ЧАСТЬ 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

Раздел 4.

Система счетов бухгалтерского учета и двойная запись

4.6. Оборотные ведомости по синтетическим и аналитическим счетам

Для отражения изменений, которые произошли в течение определенного периода в структуре хозяйственных средств, источников их образования и хозяйственных процессов нужно провести обобщение по бухгалтерским счетах. С этой целью в бухгалтерском учете составляются оборотные ведомости как по синтетическим, так и по аналитическим счетам.

Вообще, оборотная ведомость является способом обобщения оборотов и остатков по бухгалтерским счетам. Она представляет собой багатографну таблицу, в которой указывается сальдо начальное, дебетовый и кредитовый обороты, а также сальдо конечное по каждому счету за отчетный период (месяц). В конце оборотной ведомости по всем колонкам подсчитывают итоги, с помощью которых можно выяснить, не было допущено ошибок в учете при отражении хозяйственных операций.

Для начала рассмотрим структуру и порядок составления оборотной ведомости по синтетическим счетам. С этой целью для привлечение исходной информации из синтетических счетов воспользуемся примером, который был рассмотрен в пункте 4.4. данной теме (рис. 4.10.). Используя данные по счетам, которые представлены в указанной схеме, составим оборотную ведомость по синтетическим счетам (табл. 4.7). Особенностью оборотных сведения по синтетических счетах является то, что она состоит только с использованием денежного измерителя.

Используя данные приведенные в табл. 4.7., можно вывести ряд утверждений.

Во-первых, равенство итогов по дебету и кредиту первой пары колонок объясняется равенством между хозяйственными средствами и источниками их образования, которые стали основанием для внесения сальдо начального по соответствующим счетам.

Во-вторых, равенство оборотов по дебету и кредиту второй пары колонок объясняется правилом двойной записи, согласно которому каждая хозяйственная операция находит свое отражение одновременно по дебету одного и по кредиту другого счета.

В-третьих, равенство итогов по дебету и кредиту третьей пары колонок объясняется равенством между хозяйственными средствами и источниками их образования, по счетам которых были выведены в результате конечные сальдо.

Таблица 4.7.

Оборотная ведомость по синтетическим счетах, грн.

Если равенство между парами колонок нет, то это означает, что были допущены ошибки или ошибки в бухгалтерских записях по счетах, или при составлении непосредственно самой оборотной ведомости.

Надо заметить, что в данной оборотной ведомости отражаются остатки (начальные и конечные) и обороты, но не указывается корреспонденция счетов, что не дает возможности выявить ошибки, которые возникают при реализации правила двойной записи.

С этой целью в практике учета нашла широкое использование шахматная оборотная ведомость, которая в сравнении с обычной оборотной ведомостью дает также возможность более детально проанализировать дебетовые и кредитовые обороты по синтетическим счетам.

Используя данные примера, который было рассмотрено в пункте 4.4. данной темы (рис. 4.10.), составляем шахматную оборотную ведомость по синтетическим счетам (табл. 4.8.).

Вместе с тем в представленной в табл. 4.8. шахматной оборотной ведомости могут быть также, наряду с приведенным, указано остатки по счетам на начало и конец отчетного периода, что делает ее исключительно удобной в работе бухгалтера (см. табл. 4.9).

В практике бухгалтерского учета случаются ошибки, которые нельзя обнаружить в оборотной ведомости по синтетическим счетах, в частности: 1) когда хозяйственные операции не записаны на синтетических счетах (пропуск записей); 2) когда операции были записаны на синтетических счетах в равных, но неправильных суммах; 3) когда операции были записанные в правильных суммах, но неправильной корреспонденции счетов.

Таблица 4.8.

Шахматная оборотная ведомость по синтетическим счетам, грн.

В этом случае, для выявления такого рода ошибок, наряду с оборотными ведомостями по синтетическим счетам составляются оборотные ведомости по аналитическим счетам.

В свою очередь оборотные ведомости по аналитических счетах делятся на три вида: 1) оборотные ведомости, которые складываются только с использованием денежного измерителя; 2) оборотные ведомости, которые составляются с использованием денежного и натурального измерителей; 3) оборотные ведомости по аналитическим счетам с двусторонним сальдо.

Рассмотрим сначала на конкретном примере оборотные ведомости по аналитическим счетам, которые состоят только из использованием денежного измерителя.

