовки,
маркировка (то есть присвоения соответствующего грифа), размножения, рассылки, приема
и учета, группировки в дела, использования, хранения, уничтожения и проверки
наличия.
1.2. Система делопроизводства
документов с грифом “коммерческая тайна” - это организованная совокупность сил, а
также средств, правил, методов и приемов деятельности по делопроизводству и режимном
обеспечению коммерческих секретов, связанных с созданием, сохранением и
использованием документов, в которых содержится коммерческая тайна.
1.3. Данная инструкция разработана с
учетом положений “Единой государственной системы документального обеспечения
управления”, “Инструкции о порядке учета, хранения и использования
документов, дел, изданий и других материальных носителей информации, которые содержат
конфиденциальную информацию, являющуюся собственностью государства”, которая утверждена постановлением
Кабинета Министров Украины от 27 ноября 1998 г. № 1893, а также действующих
Дстами на организационно-распорядительную документацию.
1.4. Делопроизводство с документами с
грифом “коммерческая тайна” организует и осуществляет подразделение экономической безопасности
в специально выделенных отдельных помещениях, оборудованных надежными закрывающими
устройствами, охранной сигнализацией, при наличии необходимого количества сейфов и
металлических шкафов для хранения документов, образцов изделий, продукции, содержащих
коммерческую тайну.
1.5. Учет входящих, внутренних и
выходных документов осуществляется за журналами. Основным принципом учета является
однократность присвоения регистрационного номера входным, внутренним и выходным
документам.
1.6. Ведение необходимых журналов
учета документов, изделий и продукции определяется номенклатурой дел и
журналов, розроблюваною на начало текущего года, утверждается руководителем
предприятия. Листы журналов должны быть пронумерованы, прошиты и опечатаны
печатью предприятия. На последнем листе журнала делается надпись о
количество в нем листов, которая заверяется руководителем подразделения экономической
безопасности.
1.7. В журналах учета
отражаются данные о движении документов с момента их получения или
подготовки до завершения исполнения и подшивки в дела, отправка адресатам
или уничтожения.
В журналах запрещается делать
подчистки, а также исправления с применением корректирующей жидкости. Внесение
сотрудником подразделения экономической безопасности других исправлений обусловливается и
заверяется его подписью с постановкой даты.
1.8. Разрешение на работу исполнителей с
конкретными документами дается в должностных или именных списках, приказах,
указаниях, поручениях в резолюции, написанной на самих документах.
1.9. В случае временного отсутствия
работника подразделения экономической безопасности, осуществляет делопроизводство (болезнь,
отпуск, командировка), его обязанности может выполнять другой работник
предприятия, определенный приказом по предприятию как то, что его замещает.
II. Учет
документов с грифом “коммерческая тайна”
2.1. Составление
и оформления документов.
2.1.1. Документы составляются и
печатаются в строго ограниченном количестве экземпляров, которую определяет руководитель
предприятия или структурного подразделения. Документы ограниченного пользования (ДОК)
подготавливаются с разрешения руководителей предприятия, берутся на инвентарный
учет и в дела не подшиваются. На таких документах подразделение безопасности проставляет
штамп “ДОК”.
2.1.2. Каждый вид документа должен
иметь определенную совокупность реквизитов и их расположение в соответствии с требованиями
ГОСТ.
2.1.3. Каждое приложение к документу
должен иметь самостоятельную порядковую нумерацию листов или страниц.
При отправке документа с
сопроводительным письмом после слова “Приложение” в письме указывается наименование
каждого приложения, его регистрационный номер, номера и количество приложенных
экземпляров, их гриф и количество страниц.
2.1.4. Документы, подлежащие
регистрации, сдаются исполнителями в подразделении безопасности вместе с черновиками.
Забракованные или напечатаны лишние
документы сдаются в подразделение безопасности для уничтожения по акту.
