Деловые письма

Письмо - это распространенный вид документации, один из способов обмена информацией. Служебные письма относятся к основных средств установления и поддержания официальных, служебных контактов между предприятиями, учреждениями, фирмами и учреждениями.

По тематической признаком корреспонденцию разделяют на:

- деловую;

- коммерческую.

С помощью деловых писем решают организационные вопросы, правовые проблемы, вопросы экономических отношений корреспондентов. Деловые письма отличаются многообразием форм: это может быть расписка, уведомление, приглашение, протокол, рекламный проект и т.д. Деловая корреспонденция всегда носит официальный характер.

По функциональной признаку деловые письма делятся на инициативные письма и письма-ответы:

1. Письма, требующие ответа: письма-просьбы, письма-обращения, письма-предложения, письма-запросы, письма-требования.

2. Письма, не требующие ответа: письма-напоминания, письма-подтверждения, письма-предупреждения, письма-уведомления, сопроводительные письма.

Коммерческие письма фиксируют заключение и выполнение коммерческой сделки. С их помощью решаются вопросы сбыта продукции (услуг) и поставки. К чисто коммерческим видам деловой корреспонденции относятся:

- письма-запросы;

- предложения;

- письма-рекламации;

- ответы на эти виды писем.

Реквизиты:

1. Название организации.

2. Справочные сведения об организации.

3. Дата документа.

4. Регистрационный номер документа.

б. Ссылка на номер и дату входящего документа.

6. Адресат.

7. Текст документа.

8. Подпись.

9. Отметка об исполнителе.