Пример. Начальное дебетовое сальдо по субсчете 372 “Расчеты с подотчетными лицами” на начало периода составляло 3700 грн., в частности по его аналитическим счетам: 3721 “Завхоз Петренко” - 3500 грн. и 3722 “Экспедитор Степаненко” - 200 грн. На протяжении периода произошли следующие хозяйственные операции: 1) списана с Петренко по приобретенные малоценные и быстроизнашивающиеся предметы 2800 грн.; 2) списана с Степаненко сумму расходов, связанных с командировкой 200 грн.; 3) неиспользованные подотчетные суммы Петренко было внесено в кассу 600 грн.; 4) выдано Степаненко наличные под отчет для поездки в командировку 400 грн.

Отражение указанных хозяйственных операций по субсчету 372 и по его аналитических счетах показано на рис. 4.11.

На основании примера, который приведен на рис. 4.11, составим оборотную ведомость по аналитическим счетам, которую представим в виде табл. 4.10.

Таблица 4.9

Шахматная оборотно-сальдовая ведомость по синтетическим счетам, грн.

Рис. 4.11. Отображение хозяйственных операций на субсчете 372 “Расчеты с подотчетными лицами” и его аналитических счетах.

Таблица 4.10.

Оборотная ведомость по аналитическим счетам субсчета 372 “Расчеты с подотчетными лицами”, грн.

Как видно из табл. 4.10., вся информация в ней отражена в денежном выражении.

Наряду с тем, как уже отмечалось, является также оборотные ведомости по аналитическим счетам, которые состоят из использованием денежного и натуральных измерителей. Такие ведомости составляются непосредственно по счетам, на которых учитываются различного рода материальные ценности.

Для построения оборотной ведомости по аналитических счетах, которая составляется с привлечением денежного и натуральных измерителей, воспользуемся примером, который был рассмотрен в пункте 4.5. данной темы (табл. 4.4., табл. 4.5., табл. 4.6.).

Используя информацию, которую указано в указанных таблицах по аналитическим счетам субсчета 205 “Строительные материалы”, составим соответствующую оборотную ведомость и представим ее с помощью табл. 4.11.

Таблица 4.11.

Оборотная ведомость по аналитическим счетах субсчета 205 “Строительные материалы”

Третий вид оборотных ведомостей по аналитических счетах - это ведомости по аналитическим счетам с двусторонним сальдо. Для детального отражения всех изменений, которые могут происходить на таких счетах, рассмотрим следующий пример.

Пример. На начало месяца сальдо начальное по дебету счета 63 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками” составляло 15000 грн., в частности по его аналитическим счетам: 6311 “Торговый центр” - 7000 грн., 6312 “Молокозавод” - 8000 грн. Начальное кредитовое сальдо по счету 63 составило 12000 грн., в частности по его аналитическим счетам: 6315 “Нефтебаза” - 3000 грн., 6317 “Промпостач” - 9000 грн.

В течении месяца произошли следующие хозяйственные операции:

1) поступили от торгового центра основные средства, за которые было сделано ранее предоплату - 4000 грн.; 2) произведена оплата на счет нефтебазы за ранее поставленные горюче-смазочные материалы (ГСМ) - 3000 грн.; 3) поступила от молокозавода продукция - 11000 грн.; 4) проведена оплата на счет промпостача за поставленные ими материалы - 5500 грн.

Отражение указанных хозяйственных операций по аналитическим счетам и в целом по счету 63 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками” показано на рис. 4.12.

Рис. 4.12. Отображение хозяйственных операций на счете 63 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками” и его аналитических счетах

На основании примера, который приведен на рис. 4.12. составим оборотную ведомость по аналитическим счетам с двусторонним сальдо, которую представим в виде табл. 4.12.

Надо заметить, что итоги оборотной ведомости по аналитическим счетам должны соответствовать данным по синтетическом счете, в состав которого они входят.

Таблица 4.12.

Оборотная ведомость по аналитическим счетах счета 63 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками”, грн.

Для проверки правильности записей и итоговых данных в оборотной ведомости по аналитическим счетам с двусторонним сальдо необходимо до конечного кредитового остатка прибавить оборот по дебету и добавить начальное дебетовое сальдо. От полученного результата вычесть сумму начального кредитового остатка, а также вычесть сумму кредитового оборота. Полученная сумма должна равняться дебетовому остатку на конец отчетного периода:

6500 + 8500 + 15000 - 12000 - 15000 = 3000.