2.1.5. Если документ,
подготовлен и напечатан как несекретний, по решению руководителя предприятия
или руководителя подразделения безопасности подпадает под категорию “Коммерческая тайна”,
он регистрируется в подразделении экономической безопасности. Для этого предоставляются все
экземпляры напечатанного документа и черновика. Количество экземпляров
напечатанного документа и страниц сданных черновиков подтверждается подписями
исполнителей и сотрудника подразделения безопасности на обратной стороне последнего экземпляра
сданного документа.
В случае нехватки страниц,
экземпляров или черновиков руководителем подразделения экономической безопасности осуществляется
служебное расследование.
2.1.6. Как правило, документы с
грифом “коммерческая тайна” выполняются в зарегистрированных рабочих тетрадях,
выдаются исполнителям подразделением экономической безопасности. Разрешается изготовление
черновиков документа на отдельных страницах, зарегистрированных в подразделении
экономической безопасности.
2.1.7. Вся корреспонденция,
поступающей в адрес предприятия с грифом “коммерческая тайна”, принимается
только работником подразделения экономической безопасности, проверяет правильность
адреса, целостность упаковки и оттисков печатей, их соответствие наименованию
отправителя, сверяет номера вложений, указанные на пакете, с номерами,
указанными в реестре (разносной книге или расписке). При обнаружении повреждений
упаковки и других несоответствий составляется акт. Пакеты регистрируются в
журнале формы № 1.
2.1.8. При вскрытии пакетов
проверяется соответствие указанных в них учетных номеров номерам, что
находятся в пакете документов, их количество и наличие всех страниц
документов. При расхождениях составляется акт.
2.1.9. Пакеты с пометкой
“Лично” вскрываются лично адресатом. В журнале формы № 2 делается запись
“Пакет с пометкой " лично”.
2.1.10. Ошибочно присланные
документы возвращаются отправителю.
2.1.10. После вскрытия пакетов
документы немедленно регистрируются в журнале формы № 2. При регистрации на первой
странице входящего документа проставляются учетный (входящий) номер, дата
регистрации, количество страниц основного документа и приложений к нему.
Секретные приложения к
документа,
если они не подлежащих совместному хранению, передаются в канцелярию под
расписку на сопроводительном письме.
2.1.11. После регистрации документы
передаются для рассмотрения руководителям предприятия или лицу, которому они
адресованы.
2.2. Печатание
и размножения документов.
2.2.1. Печатание документов с
грифом “коммерческая тайна” осуществляется в помещении подразделения экономической
безопасности. До начала печатания документы регистрируются в журнале формы № 2.
2.2.2. На каждом напечатанном
экземпляре документа проставляется в правом рожке поля степень грифа
важность документа, определенного как такой, что содержит коммерческую тайну, а
при необходимости пометкой “Лично”.
На последней странице каждого
экземпляра отпечатанного документа указываются: регистрационный номер, количество
напечатанных экземпляров, с чего печатался документ, список адресатов,
фамилии исполнителя и машинистки (оператора ПК), дата печатания. Регистрационный
номер проставляется на каждой странице документа.
2.2.3. Снятие копий и проведения
выписок из документов осуществляется по письменному разрешению руководителя структурного
подразделения или подразделения экономической безопасности. Копии документов и выписки из них
учитываются за новыми номерами. При этом на документах и в журнале
учета делается отметка, когда и сколько экземпляров снято, за какими номерами
они на учете.
2.3. Оформление,
адресование и отправка исходящих документов.
2.3.1. Исходная корреспонденция с
грифом “коммерческая тайна” отправляется только подразделением экономической
безопасности через спецсвязь.
2.3.1. Учет подготовленных
документов осуществляется в журнале формы № 2.
2.3.2. Перед укладыванием в пакет
документы заворачиваются светонепроницаемым бумагой. Пакет заклеивается и
прошивается крест-накрест нитками или скрепками с таким расчетом, чтобы были
захвачены все его клапаны. Если вложенные документы нельзя прокалывать, то
пакет прошивается крест-накрест через середину всех его краев так, чтобы нить
туго схватывала содержание и завязывалась в центре обратной стороны пакета. Бумажная
наклейка с оттиском печати “Для пакетов” наклеивается силикатным клеем на
центр обратной стороны пакета, чтобы узел прошивки был закрыт наклейкой.
