4 ОРГАНИЗАЦИЯ И ТЕХНИКА ВНЕШНЕТОРГОВЫХ ОПЕРАЦИЙ

4.3 Подготовка и проведение переговоров с зарубежными партнерами

Телефонные переговоры

Переговоры, предшествующие установлению внешнеэкономических отношений, могут быть начаты как продавцом, так и покупателем путем подготовки и рассылки соответствующих коммерческих документов.

В определенных ситуациях предложение продавца или покупателя о вступлении в переговоры делается в устной форме, в частности во время телефонного разговора. Кроме того, переговоры по телефону часто используются на промежуточном этапе для согласования позиций сторон, а также для уточнения отдельных деталей. Поэтому телефонным переговорам следует уделять такое же внимание, как переписке и личным встречам, и пытаться вести их грамотно и умело.

Заключение сделок по телефону наиболее широко используется в международной практике торговли массовыми стандартизированными товарами, сорта, марки и качественные характеристики которых хорошо известны и продавцу и покупателю, а основные условия соглашения являются типичными. В этом случае по телефону партнеры согласовывают только такие условия, как цена, количество товара и срок поставки. Впоследствии стороны оформляют свою договоренность контракту.

Через относительную дороговизну международных телефонных переговоров они всегда ограничены по времени, поэтому только хорошая подготовка к ним позволяет проводить их успешно. Такая подготовка необходима для того, чтобы во время переговоров можно было дать понятные ответы по существу, не откладывая решение тех или иных вопросов.

Обычно результаты телефонных переговоров подтверждаются путем обмена письменными сообщениями в тот же день или на следующий день.

Заключение коммерческой сделки по телефону является наиболее оперативным и быстрым способом продажи или покупки товара. В биржевой торговле переговоры по телефону являются основным способом заключения сделок, учитывая специфику биржевых товаров.

В то же время в обычной торговле этот способ ведения переговоров наиболее оправдан при уточнении уже согласованных запросов, для подтверждения предложенных оферентом условий, при заключении сделок на условиях предыдущего контракта, а также для завершения переговоров, которые имели место ранее. В этих ситуациях использование телефона позволяет не затягивать заключение сделки.

Личные встречи с иностранными партнерами. Виды личных встреч

Во внешнеэкономических связях личные встречи и переговоры с партнерами по сделкам имеют огромное значение. Необходимость личных встреч возникает чаще всего в тех случаях, когда сторонам трудно согласовать окончательные условия оферт и запросов другими способами. Кроме того, личные переговоры широко используются для установления деловых контактов с предполагаемыми контрагентами на выставках, ярмарках, при заключении крупных и сложных контрактов, при согласовании условий кооперации и т.д. Они могут иметь решающее значение для вывода из тупика длительных переговоров по переписке. Так, если переговоры по переписке могут длиться от начала до конца несколько месяцев, то личная встреча может дать результат за 2 - 3 дня.

Практика коммерческой деятельности показывает необходимость систематических личных контактов с основными контрагентами для достижения успеха в своей деятельности и налаживания хороших деловых отношений. Однако переговоры будут эффективными только в том случае, если удалось создать атмосферу доброжелательного сотрудничества, а также если они умело подготовленные и организованные. А для этого необходимы специальные знания, навыки и, безусловно, умение общаться с людьми.

При проведении коммерческих переговоров очень важно учитывать как социально-психологическую атмосферу самих переговоров, так и специфику личностей партнеров, их национальные и культурные особенности.

Дебютанты коммерческой деятельности на мировом рынке имеют тенденцию считать свое поведение универсальной. Такое поведение очень часто ведет к коммерческим неудачам. Опыт в области международных деловых отношений показывает огромное значение учета культурных и национальных факторов в процессе общения. В частности, коммерсант должен уметь:

а) идентифицировать себя со своим партнером и понимать его видение мира и систему ценностей;

б) представить выгоды своего предложения партнеру для того, чтобы он захотел изменить свою позицию;

в) противостоять стрессам и контролировать острые ситуации (например, непредвиденные просьбы);

г) проявлять чуткость к культурным ценностям партнера, уметь корректировать свое поведение в соответствии с требованиями и ограничений момента. Подготовка и проведение коммерческих переговоров во многом зависят от того, что является целью и предметом беседы. С этой точки зрения можно условно выделить несколько видов переговоров.

Во-первых, переговоры - знакомства, или представительские переговоры, участники которых не имеют целью заключения конкретных соглашений. Как отдельный вид переговоров можно выделить также переговоры по техническим условиям будущей сделки или сотрудничества. И, наконец, самый ответственный вид переговоров - это переговоры, предметом которых является обсуждение условий конкретной сделки или заключения контракта.

Представительские переговоры. Как уже отмечалось, эти переговоры не имеют целью укладки выводов в конкретной сделки и предыдущей обычной коммерческой работы. Это, однако, не означает, что до таких встреч вообще не надо готовиться. Как правило, их целью является знакомство с потенциальным контрагентом, изучения его производственных и финансовых возможностей, обсуждение возможных направлений сотрудничества.

