Реквизит

Место расположения реквизита и форма записи

Государственный герб Украины, автономной республики

посередине бланка или в углу над серединой строки с названием учреждения, организации или предприятия.

Эмблема организации

наряду с названием учреждения, организации или предприятия.

Изображение государственных наград

в верхнем левом углу или посередине документа

Код учреждения, организации или предприятия по классификатору предприятий и организаций (ОКПО)

в верхнем правом углу.

Код формы документа по классификатору управленческой документации (ОКУД)

в верхнем правом углу под кодом учреждения, организации или предприятия.

Наименование министерства или ведомства, которому подчиняется учреждение, организация или предприятие

в верхнем левом углу или посередине страницы.

Наименование учреждения, организации или предприятия - автора документа

в верхнем левом углу, может наноситься с помощью штампа или типографским способом.

Наименование структурного подразделения

в верхнем левом углу, разрешается печатать машинописным способом.

Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа/абонентского телеграфа, номера телефонов, факса, номер счета в банка

в верхнем левом углу.

Название вида документа

посередине страницы или слева; приводится во всех документах, кроме писем.

Дата

записывается цифровым - тремя парами арабских цифр-15.01.04; цифро-словесным способом - 15 января 2004года; словесным - словами - пятнадцатое января две тысячи четвертого года. В документах материально-финансового характера дата оформляется словесным и цифро-словесным способом.

Индекс обеспечивает оперативный справочно-информационный поиск документа, контроль выполнение

в верхней части страницы слева Содержит три пары арабских цифр, где первая пара - индекс структурного подразделения, вторая - номер дела по номенклатуре для подразделения, третья - порядковый номер по журналу учета. Ссылка на индекс и дату входящего документа (в верхней части страницы слева.

Место составления или издания

в верхней части страницы слева. Включает название города или населенного пункта, где выдается документ.

Гриф ограничения доступа к документу

с правого стороны под кодом формы. Записывается с середины строки “Для служебного пользования” (“ДСП”), “Тайные”, “Совершенно секретные”.

Адресат

в верхней части страницы справа. Каждый элемент пишется с середины строки с большой буквы.

Адрес, по новым требованиям, указывается после названия учреждения, структурного подразделения и фамилии должностного или частного лица.

Гриф утверждении. Утверждение - способ удостоверения документа после его подписания, санкционирующий распространение действия документа на определенный круг структурных подразделений, организаций или должностных лиц

в верхней правой части документа.

Элементы грифа утверждения: слово

УТВЕРЖДАЮ; название должности; личная подпись; инициалы и фамилия лица, утвердила документ; дата утверждения; слово УТВЕРЖДЕНО, название документа, которым утверждена.

Резолюция. Ответственным за исполнение документа является лицо, приведенная в резолюции первой

в правом верхнем углу. Если это место занято другим реквизитом, то резолюцию вмещают на любой свободной площади лицевой стороны страницы документа, кроме полей. Резолюция состоит из следующих элементов: инициалов и фамилии исполнителя, которому отправлен документ; указания о порядке в характере исполнение документа; срока исполнения документа; личной подписи руководителя; дать. Как исполнители в резолюции указываются должностные лица, а не структурные подразделения.

Заголовок к тексту

печатается малыми буквами, размещается под названием вида документа, отражает главную идею документа и начинается с предлога “О”, который пишется, как правило, с большой буквы, должен быть лаконичным и точным, с максимальной полнотой раскрывать содержание документа.

Отметка о контроль

с левого стороны в верхней части поля первой страницы документа. Ее проставляют по форме “К” или “Контроль”.

Текст

по всей ширине страницы (от поля к полю).

Состоит из следующих логических элементов: введение, доказательство, заключение.

Отметка о наличии приложения

слева в верхней половине страницы.

Если документ имеет приложения, упоминаемые в тексте, или те, что объясняют его содержание, то отметку об этом оформляют так:

Приложение: на 3 стр. в 4 экз. Если документ имеет приложения, которые не упоминаются в тексте, то их нужно перечислить с указанием количества страниц в каждом приложении и количества их экземпляров:

Приложение: “Проект...” на 4 стр. в 3 экз.

Если приложение остается в деле, то указывается: Приложение: на 3 стр. адресату.

Если приложений много, отдельно составляется их список, а в самом документе после текста указывается:

Приложение: согласно списку на 5 стр.

Подпись

Подписывают первый экземпляр документа. Подпись состоит из указания должности (с левой стороны), подписи (посередине), инициалов (или ініціалу имени) и фамилии лица, подписавшего документ (справа). Подписи нескольких должностных лиц располагаются один под другим в последовательности, соответствующей должности. Подписи проставляются на одном уровне, если документ подписывают несколько лиц, занимающих одинаковую должность. Расшифровка подписи в скобки не берется и после фамилии точка не ставится.

Гриф согласование

на внешней форме состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности должностного лица, включая название учреждения, с которым согласовывается документ, личной подписи, его расшифровки, даты. Гриф согласования размещается ниже реквизита “Подпись” или на отдельной странице.

Виза (внутреннее согласование проекта документа - это визирование)

Виза состоит из личной подписи лица, которое визирует, и дать. Виза ставится ниже реквизита “подпись” от границы левого поля. Если тот, кто визирует, имеет замечания и дополнения к проекту документа, он оформляет их на отдельном листе.

На выходных документах виза проставляется на втором экземпляре, который остается в учреждении, организации, фирме и т.д. На внутренних документах виза может проставляться на первом экземпляре.

Печать. Печати бывают гербовые и простые, которые имеют разную форму: круглую, квадратную, треугольную. Гербовые удостоверяющие юридические или физические права лиц, прикладываемые уставов, положений и т.д

Отпечаток печати проставляется так, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшая документ, часть подписи и был удобным для прочтения.

Отметка о заверение (заверка) копии

В правом верхнем углу пишется слово “Копия”, под реквизитом “Подпись” - слово “Правильно”); дата; должность исполнителя; подпись и ее расшифровка. В случае потребности подпись заверяется печатью.

Фамилия исполнителя и номер его телефона (обязательные выходных документах; письмах, справках, заключениях). Состоит из фамилии исполнителя и номера его служебного телефона

в нижнем левом углу обратной или лицевой стороны последней страницы документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

в левой или центральной части нижнего поля первой страницы документа содержит краткую справку об исполнении; слова “В дело” и номер дела, к которому имеет быть подшит документ; дату направления документа в дело; подпись руководителя структурного подразделения или исполнителя.

Отметка о переносе данных на машинный носитель

после текста в нижней части документа включает запись “Информация перенесена на машинный носитель”; подпись лица, ответственного за перенос данных; дату переноса.

Отметка о поступлении (содержит сокращенное название организации, получившей документ; дату его поступления)

справа на нижнем поле левой страницы документа