2.3.4. На пакете проставляются
следующие реквизиты: гриф пакета - в правом верхнем рожке и заверенный
печатью пакетов подпись лица, осуществлявшего упаковки; ниже - адрес
получателя, адрес отправителя и регистрационные номера вложенных документов.
2.3.5. Корреспонденция
отправляется по реестрам через органы спецсвязи. В пределах города
корреспонденция может доставляться адресатам по розносними книгами или расписками
исполнителем документа или курьером предприятия с согласия руководителя подразделения
экономической безопасности, на служебном автотранспорте или личных автомашинах.
2.4. Оформление,
учет и хранение рабочих тетрадей.
2.4.1. Для ведения записей
конфиденциального характера исполнителям выдаются рабочие тетради, учитываемых
в журнале (форма № 3). Листы тетрадей нумеруются, прошиваются, опечатываются и
заверяются подписью работника подразделения безопасности.
2.4.2. Черновики документов с
грифом “коммерческая тайна” разрешается делать на отдельных листах,
подлежат учету в журнале № С (вторая половина журнала).
2.5. Составление
номенклатуры. Хранение дел.
2.5.1. С целью правильного
формирование дел, надежного хранения документов разрабатывается номенклатура
дел, в которую должны включаться все дела, которые ведутся на предприятии.
Номенклатура дел должна содержать следующие позиции: порядковый учетный номер
дела; заголовок, гриф, фамилия исполнителя, которому предоставлено право
пользоваться делом; дата начала сборки и окончания дела; срок
хранения; примечание.
2.5.2. Номенклатура дел
разрабатывается подразделением экономической безопасности совместно с руководителями структурных
подразделений в конце текущего года на следующий год. Номенклатура дел
подписывается руководителем подразделения экономической безопасности и утверждается руководителем
предприятия.
2.5.3. Формирование дел, их
оформление осуществляются в соответствии с постановлением Кабинета Министров Украины от 27
ноября 1998 г. № 1893.
2.5.4. На обложке дела (том)
указывается гриф (согласно степени важности сведений, составляющих
коммерческую тайну), номер дела (том), заголовок (наименование дела) или
при необходимости шифр темы, дата начала сборки дела, количество страниц
дела (том), а также срок его хранения.
2.5.5. Все законченные производством
дела должны быть правильно оформлены: листы дела и сброшюрованные
пронумерованы, составлен внутренний описание, в описании и на специально підшитій
странице в конце дела (тома) сделана надпись, удостоверяющая количество
страниц, которые находятся в деле, и документов (цифрами и прописью).
2.5.6. Изъятие из дела
документов осуществляется в исключительных случаях с оставлением в деле
справки-заместителя. В случае безвозвратного изъятия из дела документов в
внутренней описи дела и формах учета делаются соответствующие отметки.
2.5.7. Номенклатура дел
хранится постоянно, а регистрационные журналы - не менее 5 лет.
2.5.8. Законченные производством
дела хранятся на предприятии в течение 5 лет.
III. Уничтожение
документов
3.1. Уничтожению подлежат документы
и дела, утратившие практическое значение и не имеющих научной, исторической или
коммерческой ценности.
3.2. Документальные материалы
уничтожаются на основании решения экспертной комиссии, создаваемой на
предприятии.
3.3. Дела и документы с
истекшими сроками хранения уничтожаются в комиссионном порядке с составлением
соответствующего акта (образец прилагается), который подписывается всеми членами комиссии и
утверждается руководителем предприятия.
3.4. Уничтожение документальных
материалов осуществляется путем сжигания или измельчения на специальных
машинах.