Очень часто этот вид переговоров используется коммерсантами на выставках, ярмарках, различных деловых встречах и симпозиумах.

При подготовке таких переговоров целесообразно подобрать рекламно-каталожный материал, отражающий профиль работы вашей организации. Не следует забывать и о личном впечатлении, которое вы произведете на нового партнера и которое во многом может определить благоприятные дальнейшие отношения.

После завершения переговоров целесообразно подготовить совместный документ. Это может быть как меморандум о встрече, так и протокол о намерениях. В этом документе, подписанном участниками переговоров, отражаются время и место переговоров, состав участников, обсуждаемые вопросы и достигнутые договоренности. Все эти сведения в дальнейшем позволят глубже изучить контрагента, его намерения и возможности.

Переговоры по техническим вопросам. Во время этих переговоров осуществляется согласование технических условий будущего контракта или условий производственного сотрудничества (номенклатура и комплектность оборудования, его характеристики, последовательность поставки, вопросы монтажа и наладки поставленного оборудования и т.д.). Отдельно эти переговоры проводятся при закупках сложного комплектного оборудования, при согласовании условий производственной кооперации, а также при заключении лицензионных соглашений. В некоторых случаях при проведении технических переговоров их участники могут разбиваться на группы экспертов по отдельным вопросам.

В результате технических переговоров стороны оформляют технические условия контракта, которые в дальнейшем будут служить приложением к коммерческой части контракта.

В некоторых случаях технические переговоры приходится проводить в несколько этапов. При этом результаты каждого этапа оформляются как промежуточный протокол. Переговоры по коммерческим вопросам. Целью таких переговоров является обсуждение основных условий сделки и подписание контракта. При этом по характеру обсуждаемых вопросов можно выделить две ситуации:

♦ переговоры для получения информации по предложению или запросу без подписания контракта;

♦ переговоры для согласования и подписания контракта.

Согласно международного делового протокола экспортер прибывает на переговоры в импортера. Однако из этого правила могут быть исключения: так, экспортер сложных машин и оборудования может пригласить импортера на переговоры с целью показа ему предприятий - поставщиков. Или же постоянные партнеры могут проводить переговоры поочередно в одной и другой стране.

Переговоры рассматриваются как процесс, во время которого партнеры открыто выдвигают определенные предложения с целью достижения соглашения о взаимных уступках или реализацию общих интересов сторон. Обычно переговоры меняют первоначальные позиции сторон и их отношение к отдельным вопросам. Результат переговоров - это не только текст контракта с обязательством сторон, но и решение многих других вопросов, связанных с исполнением контракта.

До начала деловой встречи с партнерами целесообразно провести определенную подготовку, во время которой следует:

♦ рассчитать и согласовать предлагаемые в этом соглашении цены;

♦ составить проект контракта и согласовать его со всеми участниками переговоров от вашей фирмы;

♦ изучить предыдущее переписки с фирмой;

♦ изучить досье па фирму - партнера, уделив особое внимание информации о представителей, прибывающих.

В необходимых случаях следует стоит продумать программу пребывания представителей фирмы в стране, возможность посещения поставщиков или организаций - потребителей.

Практика показывает, что при планировании переговоров важно представлять возможную реакцию партнера на ваши предложения и учитывать его собственные ожидания от этих переговоров. Поэтому план переговоров должен быть достаточно гибким, но таким, что предполагает получение ответа на все непредвиденные вопросы. Непредвиденная ситуация может привести к срыву переговоров, и избежать этого момента удастся только при заблаговременной подготовке альтернативных предложений и решений.

Этапы деловых переговоров

Переговоры включают несколько этапов, каждый из который отличается особой техникой проведения. Обычная схема переговоров включает этап вступления в переговоры, этап уточнения и согласования позиций сторон и этап заключения сделки. Вступление в переговоры. Партнер может по-разному относиться к предложению заключить договор: отрицательно, нейтрально или положительно. Задача представителей фирмы заключается в том, чтобы определить, как в данный момент настроен партнер, и пытаться изменить негативный или нейтральный настрой на позитивный.

При завершении первого этапа переговоров продавец имеет точное представление о потребностях своего контрагента, а покупатель знакомится с условиями предложения экспортера.

Обсуждение деталей. На втором этапе стороны начинают обсуждение деталей предстоящей сделки и согласование тех условий, которые расходятся в позициях продавца и покупателя.

Однако необязательно вести переговоры по всем условиям сделки. Некоторые из них одна из сторон может предложить в готовых формулировках как общие условия для всех клиентов. Если у другой стороны при этом будут возражения, позиции согласовываются в процессе переговоров.

В принципе если при переговорах возникают разногласия по каким условиям обсуждаемого договора, то, возможно, правильнее будет не концентрировать на них внимание и не пытаться устранить их немедленно. Несогласованность по некоторым вопросам молений преодолеть в ходе дальнейших переговоров.

Завершение переговоров. Целью любых переговоров является заключение соглашения. Очень часто лучшим моментом для этого является первая встреча или начало беседы. В этот момент интересы собеседников находятся на высшем уровне. В следующих встречах или в процессе длительной беседы интерес может уменьшиться.