IV. Проверка
наличии документов
4.1. Сотрудники подразделения
экономической безопасности не менее одного раза в квартал проверяют наличие всех
полученных и опубликованных документов с грифом “коммерческая тайна”,
учтенных за проверяемый период, с отметкой о результатах проверки в
специальной рабочей тетради.
4.2. Сразу после окончания года
осуществляется проверка наличия всех документов и дел с грифом “коммерческая
тайна”, для чего приказом по предприятию назначается специальная комиссия в
составе не менее трех сотрудников из числа лиц, имеющих прямое отношение к
документов, которые проверяются.
4.3. По результатам проверки
составляется акт, в котором указывается:
а) вид проверки;
б) состав комиссии;
в) общее количество взятых на
учет документов и дел;
г) данные о наличии этих
документов;
д) выявленные
нарушение требований данной инструкции и других нарушений режима в работе с
конфиденциальной информацией;
е) выводы и предложения по
результатам проверки.
Акт подписывается членами комиссии и
утверждается руководителем предприятия или его заместителем.
4.4. Нехватка документов с грифом
“коммерческая тайна” рассматривается как чрезвычайное событие и об этом немедленно
докладывается руководителю предприятия.
4.5. Подразделение экономической безопасности
не менее одного раза в квартал проверяет соблюдение исполнителями порядке
хранение документов с грифом “коммерческая тайна” и работу с ними на рабочих
местах.
V. Обязанности, права и
ответственность сотрудников подразделения безопасности по ведению делопроизводства
документов, составляющих коммерческую тайну
5.1. Сотрудники подразделения
безопасности обязаны:
5.1.1. Организовывать и вести
надлежащий учет документов с грифом “коммерческая тайна”, обеспечивать их
надежное хранение.
5.1.2. Обеспечивать четкое
обслуживание делопроизводством исполнителей.
5.1.3. Строго соблюдать требования
“Положение об разрешительная система доступа исполнителей к документам и сведениям,
составляющих коммерческую тайну предприятия”, выдавать документы для работы
только тем исполнителям, которым предоставлено право пользования ими.
5.1.4. Осуществлять квартальную и
годовую проверку наличия документов с грифом “коммерческая тайна”,
проверять порядок обращения с ними исполнителей на рабочих местах, уничтожать в
комиссионном порядке документы, которые не нужны в работе.
5.1.5. Проводить с исполнителями
разъяснительную работу по вопросам режима обращения с документами и сведениями,
что составляют коммерческую тайну.
5.2. Сотрудники
подразделения имеют право:
5.2.1. Требовать от исполнителей и
контролировать обеспечение установленного данной инструкцией порядке учета,
хранения, размножения и пользования документами, содержащими коммерческую
тайну.
5.2.2. Принимать меры по
предотвращения разглашения и утечки коммерческих секретов при ведении делопроизводства,
а также при ведении открытого служебной переписки и публикации материалов,
освобожденных от цензорського контроля.
5.2.3. Осуществлять проверки состояния
режима обращения с документами с грифом “коммерческая тайна” на рабочих местах
исполнителей.
5.2.4. Требовать от работников
предприятия предоставления письменных объяснений по фактам разглашения коммерческих
секретов, потери документов, изделий или продуктов, содержащих такую информацию,
подавать руководителям предприятия ходатайство о наказании исполнителей по
указанные выше факты и другие нарушения при работе с документами, содержащими коммерческую
тайну.
5.3. Сотрудники подразделения
безопасности несут ответственность:
5.3.1. За сохранность документов по
грифом “коммерческая тайна”.
5.3.2. За невыполнение обязанностей и
использование прав, предусмотренных настоящей инструкцией.
5.3.3. За правильность
рекомендаций, которые предоставляются исполнителям по вопросам подготовки, размножения и
обращения с документами с грифом “коммерческая тайна”.
5.3.4. За своевременность и качественное
проведение проверки наличия документов с грифом “коммерческая тайна”, а
также по их уничтожению.
Подразделение экономической безопасности предприятия